SECURITY OFFICER in Premiere Urgence Internationale

Premier Urzhans International (PUI) is a non-profit, non-political and non-religious humanitarian non-governmental organization. PUI started humanitarian activities in Ukraine in February 2015 with the aim of restoring and ensuring access to primary health care services for the local population and internally displaced persons affected by the armed conflict and improving living conditions by providing for their basic needs. 

Place of work - Kyiv

QUALIFICATION REQUIREMENTS

Education: Diploma of  higher  or  secondary  special   education  or  Bachelor's  diploma  in  the  field  of  security  or  related  specialization.

Knowledge  of  languages:   Fluency in English, Ukrainian and Russian. Knowledge and skills: Critical and analytical thinking, comprehensive and comprehensive understanding of the situation in Ukraine.  Ability to process a large amount of information.  Organizational skills, excellent communication skills, interpersonal skills.   Excellent programming, financial, and planning skills will come in handy.   Flexibility and adaptability in daily routines.   The ability to cope with stress.  

PC skills: Confident  user  of  Microsoft  Office  package  (with  special  attention  on  working  skills  with  Excel  ,  Word  and  Outlook).

GENERAL TASK

Under the direct supervision of the Head of Information Security, the Security Specialist is responsible for security, as well as security analysis and advisory support for office levels in Kyiv. He/she provides senior management with clear and detailed up-to-date information on safety, risk analysis, and ensures compliance with safety rules for employees and premises of the PUI.

TASKS AND RESPONSIBILITIES

Task 1: Collect, analyze and provide information on security, political situation and current developments.

- Gathering and recording information about security and current changes in the region;

- Building a network of NGO security connections among various stakeholders and  follow  news  in  this   network;

-   Organization  of  regular  outings   in order  to  expand  the  NGO  network  in  the  country  in  interaction  with  the  relevant  specialists  on security issues;

-   Distribution  and  aaccess   to   mission-level   security   information.   Providing a weekly report on the current military and security situation of PUI employees;  

-   Creation  and  updation  of  NGO  access  map  marking  involved  persons  in  each   location.

Task  2:  Assessment   and  monitoring  of  risks.

The security specialist is responsible for the following:

- Conducting regular security risk assessments for the mission base according to the situation regarding residential buildings and areas, offices, roads, work areas of project teams, etc.

-   Development of  proper  measures   to  minimize  risks/SMR/  in order to  reduce  security  risks;

-   Providing  reports  on   incidents;  

-   Applying  the security  package   PUI  to  develop   proper  tools  for   further  measures  ;

-   Providing  security  team   recommendations  and  instructions   on  procedural  issues.   

Task  3:  Implementation   of  the  security  management  system   PUI

-   Participate  in   writing  security  plans;

-   Ensure  effective  dissemination  and   implementation of safety plans;

-   Monitor the implementation of the safety action plan and  implement EMS;

-   Assess the management of occupational safety and  provide appropriate support to the logistics and procurement specialist;

-   Study  programs  and   make  your  contribution   to  their  creation  so that  they  contain  information  about  security  and  protection;

-   Assess  potential  territories   for  performance  of  activities;

-   Work  with  incidents   and  crises  under supervision and in cooperation with the Head of the Information Security Department.

Task 4: Maintain the activities of the organization and provide support to the management

- Interact with the authorities on the basis of the operational security;

-   Participate in  negotiations  on  humanitarian   access  with  governmental  and  non-governmental  organizations.

Task  5:  Train  and  inform  staff  about  secure  environment,  procedures  and  rules

-   Conduct  scheduled  instructions   with  each  new   PUI  employee  (rules   and  safety  procedures)   within  3  hours   of  the  arrival  of  the  employee  d at the office.  

-   Provide  regular  informational  meetings  with  PUI employees  (up-to-date  information  on  the  current  security  situation,  rules  and  procedures);

-   Organize  specific  security  training/exercises  for  employees  of  different  categories.

- Report deviations from security plans to the Head of the Information Security Department.  Perform other tasks.

