Senior Project Officer – Public Administration in Chemonics Group UK Ltd./ PFRU 2

1. Загальна інформація  

Фонд «Партнерство за сильну Україну» – Фаза 2 (PFRU-2) є багаторічною донорською програмою, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності та розвитку Великої Британії (МЗС Великої Британії) спільно з урядом України. Починаючи з 2025 року, PFRU-2 реалізовуватиме низку стратегічних проєктів, спрямованих на посилення спроможності та стійкості українських органів влади в умовах російської агресії для надання необхідної підтримки місцевим громадам у співпраці з громадянським суспільством, медіа та приватним сектором.

Проєкт «Публічне адміністрування та відновлення інфраструктури» (PAIR) працюватиме з органами місцевого самоврядування в постраждалих від війни громадах, щоб сприяти ефективному наданню критично важливих послуг у таких ключових сферах як охорона здоров'я, освіта, соціальний захист та адміністративні послуги. Зосереджуючи свої зусилля на відновленні надання послуг, розбудові спроможності органів місцевого самоврядування, проєкт має на меті сприяти зміцненню стійкості громад в умовах війни.  

2. Сфера відповідальності (основні функції)   

Старший/а Фахівець(чиня) проєкту «Публічне адміністрування» підтримуватиме менеджера проєкту «Публічне адміністрування» та радників з питань інклюзивного і партисипативного врядування (напрям C) та з питань цифрової стійкості, прозорості та підзвітності (напрям D) у реалізації заходів стратегічного проєкту PAIR. Старший/а Фахівець(чиня) проєкту забезпечуватиме щоденну координацію та адміністративну підтримку з метою належного планування, документування та своєчасного виконання заходів. Посада також передбачає участь у моніторингу прогресу, сприяння комунікації між зацікавленими сторонами, а також забезпечення ефективної логістики та управління інформацією в межах проєктної діяльності. 

Ключові обов’язки:

• Підтримка розробки та впровадження заходів у межах стратегічного проєкту PAIR шляхом збору інформації з громадських консультацій, фокус-груп та оцінки інституційного потенціалу, з метою точного відображення виявлених потреб у планах діяльності.
• Сприяння менеджеру проєкту у підготовці Меморандумів про взаєморозуміння з партнерами/реципієнтами (у координації з проєктною командою), із забезпеченням включення отримувачів до реєстраційної картки PFRU-2 та дотримання ними вимог, викладених у Меморандумі.
• Підготовка та ведення проєктної документації, включно зі збереженням звітів про завершення заходів, протоколів зустрічей, звітів про польові візити та інших технічних документів на SharePoint. 
• Участь у технічному аналізі та підготовці концептуальних записок щодо заходів з відновлення інфраструктури.  
• Координація з командами PFRU-2 (зокрема, з обласними радниками регіональної команди) та зовнішніми партнерами: органами місцевого самоврядування, постачальниками послуг, громадськими організаціями тощо. 
• Співпраця з відділами закупівель, фінансів, навчання та адаптації з метою узгодження заходів з відновлення інфраструктури із загальними зусиллями у сфері відновлення.
• Моніторинг та звітування щодо прогресу уachievement of defined goals and indicators, including data collection, interim evaluations and suggestions for improvement.
• Participate in the preparation of activity completion reports and other required reports as requested. 
• Participation in technical meetings, coordination activities and field trips as needed. 
• Execution of additional current technical, coordination and administrative tasks.

3. Qualification Requirements

• Bachelor's degree in public administration, social policy, development studies, regional planning or other related field.
• At least 3 years of relevant professional experience in regional planning, inclusive governance or recovery programs.
• Proven experience in programs funded by international donors, local governments or civil society organizations. 
• Experience participating in needs assessment, technical analysis or expertise of projects related to participatory governance and/or digital sustainability. Knowledge of inclusive approaches and principles of gender equality, social inclusion and non-discrimination.
• Excellent coordination and organization skills, ability to effectively work with several priorities at the same time and ensure timely completion of tasks.
• High level of written and spoken Ukrainian; English — at a level sufficient for the performance of professional tasks.
• Excellent communication and facilitation skills, as well as the ability to effectively cooperate with other strategic project teams.
• Readiness for business trips across the territory of Ukraine - to communities and project locations. 

4. Term of Employment/LOE

This position is full-time on a one-year contract (renewable subject to successful achievement of personal SMART goals). 

