Partnership Coordinator in International Medical Corps

The International Medical Corps never requires contributions, payments or other monetary transactions from candidates. If you are asked for money in connection with employment, please report it to the International Medical Corps at the website for reporting misconduct:www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Please do not submit your resume or application to this site, they will not be considered.

Job description

The Partnership Coordinator will support the Country Program in its strategic management and oversight of its strong partnerships throughout the country. He/she will contribute to the Program team in building high-quality partnerships that are strategically important to MMK, meet the requirements of MMK and donors, and deliver quality services to the communities we serve, consistent with commitments made to MMK's institutional and private donors.< /p>

Working closely with the Headquarters Grants and Contracts Division (GCM) and supporting the Country Team and other cross-functional departments such as the Technical Department, the Emergency Response Team and the Global Supply Chain Coordinator of Partnership Development will oversee all stages of the partnership management cycle, ensuring that partnerships are properly integrated into the overall project cycle management.

Basic tasks and responsibilities

Strategy and programmatic approach

• Collaborate with technical leaders to proactively identify potential partnerships among civil society representatives (e.g. NGOs, local authorities authorities, for example, the Ministry of Health at the national, regional and local levels), the private sector and other groups identified by representatives of small and medium enterprises in the country.
• Involve in the development of the program from the initial stage together with technical groups to actively identify the partnership models that will be necessary for the deployment of activities.

Promoting effective partnerships

• Create and manage the Partnership Working Group (responsible for performance of RGPP functions), including bringing matters to the attention of senior management if necessary.
• Contribute to the systematic receipt of feedback from partners regarding the management of partnership relations by MMK, including documentation of feedback from partners and response on it.

Management of partnerships

• Implement holistic managementцтво процесами управління партнерствами для забезпечення добре спланованого, своєчасного, скоординованого та узгодженого циклу управління партнерствами.
• Допомагати у розробці програм; робити внесок у відповідний зміст пропозицій для забезпечення належного бюджетного фінансування проектів партнерів.
• Сприяти та керувати процесом конкурентного та неконкурентного відбору партнерів для визначення партнерів (нових або існуючих).
• Спільно керувати процесами комплексної перевірки партнерів, включаючи підготовку звіту з оцінки ризиків для затвердження. Оцінка ризиків повинна проводитися у співпраці з відповідними представниками МСП для конкретного проєкту.
• Визначати відповідний інструмент партнерства та проєкти угод, беручи до уваги результати комплексної перевірки/оцінки ризиків, вимоги конкретного проєкту та донорів (тобто, за необхідності, отримувати схвалення донорів) для розгляду та затвердження у координації зі штаб-квартирою.
• Спільно з технічним фахівцем, відповідальним за конкретний партнерський проєкт, проводити зустрічі з відкриття, перегляду та закриття партнерського проєкту.
• Координувати та брати участь у своєчасному та ефективному перегляді та аналізі (моніторингу) партнерської програми, фінансів та комплаєнсу, а також співпрацювати з Робочою групою з питань партнерства для вирішення будь-яких питань, пов'язаних з виконанням проєкту.
• Координувати процеси описової та фінансової звітності, включаючи аналіз та зворотній зв'язок.
• Підтримувати зв'язок з фінансовою та технічною командами для забезпечення своєчасного переказу коштів, належного фінансового супроводу та підтримки партнерів; працювати з Командою фінансового відділу над вирішенням будь-яких проблем з платежами та доведенням запропонованих витрат, що не підлягають оплаті, до вищого керівництва.
• Співпрацювати з партнерами та співробітниками ММК для конструктивного вирішення будь-яких питань, що можуть виникнути.
• У разі виявлення проблем, пов'язаних з діяльністю партнера, сприяти своєчасному вжиттю заходів для усунення будь-яких недоліків у роботі партнера, які можуть виникнути.
• Спільно з партнером проводити аналіз результатів діяльності партнера, діяльності ММК (в тому числі на основі зворотного зв'язку від партнера) та партнерства, включаючи успіхи, виклики та набутий досвід, сприяючи розвитку постійних партнерських відносин після завершення проєктного циклу гранту.

