Deputy Chief of Party - Ukraine Mental Health Activity in International Medical Corps

The International Medical Corps never requires contributions, payments or other monetary transactions from candidates. If you are asked for money in connection with your employment, please report it to the International Medical Corps at the whistleblower website:www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Please do not submit your resume or application to this site, they will not be considered.

The successful candidate will become the Deputy Project Manager for the International Medical Corps (IMC) as part of the Agency's anticipated 5-year flagship project United States of America for International Development (USAID) in the field of mental health care in Ukraine. This project is aimed at supporting the Government of Ukraine in accelerating the development of a modern, scientifically based, integrated mental health care system at all levels. This system will contribute to increased accountability, efficiency and transparency to effectively address the new mental health challenges Ukrainians face in the context of Russia's full-scale war against Ukraine and during its recovery. This activity is valued at US$50-100 million with a tender announcement date of July 15, 2024 and a contract award date of November 20, 2024.

The position will be based in Kyiv, Ukraine.

JOB CONTENT   

The Deputy Project Manager (DPM) will oversee the operational and programmatic management of the project, supporting the project manager in ensuring program execution by monitoring activity progress, financial status and compliance with reporting requirements. The Deputy Project Manager (DPM) will be responsible for ensuring the exchange of potential between the consortium partners to achieve the intermediate results of the project. The Deputy Project Manager (DPM) will liaise with country program staff and partners and assist them in implementing the systems that ensure the implementation of the project.   He/she will be responsible for the day-to-day management of the project, including operational activities and implementation of activities. He/she will also be able to act on behalf of and represent the Project Manager as needed.

To successfully perform this job, the individual must be able to perform all essential functions with or without reasonable accommodation.

p>KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Project Management

• Responsible for supporting the project manager in the day-to-day management of the project , including financial management, meeting deadlines according to the work plan and reporting.  
• Provide support to the Project Manager in reviewing the development of the budget plan and its monitoring, as well as conduct monthly reviews to ensure accountability, accuracy and timeliness of reporting on all project activities and financial results. 
• Ensure close collaboration between different departments, including project staff from different partners, operations, programs and partners from regional teams in countries, in a spirit of mutual support, withаохочення та співробітництва. 
• Здійснювати нагляд за процесами та інструментами моніторингу та оцінки проектів, сприяючи ефективному використанню даних та інформації для адаптації проектів та навчання серед партнерів проекту.  
• Очолювати координацію між усіма членами консорціуму для забезпечення дотримання специфічних грантових вимог щодо звітності згідно з графіком та спеціальними вимогами, комунікаційних інструментів, що використовуються для внутрішнього та зовнішнього розповсюдження інформації. Контроль якості всіх результатів перед подачею.  
• Координувати з місією в країні та партнерами організації відповідних заходів на місцях згідно з робочим планом, які відповідають стандартам якості.  
• Своєчасно виявляти проблеми та ризики, пов'язані з реалізацією проекту, та забезпечувати відповідне коригування програми. 

Координування  та Репрезентація на Вищому Рівні 

• Розвивати та підтримувати відносини з партнерами та зацікавленими сторонами на рівні країни.  
• За необхідності представляти керівника проекту перед Агентством США з Міжнародного Розвитку (USAID), партнерами-виконавцями, урядом приймаючої країни, зацікавленими сторонами проекту та партнерами у державному та приватному секторах. 
• Налагоджувати ефективну співпрацю з відповідними співробітниками ММК, партнерами по консорціуму та іншими ключовими зацікавленими сторонами проекту з метою забезпечення узгодженості проектної діяльності, а також запровадження чітких процесів та протоколів для своєчасного вирішення будь-яких питань чи проблем. 
• Тісно співпрацювати з відповідними керівниками ММК вищого рівня, керівником  проекту та відповідним операційним персоналом проекту, щоб сприяти вирішенню ключових проблем, просуванню ключових пріоритетів та управлінню проектом.

Управління Консорціумом та Суб-грантами 

• Підтримувати  керівника проекту  в управлінні консорціумом, забезпечувати відповідну підтримку конкретних потреб партнерів, дотриманню вимог донорів та планів реалізації.  
• Підтримувати керівника проекту у загальному управлінні взаємовідносинами з членами команд партнерів, які працюють над конкретними проектами; розвиток і підтримка позитивних та ефективних робочих стосунків, виконання функцій вторинного координатора для всіх партнерів консорціуму. 
• Здійснювати контроль та надавати необхідну підтримку партнерам, щоб забезпечити відповідність якості всіх результатів діяльності партнерів вимогам Міжнародного Медичного Корпусу та донорів.   
• Керувати міжвідомчою підтримкою партнерів на всіх рівнях в управлінні їхніми суб-грантами, діючи як основний координаційний центр для співпраці з різними відділами, такими як відділ грантів та управління контрактами, фінансовий відділ, відділ постачання та логістики, відділ охорони та безпеки тощо.        
• Забезпечити повну координацію та співпрацю з партнерами консорціуму та відповідними зацікавленими сторонами (національними та регіональними міністерствами, багатосторонніми організаціями, ключовими учасниками, тощо).