1. Security of personnel and assets:

1. Підтримує  Керівника відділу з інформаційної безпеки  з  визначенням   інструментів  управління  безпекою   в  м.  Київ  під  загальним   наглядом  Директора;  надає  пропозиції  щодо  їх  відповідності   та  необхідності  внесення   змін.
2. Взаємодіє  необхідною   мірою  з  іншими   фахівцями  –  дослідниками,   аналітиками  та  фахівцями   з  питань  безпеки   –  з  метою  підтримки  аналізу   ситуації  та  надання   консультацій  з  питань   безпеки.  Створює  та  підтримує  інформаційні   мережі  для  надання   інформації  як  про  зміни  до  стратегічних  вимог,   так  і  про  прямі  робочі   ризики.
3. Відповідає за  постійне   оновлення  основної  інформації   в  СОП  та  правилах  безпеки   (наприклад:  зміна  номерів   телефонів,  ПІБ  контактних   осіб,  адрес  та  ін.).  Надає  оновлену  інформацію   Керівнику відділу з інформаційної безпеки   та  Директору.
4. Регулярно оновлює інструмент  моніторингу  та  оцінки  пакетів   безпеки  та  надсилає   його  Керівнику відділу з інформаційної безпеки  ,  менеджеру з   логістики  та  Директору.  Рекомендує   нові  протоколи  або  зміни  до  процедур  задля  покращення  ефективності   процесу  протидії  ризикам,   а  також  за  необхідності  надає  підтримку  в  розробці  таких  документів.
5. Несе  відповідальність  за  проведення  інструктажів   з  СОП  та  правил  безпеки   для  нових  працівників   .  Забезпечує  ознайомлення   працівників  та  розуміння   ними  правил  безпеки.
6. Визначає  потреби   з  питань  безпеки   персоналу  офісу  ПУІ  в  м.  Київ.  Проводить/організовує  тренінги   на  основі  потреб   та  веде  облік  проведених  тренінгів.
7. Надає  підтримку   Керівнику відділу з інформаційної безпеки  та  Директору  з  виконанням  та  дотриманням  планів   та  політик  безпеки   в  офісі  в  м.  Київ.
8. Доповідає  Керівнику відділу з інформаційної безпеки  про  будь-які  випадки   або  надзвичайні  ситуації   у  сфері  безпеки,   щойно  такі  стаються;
9. Надає  підтримку   при  проведенні  оцінки   рівня  безпеки  в  нових  програмних   локаціях  та  на  маршрутах  пересування,   а  також  пропонує   дії  з  мінімізації   ризиків.
10. Бере  участь   у  польових  виїздах   до  нових  проєктних   локацій  для  належної   оцінки  ситуації  з  безпекою,  складає   звіт  та  пропонує   необхідні  зміни  для  подальших  виїздів.
11. Вивчає  стандартні   запити  на  виїзди   до  нових  локацій   (незалежно  від  рівня  ризику  небезпеки)   або  повторні  виїзди   до  локацій  з  високим  рівнем   ризику  небезпеки.
12. Працює  разом  із  Керівником відділу з інформаційної безпеки,  Керівниками відділу проєктів  та  програм,  Керівником   відділу  логістичної діяльності  та  Директором   над  пріоритизацією  безпеки   та  доступу  в  процесі  програмного,   а  також  операційного   планування,  прийняттям  та  виконанням  рішень.
13. Надає  програмному   та  адміністративному  персоналу   кількісні  та  якісні   дані  регулярно  та  за  запитами.
14. Активно  керує  процесом  розв’язання   та  аналізу  проблем   з  фізичною  безпекою,   що  виникають.
15. Надає  Керівнику   відділу з інформацій
16. Together with the Head of the Information Security Department, provides security advice and provides situational awareness to minimize risks for staff.
17. Monitors and analyzes the security situation and recommends changes to security measures based on situational changes 2. Reporting:

    2.1   Prepares  reports  on  security-related  incidents  immediately  after  they  occur  in  his/her  area  of  responsibility  for  further  consideration  by  the coordination  team.

    2.2   Monthly prepares the following reports, which he submits to the Head of the Information Security Department for further transmission to the Head Office: 2.3 Control of the key management system; 2.4 Prepares the following reports for submission to the Director and the Head of the information security:

    • Weekly security reports (data collection + analysis);
    • Monthly reports (monitoring of the security situation + list of incidents + analysis of security trends + identified threats + recommendations);
    • Prepares  reports  and  description  of  situational  developments  in  political,  contextual  and  security  directions  quarterly  and  upon  request  in case  of  need;
    • Fills  in  online  mode  all  relevant  tools  and  maintains  other  relevant  documentation ;
    • Contributes to the development of internal and external reports and other documents and proposals; Any other reports at the request of the immediate supervisor.

    -- ---

    OPERATING CONDITIONS:

    Start date: October 2024

    Location: Kyiv

    Working days:Monday to Friday

    Interested candidates should submit their resume in English.
    PUI reserves the right to interview candidates on a rolling basis, so the candidate may be selected before the closing date. Only selected candidates will be invited for an interview.

