Finance Officer / Specialist in financial matters in HELVETAS Swiss Intercooperation

Background 

Helvetas Swiss Intercooperation is a Swiss international development organization present in 35 countries across Africa, Asia, Latin America, and Eastern Europe. It’s activities are focused on sustainable development initiatives, infrastructure recovery, economic recovery, and resilience.

Helvetas applies a nexus approach, engaging civil society, government, and the private sector.

In Ukraine, Helvetas implements programmes for economic recovery and development and supports the rehabilitation of housing and water infrastructure in communities. Our solutions are grounded in strong analysis of Ukraine’s labour market and economic trends, ensuring effective, sustainable and scalable approaches to recovery.

Helvetas currently operates in the Kyiv, Kharkiv, Chernihiv, Sumy, Dnipropetrovsk and Poltava regions and plans to expand its activities. Working at multiple levels, Helvetas collaborates with national and local authorities, businesses, and a network of civil society partners to deliver on its objectives.

Roles and Responsibilities:

• Participated in the review and approval of budgets and agreements with partners and grant recipients.

• Reviewed partners’ financial reports and supporting documentation.

• Ensured compliance with donor requirements as well as the organization’s internal financial policies and procedures within contractual relationships with partners.

• Verified the accuracy of tax liability calculations related to grant payments made to individual recipients.

• Provided guidance to internal departments on the application of tax exemptions for grant payments to individual beneficiaries.

• Prepared monthly project budget performance analysis (plan vs. actual) and monitored the use of project funds.

• Contributed to the preparation of financial reports for donors.

• Participated in the preparation and coordination of project audits.

Key qualities for success in this role:

• Bachelor’s or master’s degree in Finance, Accounting, Economics, or a related field.

• At least 2–3 years of professional experience in finance, accounting, grant management, or project financial management.

• Experience working with donor-funded projects and knowledge of donor compliance requirements.

• Strong understanding of financial reporting, budgeting, and financial controls.

• Knowledge of Ukrainian tax legislation, particularly regarding payments to individuals, grants, and tax exemptions.

• Experience reviewing financial documentation and supporting documents from partners or contractors.

• Ability to analyze budget performance (plan vs. actual) and monitor project expenditures.

• Experience supporting audits and preparing financial documentation for auditors.

• Strong analytical skills and attention to detail.

• Good communication skills and ability to collaborate with different departments and external partners.

• Upper-intermediate or higher level of English (written and spoken).

We’re Hiring – Inclusive Opportunities! 

At Helvetas, we believe that diversity and inclusivity make us stronger. We welcome professionals with disabilities and are ready to provide a supportive and accessible work environment.

______________________________________________________________________________

Helvetas Swiss Intercooperation – це швейцарська міжнародна організація, яка представлена у 35 країнах Африки, Азії, Латинської Америки та Східної Європи. Діяльність спрямована на впровадження ініціатив економічного відновлення та розвитку, стійкої інфраструктури, підтримку програм гуманітарної допомоги.

Helvetas використовує багаторівневий підхід, залучаючи до співпраці громадянське суспільство, уряд та приватний сектор.

Діяльність Helvetas в Україні спрямована на впровадження програм економічного відновлення та розвитку. Крім цього, Helvetas працює над стійким відновленням житлової та водної інфраструктури у громадах. Helvetas формує свої рішення на основі глибокої аналітики українського ринку праці та економічних тенденцій, забезпечуючи ефективні, сталi та масштабовані рішення для відновлення України.

Наразі Helvetas працює у Київській, Харківській, Чернігівській, Сумській, Дніпропетровській та Полтавській областях та планує розширити свою діяльність. Налагоджуючи роботу на різних рівнях, Helvetas співпрацює з національними та місцевими органами влади, бізнесом, а також розбудовує партнерську мережу громадських організацій для реалізації завдань.

Основні обов'язки:

• Участь у погодженні бюджетів та договорів із партнерами і грантоотримувачами.

• Перевірка фінансової звітності партнерів та відповідних підтвердних документів.

• Забезпечення дотримання вимог донорів, а також внутрішніх фінансових політик і процедур організації в межах договірних відносин із партнерами.

• Перевірка правильності розрахунку податкових зобов’язань, що виникають під час виплати грантових коштів фізичним особам.

• Консультування інших підрозділів щодо можливості застосування податкових пільг під час виплати коштів грантоотримувачам — фізичним особам.

• Підготовка щомісячного аналізу виконання бюджетів проєктів (план/факт) та контроль викfundraising.

• Participation in the preparation of financial statements for donors.

• Participation in the preparation and support of project audits.

Key qualities for success in this role:

• Higher education (bachelor or master) in the field in finance, accounting, economics or a related field.

• At least 2-3 years of professional experience in finance, accounting, grants management, or project financial management.

• Experience with donor-funded projects and knowledge of donor compliance requirements.

• In-depth understanding of financial reporting, budgeting and systems financial control.

• Knowledge of tax legislation of Ukraine, in particular regarding payments to individuals, grants and tax benefits.

• Experience in checking financial documentation and supporting documents from partners or contractors.

• Ability to analyze budget execution (plan/fact) and control project costs.

• Experience in participating in audits and preparation of financial documentation for auditors.

• Strong analytical skills and attention to detail.

• Good communication skills and the ability to effectively interact with various departments and external partners.

• The level of English is not lower than Upper-Intermediate (written and spoken).

We are hiring - equal opportunities for everyone! At Helvetas, we believe that diversity and inclusion make us stronger. We are open to professionals with disabilities and are ready to provide support and an accessible work environment.