Storekeeper/Storekeeper in Humanity and Inclusion / Handicap International

POSITION TITLE: Storekeeper (demining team)

COUNTRY: Ukraine

SUPPORDING TO: Technical Manager

LOCATION: Kharkiv

NGO Handicap International has a clear institutional policy regarding "Protection of Children", "Fighting Fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment". It is therefore binding on all employees and includes an obligation to respect, uphold and promote this policy, as well as sign the HI Code of Conduct.

GENERAL INFORMATION

Handicap International (HI) is actively involved in supporting populations affected by armed conflict through comprehensive mine action initiatives, including non-technical survey, victim assistance and informing the population about the risks associated with explosive objects. Based on the experience gained over three years, HI aims to expand its own activities by integrating technical survey and manual demining activities into it, which shows a strong involvement in the process of unblocking territories — from hazard identification to safe disposal of explosive remnants of war.

In line with our goal of expanding opportunities and strengthening the capacities of local organizations, HI entered into a partnership agreement with the Association of Sappers of Ukraine (ASU), a local non-governmental organization, to conduct classes on informing the population about the risks associated with explosive objects and carrying out demining activities. This partnership focuses on expanding the partner's capacity to implement sustainable demining and risk reduction efforts based on community initiatives. In addition, intersectoral HI teams will conduct thorough operations to survey and clear dangerous areas, while the ASU will actively participate in the marking and identification of suspected areas.

To ensure a comprehensive humanitarian response, demining activities will be complemented by victim assistance activities such as physical rehabilitation, psychosocial support, and advocacy and advocacy that will address the needs of affected people. from mine pollution.  The longer an armed conflict continues, the greater the risks associated with explosive remnants of war and unexploded ordnance, and therefore demining and risk education activities become of key importance. 

The HI program in the humanitarian mine action sector is a key component of broader efforts to restore safe access to land and help protect vulnerable populations affected by the ongoing conflict. The deployment of professional sappers is essential to achieving these goals, as it provides an opportunity to safely unlock areas, support resilience and rebuild communities.

MAIN TASK

The Specialist reports to the Technical Manager of the Armed Violence Reduction Project and works in logistics andопераційної підтримки, відповідаючи за управління закупівлями, поповнення та ефективне використання матеріально-технічних ресурсів та автопарку для потреб команд з розмінування.   Працівник на цій посаді забезпечує наявність і справність обладнання, транспортних засобів і матеріалів, потрібних для польової роботи, сприяє операційній ефективності, безпеці і своєчасності реагування. Фахівець відіграє ключову роль у сфері закупівель, управління інвентарем, автопарком і розподілу ресурсів, забезпечуючи відповідність усіх заходів внутрішнім процедурам і стандартам безпеки

ЗАДАЧІ/ОБОВ’ЯЗКИ

Завдання 1. Операційне впровадження логістичних процедур для заходів з ручного розмінування

1. Контроль над ідентифікацією матеріальних потреб у співпраці з старшим менеджером (управителем) з операційної діяльності та керівником проекту щодо операційних комплектів і витратних матеріалів.  
2. Контроль і оновлення інвентарних карток відповідно до отримання чи видачі інвентарю й щомісячне оновлення графіку моніторингу інвентарю згідно з інвентарними картками з подальшою його передачею старшому менеджеру (управителю) з операційної діяльності.
3. Організація фізичного процесу управління інвентарем у співпраці з старшим менеджером (управителем) з операційної діяльності:
    - Організація періодичної інвентаризації та звітування за її результатами;
    - Організація періодичного перегляду інвентарю, інвентарних карток та графіку моніторингу; 
4. Логістична підтримка команд з розмінування у формі своєчасного виділення, видачі та розподілу обладнання, матеріалів і транспортних засобів згідно з операційними потребами.
5. Координування діяльності з польовими командами та керівництвом для прогнозування логістичних потреб на основі графіків реалізації проекту та операційних пріоритетів
6. Моніторинг та контроль над бюджетами й витратами, пов’язаними з логістикою та автопарком, для забезпечення ефективного й відповідального використання ресурсів під наглядом старшого менеджера (управителя) з операційної діяльності. 
7. Сприяння контролю над запасами й матеріалами, включно з видачею обладнання й матеріалів, відстеженням приймання/видачі інвентарю та усуненням невідповідностей.
8. Ведення належної документації та звітності у сфері логістики та управління автопарком, включно з інвентарними записами, журналами техобслуговування та звітами про інциденти.