Підтримка партнерів та обмін досвідом

• Сприяти розробці та впровадженню спільного плану підтримки партнерських проєктів, гарантуючи, що він належним чином враховує питання, визначені в процесі комплексної перевірки, та координувати роботу з відповідними відділами для своєчасного та якісного виконання плану.
• Гарантувати, що ММК розуміє пріоритети зміцнення потенціалу партнерів та визначає можливості і плани для ММК щодо підтримки зусиль партнерів у зміцненні їхнього потенціалу.
• Підтримувати виділення ресурсів для підтримки організаційного розвитку партнерів, де це необхідно; координувати підтримку організаційного розвитку партнерів.
• Співпрацювати з технічними координаторами з метою інтеграціїapproaches to the exchange of technical potential, including what MMK can learn from local partners.
• Promote and identify ways of continuous learning between employees and partners of MMK.

Staff Management

• Manage the members of the Partnership Development Team, coordinating with Headquarters Grants and Contracts (GCM), Country Management and any other staff required to scale up the program.< /li>

Culture of Effective and Respectful Partnerships

• With the support of senior management, the Partnership Development Coordinator will also play a leading role in creating and promoting a culture, approaches and values ​​that will promote partnerships between team members based on a clear and common understanding of the role, approach and basic principles of MMK partnership.

Perform other duties as assigned. The functions and responsibilities listed in this document reflect the nature and level of work assigned and are not necessarily exhaustive.

Minimum Requirements

• Bachelor's degree in international development, political science, management, social sciences, economics, ecology, quality control or similar discipline. An equivalent combination of relevant education and experience may be accepted if necessary
• At least 5 years of relevant and dynamic work experience in a related field and management experience, overseas experience is an advantage
• Management experience, negotiation and effective resolution of complex tasks and grant-related issues
• Proven successful track record of working with partners
• Understanding of project planning and management cycles as well as strong development skills programs.
• Knowledge of the rules and norms of major donors (in particular, the US government, the EU/European Economic Commission and various UN agencies)

• Highly organized, attentive attention to detail and ability to prioritize effectively in a changing environment
• Ability to work well autonomously as well as coordinate the development of partnerships with non-direct reports.
• Demonstrated successful leadership and supervisory experience by team
• Experience training internal and partner staff
• Willingness to travel frequently to field offices and partners
• Professional command of spoken and written English; preferably in Ukrainian; the ability to express oneself succinctly.
• Very strong skills in writing and editing texts in English; strong computer skills.

Standards of behavior

As part of this role, the individual will drive and promote a culture of compliance and ethics throughout the organization and maintain a clear understanding of compliance and ethics standards International Medical Corps and donors, and adhere to these standards. Employees are also responsible for preventing violations of our code of conductand ethical standards, which may include conflicts of interest, fraud, corruption or harassment. If you see, hear, or become aware of a violation of the Code of Conduct and Ethics or the Security Policy, you have a responsibility to report it.  

If this is a supervisory position, should set an example of ethical behavior through own behavior and supervision of the work of others; ensure that those who report to you have sufficient knowledge and resources to comply with the standards set out in the code of conduct and ethics; monitor compliance of subordinate employees; consistently and fairly enforce the International Medical Corps code of conduct and ethics and policies, including safety and protection policies against harassment, bullying and sexual harassment in the workplace; support employees who raise such issues or concerns in good faith. 

Security

All employees share the responsibility and commitment to the safety and protection of the population with which we work, including particularly vulnerable categories of adults and children. This includes protecting against the following behavior by our employees or partners: sexual exploitation and abuse; labor exploitation, neglect or violence against children, adults at risk or LGBT representatives; any form of human trafficking.

Equal opportunities