    -----

    Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non-religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

    
    

    GENERAL  OBJECTIVE

    Under the direct supervision of Security  Coordinator, Security Officer is responsible and accountable for the overview of security functions, including security analysis and advice  for PUI Kyiv Office. S/he provides the senior management team with consistent, in-depth safety and security updates, risk analysis and ensures implementation of safety and security rules for PUI premises  and  teams.  

    QUALIFICATIONS

    Education  Degree:  High  School  or  Secondary  School   Certificate  or  Bachelor’s   Degree  in  Safety   and  Security  or  other  related   fields.

    Work  experience:  at  least  two  years  of  work  experience   within  safety  and  security  field  for  NGOs

    Language  Skills:  Fluent  in  English,  Ukrainian  and  Russian.

    Knowledge  &  skills:  Good  critical  and  analytical  thinking;   wide  and  broad  understanding  of  context  of  Ukraine.  Ability   to  synthesise  a  wide  scope  of  information.   Solid  organizational  skills,   excellent  communication  and  interpersonal  skills.   Solid  programmatic,  financial,   and  organizational  planning   skill  is  highly   desirable.  Flexible  and  adaptable  with  regards  to  the  implementation  of  the  daily  work.  Have  a  good  Stress  Resistance   coping  mechanism.  

    Computer  skills:  Confident  user  of  Microsoft  Office   (with  focus  on  Excel  and  Word  and  Outlook).

    TASKS  AND  DUTIES  

    Mission 1: Collect, analyze and provide   security  information  and   the  political  situation   and  current  changes.   

    Security  officer   is  responsible  for:  

    -  Collection   and  recording  of   information  related  to   security  and  current   changes  in  the   region;  

    -Develop  an   NGO  security  network   connections  among  various   stakeholders  and  stay   informed  this  network;   

    -   Organization  of  regular   trips  to  expand   the  NGO  network   in  the  country   in  cooperation  with  relevant  security   specialists;  

    -  Dissemination   of  information  and   analysis  related  to   Safety  and  Security   at  the  mission   level.  Provide  a   weekly  report  on   the  current  military   and  security  situation   of  the  PUI   team;  

    -  Participation   and  representation  of  the  PUI   in  security  meetings;   

    -  Create   and  update  relevant   maps  that  include   information  about  current   and  updated  political   and  social  security   of  the  humanitarian   situation;  

    -  Create   and  update  an   NGO  access  map   with  the  location   involved  persons  in   each  area.  

    Mission   2:  Risk   assessment  and  monitoring.  

    The   Security  officer  is   responsible  for:  

    -  Conducting  regular   security  risk  assessment   for  the  mission   base  according  to   the  situation,  toward   residential  buildings  and   areas,  offices, roads,   Area  of  operation   of  the  project   teams,  etc.;

    -  Develop   appropriate  Risk  Mitigation   Measures  /RMM/  in   order  to  reduce   the  security  risk;

    -  Submission   of  incident  reports;       

    -  Use   PUI  Security  Kit   to  develop  appropriate   tools  for  further   measures;  

    -  Providing   recommendations  and  instructions   on  procedural  issues   for  security  security   team.  

    Mission 3:  Implement  PUI   security  management  system   

    -  Participate in writing security plans;  

    -  Ensure that the security plans are effectively   disseminated  and  implemented;   

    -  Monitor the implementation of  the   security  action  plan,   and  implementation  of  RMM;

    -   Evaluate  operational  security   management  and  provide   appropriate  support  to   the  Logistics  &Procurement Officer;  

    -   Study  programs  and   contribute  to  their   development  so  that   they  include  security   and  protection  information;   

    -   Assess  potential  regions   for  action;  

    -  Manage   incidents  and  crises   under  the  guidance   of  Security Coordinator.  

    Mission 4:   Support   operations  and  management  

    -   Interact  with  the   authorities  on  operational   security;  

    -   Participate  in  negotiations   on  humanitarian  access   with  state  and   non-governmental  organizations.  

    Mission   5:  Train   and  inform  PUI   staff  about  a   safe  environment,  procedures,   and  rules  

    -  Provide   briefing  plans  for   each  new  PUI   staff  (safety  rules   and  procedures)  within   3  hours  of  arrival  at   the  office.  

    -  Ensure   regular  information  meetings   for  PUI  employees   in  Kyiv  (update   of  the  current   security  situation,  rules,   and  procedures);  

    -  Organize   specific  security  related   training/exercises  for  the   staff  of  different   categories.  

    -   Report  deviations  from   security  plans  to   the  Security CoordinatorCo.  

