Program Specialist (LVH) in People in Need

Place of work: Lviv

Start date: October-November 2024

Duration of the contract:< /strong> 8 months (including a 3-month trial period) with a possible extension if funding is available

The "Man in Need" organization carries out its activities in Ukraine since the beginning of August 2014 and since then, humanitarian programs have been expanding rapidly. Currently, "Lyudyna v bidi" is one of the main humanitarian organizations in Ukraine that provides neutral and independent humanitarian assistance to people affected by the conflict.

PIN is an equal opportunity employer, so applications are accepted from all qualified applicants without discrimination on any basis, including race, ethnicity, national origin, age, religion, disability, sexual orientation, gender identity, and others. PIN welcomes applications from diverse groups and values ​​diversity.

General Position Information

Under the overall direction of a Lead Emergency Care Specialist and/ or Senior Program Specialist, the Program Specialist is responsible for timely and effective planning, implementation and monitoring of emergency response and early recovery activities in the response area, as well as archiving all assigned and received documents in a proper manner.

Responsible for effective and high-quality implementation of programs for economic support of the population and business development. The employee participates in the planning and development of new projects and programs. Closely cooperates with other specialists of the program.

Description of general duties 

1. Participates in working groups and meetings regarding the improvement of existing and the development of new projects and activities.
2. Performs external representative functions within the framework of his responsibility and pre-agreed actions with the manager. 
3. Participates in weekly department operational meetings, including reporting and work planning.
4.  Performs other tasks as assigned by the Lead Emergency Specialist/Senior Program Specialist.
5. During working hours, it provides the possibility of continuous communication with available channels: in the office via e-mail, Microsoft Teams, Zoom, mobile communication and Skype-business, while traveling - via mobile communication.
6. If necessary simultaneous execution of several tasks determines the priority of each task (informs upon request) and agrees with the manager on changes to the current work plan.
7. Provides feedback to the direct manager as soon as possible in case of obstacles or threats to the performance of his tasks and duties relations at the established level of quality.

Characteristic duties and responsibilities:

• During working hours, the employee constantly tries to raise the level of their qualifications in the areas of: analysis of existing micro, small and medium-sized enterprises, business plans and cash flow statements, as well as basic economic knowledge, including basic accounting skills, marketing, e-marketing tools and trends, and також інші теми, які можуть сприяти чи бути необхідними для розвитку їх ефективності та підвищення якості їх роботи. Такі теми будуть обговорюватися та затверджені керівництвом відділу та будуть частиною процесу оцінювання персоналу. Такі завдання можуть бути виконані будь-яким способом, включаючи участь у навчанні, тренінги, вебінари, оцінки читання, буклети, книги.
• Виконує затверджений керівником план імплементації активності. Доповідає безпосередньому керівнику щодо будь-яких обставин або ризиків, що можуть завадити вчасному та якісному виконанню цього плану.
• Належним чином розповсюджує інформацію щодо умов  проєкту.
• Здійснює нагляд за динамікою кількості отриманих заяв на участь у проєкті. Доповідає безпосередньому керівнику у випадку їх недостатньої кількості ті пропонує шляхи підвищення ефективності інформаційних заходів.
• Разом з іншими фахівцями здійснює оцінку отриманих заяв на участь у проєкті, включаючи телефонні   інтерв’ю та польові візити:

1) У рамках першого етапу оцінки: узагальнює отриману від заявника інформацію, аналізує економічну доцільність наданої пропозиції, її відповідність до умов та цілей проєкту. Робить припущення щодо реалістичності реалізації бізнес-плану. Перевіряє наявну публічну інформацію про власника бізнесу. Робить коментарі, та занотовує питання до заявника, збирає інформацію щодо відповідного виду бізнесу, за потреби, консультується зі Старшим фахівцем програми. Бере участь у підготовці висновків та прийнятті рішення щодо доцільності подальшого розгляду заявки.

2) У рамках телефонного інтерв’ю з заявником: збирає додаткову та перевіряє надану інформацію. 

3) У рамках польового візиту: перевіряє отриману від заявника інформацію за допомогою обстеження, перевіряє умови майбутнього працевлаштування. Збирає усю інформацію та документи, необхідні для остаточного прийняття рішення та укладання відповідної угоди. За результатами – складає короткий звіт про польовий візит, який включає власне обґрунтоване рішення щодо можливості надання гранту (окремо по кожній заявці).

• Бере участь у Комітеті, що приймає рішення про надання гранту, де обґрунтовує своє рішення, приймає участь у обговоренні та прийнятті фінального рішення.
• Формує справу бенефіціара, перевіряє наявність усіх документів, що необхідні для подальшої архівації справи, відповідно до встановлених правил.

Необхідний досвід та кваліфікація

• Вища освіта в галузі економіки, бізнесу або маркетингу 
• Досвід роботи в програмах забезпечення засобів до існування, взаємодія з бізнес-сектором, надання грантової підтримки організаціям та фізичним особам
• Досвід роботи у складних та нестабільних умовах (бажано) 
• Уміння вести великі та малі групи 
• Доведена здатність координувати роботу з різноманітною групою співробітників, зацікавлених сторін та місцевих органів влади, будувати та підтримувати хороші відносини 
• Демонстрована терплячість, ентузіазм і сильні особисті навички з увагою до деталей, здатність дотримуватися процедур, дотримуватися термінів і працювати як самостійно, так і в команді
• Доведене знання і дacquisition of key humanitarian principles
• Experience in facilitating and/or training
• Advanced computer skills (i.e. Microsoft Word and Excel) and ability to type in English
• Team-oriented player and willingness to learn

We offer:

• Competitive salary on PIN salary scale: 1,254< /strong> USD GROSS before taxes
• Positive work environment in an established and growing humanitarian organization;
• Health insurance;
• Reimbursement travel expenses between offices and work areas;
• Professional development opportunities through various capacity-building activities such as trainings, seminars, etc.
• 28 days of annual leave + 3 New Year's bonus days sabbaticals.

Application Procedure:

Please send clearly marked resumes and motivational letter. Please note that we will only contact selected candidates. Written tests and interviews will be conducted on a rolling basis and the vacancy will be closed upon confirmation of candidacy for the position.

Please note that PIN does not charge a fee at any stage of the recruitment process.