5. Position:

The main place of work for this position is Kyiv (Ukraine) with the possibility of business trips to the territory of Ukraine (depending on the security situation).

6. Subordination:

The Senior Specialist (rank) of the "Public Administration" project will report to the "Public Administration" project manager

Instructions for submitting a resume:

Apply using the following link by January 16. For roles requiring knowledge of the English language, English-language resumes are preferred (but not required). We encourage applications from people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. Please do not call. Chemonics will contact the finalists. 

PFRU-2 Recruitment - Candidate Application

1. Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine (GoU). Starting from 2025, PFRU-2 will be implementing a series of Strategic Projects, entitled to strengthen Ukrainian governments’ capacity and resilience in the face of Russian aggression to deliver essential support to local communities in collaboration with civil society, media and the private sectors. 

The Public Administration and Infrastructure Recovery (PAIR) strategic project will work with local governments in war-affected hromadas to effectively facilitate the delivery of critical services in the following key sectors: healthcare, education, social protection, and administrative services. Through focusing interventions on restoring service delivery, local government capacity building PFRU aims to facilitate more durable and resilient communities that can weather war-related shocks.  

2. Principal Services and Responsibilities (Essential Functions) 

The Senior Project Officer will support the Public Administration Project Manager and Advisors on Inclusive and Participatory Governance (Workstream C) and on Digital Resilience, Transparency and Accountability (Workstream D) in implementing activities under the PAIR strategic project. The Senior Officer will provide day-to-day coordination and administrative support to ensure that activities are well planned, documented, and delivered on time. The role will also contribute to monitoring progress, facilitating communication among stakeholders, and ensuring smooth logistics and information management across project activities. 

Key Responsibilities:

• Support the design and implementation of activities under the PAIR strategic project by compiling inputs from community consultations, focus group discussions, and institutional capacity assessments, ensuring that identified needs are accurately reflected in activity plans.
• Assists the Project Manager in drafting Memoranda of Understanding (MOUs) with partners/recipients (in coordination with Project Implementation team), ensuring recipients are added to the PFRU Registration Card and beneficiaries and recipients adhere to requirements set out in MOU.
• Preparing and maintaining accurate project records. This includes saving project documents including activity completion reports, meeting notes, field visit reports, and other technical documents to SharePoint. 
• Contributing to the technical review and preparation of activity concept notes related to public administration.  
• Coordinating with PFRU-2 teams (e.g. Regional Team Oblast Advisors) and external stakeholders: local governments, service providers, NGOs etc. 
• Liaising with the Procurement, Funds, and Learning, Adaptation and Policy Teams to ensure  activities are integrated within broader recovery efforts.
• Monitoring and reporting on the progress against defined objectives and indicators, including data collection, interim evaluations,and proposals for improvement.
• Contributes to drafting activity completion reports, and other required reports on an ad-hoc basis. 
• Participating in technical meetings, coordination events, and field visits as needed. 
• Performing additional technical, coordination, and administrative tasks, as assigned.

3. Required Skills and Qualifications

The Senior Project Officer would ideally have the following qualifications and experience:

• Bachelor’s degree in public administration, social policy, development studies, regional planning, or another relevant field.
• Minimum of 3 years of relevant professional experience regional planning, inclusive governance, recovery programming.
• Demonstrated experience in working on programmes funded by international donors, local governments, or civil society organisations. 
• Experience supporting needs assessments, technical analysis, or project appraisal related to participatory governance and (or) digital resilience. Familiarity with inclusive approaches and GEDSI principles.
• Strong coordination and organisational skills, with the ability to manage competing priorities and deliver results on time.
• Excellent written and verbal communication skills in Ukrainian; working knowledge of English is required.
• Strong interpersonal and facilitation skills, with the ability to work collaboratively across other strategic project teams.
• Willingness to travel regularly to partner hromadas and field locations across Ukraine.

4. Duration of Assignment/LOE

This will be a full-time, long-term position, based on extendable 1-year contract (prolonged upon successful completion/implementation of personal SMART-goals)

5. Location of Assignment:  

The principal location of this assignment is Kyiv, Ukraine, with travel to other parts of Ukraine (security permitting).

Reporting:

Senior Project Officer – Public Administration reports directly to Public Administration Project Manager

 Application Details: 

Apply using the following link by January 16th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment - Candidate Application