9.  Дотримання правил безпеки та звітування про інциденти ,пов’язані з логістикою, зберіганням інвентарю та автопарком.

10. Підтримка чистоти, безпеки та порядку на робочому місці.

11. Надання підтримки старшому менеджеру (управителю) з операційної діяльності у підготовці до надзвичайних ситуацій, пов’язаних з логістикою, та виконанні інших логістичних завдань.

12. Виконання обов’язків відповідального працівника при виникненні інцидентів, пов’язаних з логістикою та приміщеннями, пропонування практичних рішень та передача інформації керівництву за необхідності.

    
    

Завдання 2. Загальні обов’язки та інші завдання

1. Ensuring compliance of all logistics and fleet management operations with organizational policies, safety standards and humanitarian mine action operational requirements.
2. Establishing and maintaining strong relationships with suppliers of goods and services and organizational departments to ensure continuity of logistics operations. 
3. Execution of additional logistics tasks to ensure the safety and efficiency of humanitarian demining operations.

REQUIRED COMPETENCES

Qualifications

• Master's or Bachelor's degree in logistics, business administration, procurement and supply management or other in a related field
• Certificates in the field of warehouse management will be an advantage
• Experience of working in an international public organization

Experience

• At least two years of work experience in a similar position.
• Experience of working in an international or local public organization will be an advantage.
• Previous work experience in the field of mine action: informing the public about risks, disposal of explosive devices (EDD) or demining will be an advantage.

Skills

(knowledge, abilities required for the position):

• Excellent organizational and work planning skills.
• Working English (intermediate level of speaking, reading and writing - B1) will be an advantage.
• Awareness of procurement and inventory management procedures.
• Understanding of vehicle maintenance basics.
• Excellent communication and coordination skills.
• Ability to work autonomously and proactively solve logistics problems.
• Awareness of security standards in supply and fleet management.
• Free proficiency in MS Office and inventory management software.
• Fluency in the Ukrainian language is a must.
• Awareness of office space and fleet management

Personal qualities:

• Ability to work in a multicultural environment that requires flexibility;
• Independence and ability to work in a team; 
• Easily performs calculations; 
• Special attention to details;
• Good organizational skills;
• Practicality, dynamism and ability to make decisions. 
• Ability to withstand pressure and manage stress.

Humanity & Inclusion is an independent and non-committed international humanitarian organization that works with people who are in situations of poverty and rejection, conflicts and disasters. Working together with people with disabilities and representatives of other vulnerable population groups, our actions and ideas are focused on ensuring their basic needs, improving living conditions and promoting respect for their dignity and fundamental human rights. 

Humanity & Inclusion is a non-profit organization with no religious or political affiliation. The organization works in the status of a federation consisting of a network of associations that provide companiesits human and financial resources, manage projects and implement its activities and social tasks. 

To get detailed information about the association, visit the web page  http://www.hi.org

TERMS OF WORK

Contract:Employment contract (according to Ukrainian legislation) Term

Type of employment:Full time

Benefits:

• 30 calendar days of annual leave
• Health insurance for HI employees and one family member
• Individual psychological counseling for HI employees
• Appropriate support measures for a person with a disability (if needed)

All interested candidates regardless of age, gender, race, religion, sexual orientation, ability or ethnicity are encouraged to apply for the position.

By submitting a resume, the applicant consents to the processing of his personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).