    Perform  other  duties   as  assigned

    1. Safety  and  Security   of  Staff  and  Assets:

     

    1. Assists  Security  Coordinator   in  defining  security   management  tools  for  Kyiv Office  under  overall   guidance  of  Head  of  Mission;   makes  suggestions  regarding   their  appropriateness  and  the  needs  for  adjustments.
    2. Liaises  with  other  research,   analysis,  and  security   professionals  insofar  as  is  necessary   to  support  contextual   analysis  and  security   advice.  Establish  and  maintain  information   networks  to  inform   both  changing  strategy   requirements  and  immediate   operational  risks.
    3. Responsible  for  constantly   updating  basic  information   in  SOPs  and  security  rules  (ex:  change   of  telephone  numbers,   name  of  focal  points,  addresses,   etc…).  Submits  the  updated  information   to  Field  Coordinator.
    4. Regularly  updates  the  Security  Pack  Monitoring  and  Evaluation  Tool  and  shares   it  with  the  Security  Coordinator,   the  Logistics  manager   and  the  Head  of  Mission.   Recommend  new  protocols,  or  adjustments  to  procedures,  to  improve  effective   risk  mitigation  and  support  the  drafting  of  such  as  necessary
    5. Responsible  for  providing   briefings  on  security   SOPs  and  rules     to  newcomers.  Ensure   that  staff  members   are  familiar  with  and  understand   the  rules.
    6. Identifies  needs  on  safety/security  related   issue  for  PUI  staff  of  the  Kyiv  Office.  Train/Organise  training   based  on  the  needs  and  keep  track  of  trainings   carried  out.
    7. Supports  the  Field  Coordinator  and  Head  of  Mission  on  the  application   of,  and  compliance   with,  security  plans  and  policies   on  the  Kyiv  Office  
    8. Immediately  reports  to  Field  Coordinator   on  any  safety   and  security  incident   or  accident;
    9. Supports  security   assessments  in  new  program  locations   and  travel  routes,   and  suggest  risk  mitigation  steps
    10. Participates  in  the  field  visits  to  the  new  project  locations   to  properly  assess   the  security  situation,   draft  a  report   and  propose  necessary   adjustments  for  further   visits.
    11. Reviews  standard  requests   for  travel  to  new  locations   (regardless  of  security   risk  level)  or  repeated  travel   to  high-risk  locations.
    12. Works  with  Security Coordinator,  Program  managers,  Log  Coordinator,   Head  of  Mission   to  ensure  safety,   security  and  access   are  mainstreamed  in  programmatic  as  well  as  operational  planning,   decision-making  and  implementation
    13. Provides quantitative   and  qualitative  data  to  program   and  support  staff  regularly  and  upon  request.
    14. Provides proactive   leadership  and  analysis   on  emerging  physical   security  issues.
    15. Informs Security Coordinator  of  security/safety  items  that  need  to  be  purchased.
    16. In  collaboration  with  Security  Coordinator   provides  security  advice   and  ensures  situational   awareness  to  mitigate   risks  to  staff  .
    17. Monitors  and  analyses   security  situation  and  recommend  changes   to  security  measures   in  line  with  contextual  changes

    2. Reporting:

    
    

    1. Drafts  Security  Incident   Reports  following  the  incidents  occurring   in  his  area  of  responsibility  for  further  reviews   by  the  coordination   team.
    2. Prepares  the  following   reports  to  be  submitted  to  Security Coordinator  each  week  for  further   disseminations  to  HQ  
    3. Keys  Management  system   follow  up;
    4. Prepares  the  following  reports   to  be  submitted   to  Head  of  Mission  and  Security  Coordinator:
    • Weekly  security   reports  (  collection   of  data  +  analysis);
    • Monthly  reports   (Monitoring  of  the  security  situation   +  incident  list  +  Security   trend  analysis  +  identified  threats   +  recommendations);
    • Prepares  reports  and  brief  on  contextual,  political   and  security  developments   every  quarter  and  upon  request   if  required;
    • Maintains  online   filing  of  all  relevant  tools,   reports  and  other  relevant  documentation;
    • Contributes  towards  the  development  of  internal  and  external  reports   and  other  deliverables  and  proposals;
    • Any  other  reports   upon  requests  of  direct  line  manager.  

    -----

    CONDITIONS:

    Starting time: OCTOBER 2024

    Working week: Monday thru Friday
    

    HOW TO APPLY:

    Interested candidates please submit your CV in English.

    Only shortlisted candidates will be contacted. 

    PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.

    - HR Manager