Управління Персоналом

• Надавати підтримку керівнику проекту у забезпеченні належного формування команди проекту, належного розподілу ролей та обов'язків, а також у забезпеченні спроможності команди реалізувати узгоджені результати проекту. 
• На вимогу, забезпечувати підтримку персоналу   проекту  встановленням непрямого керівництва.

Безпека та поведінка 

• Підтримувати керівника проекту  у забезпеченні належного дотримання на місцях глобальних і специфічних для кожної країни протоколів і процедур безпеки, включаючи стратегії реалізації та підходи до зменшення ризиків, які відповідають планам охорони та безпеки ММК. 
• Сприяти формуванню позитивного іміджу та загальної довіри до проекту та організації, зокрема шляхом дотримання Кодексу поведінки та етики, включаючи дотримання політики протидії домаганням, забезпечення безпеки та дотримуватися політики  захисту від   сексуальної експлуатації  та насильства( PSEA) .

Інше

• Будь-які інші завдання на вимогу безпосереднього керівника або уповноваженої особи. 
• Додаткові обов'язки, такі як тимчасове розширення територіальної відповідальності, заміщення вакантних посад на певний період, заміна колег, які перебувають на лікарняному/щорічній відпустці/відрядженні, внутрішнє дублювання посад, будь-які специфічні завдання, пов'язані з організаційними потребами.  
• Обов'язки та відповідальність, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи і не обов'язково є  вичерпними.

Мінімальні Вимоги

• Як правило, ступінь бакалавра в галузі, пов'язаній із соціальними науками, громадським здоров'ям, статистикою, міжнародним розвитком або спорідненою галуззю. 
• Як правило, 10+ років релевантного та прогресивного досвіду управління високовартісними, складними, багаторічними, багатопартнерськими проектами, що реалізуються у сфері міжнародного розвитку та/або гуманітарної діяльності, у тому числі щонайменше 4 роки на керівній посаді з надання технічної допомоги та здійснення управлінського  контролю. 
• Підтверджений досвід роботи в проектах з фокусом на таких сферах, як зміцнення систем охорони здоров'я, психічне здоров'я. 
• Підтверджений досвід розвитку та управління відносинами з донорами, приймаючою країною та двосторонніми агентствами; досвід роботи з USAID є переважним.
• Досвід надання технічного керівництва, допомоги та контролю за реалізацією проектів, визначення ефективності відповідно до поставлених цілей, а також керівництва будь-яким необхідним навчанням та наставництвом персоналу, партнерів та ключових зацікавлених сторін.  
• Досвід керівництва та/або підтримки допомоги та нагляду за реалізацією проекту, технічного керівництва, вимірювання ефективності відповідно до цілей, а також керівництва будь-яким необхідним навчанням та наставництвом персоналу, партнерів та ключових зацікавлених сторін.  
• Підтверджений досвід роботи в консорціумах з управління суб-грантом та партнерствами, пов'язаними з реалізацією проектів у сфері міжнародного розвитку та/або гуманітарної допомоги. 
• Продемонстрований досвід управління комandams, using both in-person and remote approaches to monitor personnel in various locations. 
• Strong leadership and management skills with proven ability to lead and motivate multidisciplinary and multicultural project teams. 
• Proven strong consortium and partnership management skills.   
• Demonstrated strategic thinking, creativity, ability to solve acute problems and analytical skills.  
• Knowledge of foreign aid architecture, including humanitarian aid and development financing mechanisms. 
• Strong interpersonal and communication skills, both verbal and written. 
• Knowledge of USAID rules and regulations, including compliance monitoring and risk mitigation. 
• Fluency in written and spoken English; knowledge of the Ukrainian language is an advantage. 

Willingness and ability to travel to project sites in designated countries, including hazardous regions, as needed.

Code of Ethics

As part of this role, the individual will develop and encourage a culture of compliance and ethics across the organization, maintain a clear understanding of compliance with International Medical Corps ethical standards and donor needs. Employees of the organization are also responsible for preventing violations of our Code of Ethics, which may include conflicts of interest, fraud, corruption or harassment. If you see, hear, or become aware of any violations of the Code of Conduct or Security Policy, you must report it. If it is a management position, the person must exemplify ethical behavior by their own behavior and supervision of the work of others; ensure that those who report to you have sufficient knowledge and resources to comply with the standards set out in the Code of Ethical Standards of Conduct; monitor compliance with requirements by subordinates; consistently and honestly enforce the Code of Ethical Standards of Conduct and policies of the International Medical Corps (IMC), including the Safety Policy and the Policy on Protection from Harassment, Intimidation and Sexual Harassment in the Workplace; support employees who raise relevant questions or concerns in good faith.

Safeguarding

All staff have a shared responsibility and obligation to safeguard the public we work with, including adults who may be especially vulnerable, and children. This means protection against the following actions of our employees or partners, such as: sexual exploitation and violence; exploitation, neglect or abuse of children, adults at risk or LGBTI people; and any forms of human trafficking.

Equal opportunities

International Medical Corps is proud to provide equal employment opportunities to all employees and qualified applicants without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, national or ethnic origin, age, disability or status veteran.