Координатор офиса/HR в AVSI

Координатор офиса/HR

1. Справочная информация

Фонд AVSI — международная гуманитарная организация, занимающаяся предоставлением устойчивых решений для уязвимых сообществ. В Украине AVSI реализует программы, направленные на защиту, образование и устойчивость сообщества.

Координатор офиса/HR будет играть ключевую роль в обеспечении эффективной административной работы в полтавском офисе и содействии эффективному общению между местными командами, поставщиками и штаб-квартирой AVSI (штаб-квартирой), особенно отделом кадров (HR).

2. Цели

Координатор офиса/HR будет обеспечивать бесперебойную повседневную работу офиса, контролируя административные процессы, поддерживая человеческие ресурсы и функции закупок, а также обеспечивая соблюдение внутренней политики AVSI, требований доноров и местных правил. Эта должность необходима для поддержания эффективной работы и поддержки реализации программ.

3. Основные обязанности

Административная поддержка

· Подготовка, управление и архивирование контрактов для национального персонала, обеспечение точности и соответствия политикам AVSI и украинскому трудовому законодательству.

· Координация процессов набора персонала, в том числе размещение вакансий, проверка заявлений, организация собеседований и поддержка отборочных комиссий в координации с соответствующими отделами.

· Составляйте, проверяйте и дорабатывайте меморандумы о взаимопонимании (МоВ) с местными властями, партнерами и другими заинтересованными сторонами.

Закупки Поддержка

· Подготовка и управление контрактами с поставщиками и поставщиками услуг в соответствии с процедурами закупок AVSI и требованиями доноров.

· Ведение точных и актуальных записей процессов закупок, контрактов и транзакций.

· Поддержка операций Менеджер по обеспечению соблюдения политики закупок и стандартов документации.

Координация работы с персоналом

· Выступать в качестве основного координатора между Полтавским офисом и отделом кадров штаб-квартиры AVSI по всем вопросам, связанным с персоналом.

· Обеспечивать своевременную и точную отправку кадровой документации в штаб-квартиру (контракты, файлы сотрудников, адаптационные документы и т. д.).

· Поддержка адаптации of новый персонал, включая координацию ознакомительных занятий и необходимое обучение.

Общее управление офисом

· Поддерживать организованные и обновляемые физические и цифровые системы хранения контрактов, меморандумов о взаимопонимании, кадровой документации и документации по закупкам.

· Обеспечьте соблюдение операционных, финансовых и административных правил AVSI при выполнении всех поставленных задач.

· Предоставляйте регулярные обновления и административные отчеты менеджеру по операциям и штаб-квартире AVSI, по мере необходимости.

4. Требования

Образование

· Степень бакалавра в области делового администрирования, человеческих ресурсов, менеджмента, права или смежных областях.

Опыт

· Минимум 1 год опыта работы в сфере офисного администрирования, координации кадров или поддержки закупок.

·Знание украинского трудового законодательства и правил закупок рассматривается как преимущество.

Навыки

· Сильные организаторские способности и навыки многозадачности.

· Отличные коммуникативные и межличностные способности.

· Владение пакетом Microsoft Office и инструментами администрирования.

· Свободное владение английским языком на уровне B2 или выше (письменный и устный).

Личные качества

· Высокое внимание к деталям и точности.

· Активный и ориентированный на решение. склад ума.

· Способность работать в мультикультурной среде.

· Сильное чувство конфиденциальности и профессионализма в работе с конфиденциальной информацией.

5. Линия подчинения

Координатор офиса/HR подчиняется непосредственно операционному менеджеру и предоставляет регулярные обновления по административной, закупочной и связанной с персоналом деятельности.

6. Условия контракта

· Место службы: Полтава, Украина (с периодическими поездками в другие регионы по мере необходимости).

· График работы: полный рабочий день (40 часов в неделю).

· Продолжительность контракта: 6 месяцев с возможностью продления в зависимости от производительности и наличия финансирования.

· Испытательный срок: 1 месяц.

· Заработная плата: 800 евро нетто в месяц.

7. Процесс подачи заявки

Заинтересованным кандидатам предлагается отправить:

· Резюме и

· Сопроводительное письмо на английском языке

Заявки необходимо отправить до 31 января 2026 г.

Фонд AVSI Ukraine стремится к разнообразию и инклюзивности и поощряет подачу заявок от всех квалифицированных лиц, независимо от расы, этнической принадлежности, религии, пола, сексуальной ориентации, инвалидности или возраста.

Обратите внимание, что для дальнейших шагов в процессе найма будут связываться только с кандидатами, включенными в короткий список.

Координатор офиса / HR

1. Передумови

Фундація AVSI — межнародная гуманная организация, которая может быть безработной для разливных В Украине AVSI реализует программы, составленные на основе требований, освещённости и развития стойкости большого количества.

Координатор офиса/HR выполняет ключевую роль в незанятой эффективной министративной администрации Полтавского офиса и приятного времяпрепровождения. налагается кому-либо среди других команд, постальщиками и штаб-квартирой AVSI (HQ), ответственным за кадры (HR).

2. Координатор офиса/HR обеспечивает безперебойную работу офиса шляхом административного контроля. процессы, подготовительные функции HR и закупки, а также дополнительные политические меры AVSI, которые могут быть донорами и другими законодательными актами, что важно для предварительных эффективных операций и реализации программ.

3. обовьязки

Административная подготовка

• Підготовка, ведение и архивирование договоров для национального персонала, без учета ехньої точности и подтверждений политикам АВСИ и трудовому законодательству Украина.

• Координация процесса набора персонала: распределение вакансий, отбор заявок, организация встреч и подтримка комиссий с отбором у свиданий с отзывами отметками.

• Подготовка, просмотр и доработка Меморандумов о взаимных морозах (МоВ) с другими организациями, партнерами и другими засекреченными организациями.

Пидтримка закупка

• Подготовка и заключение контрактов с поставщиками и поставщиками услуг в соответствии с условиями AVSI и возможностью доноров.

• Ведение точных и актуальных записей о процессе закупок, контрактов и транзакций.

• Пидтримка менеджера по операциям по безработице до тримання политика закупка этих стандартных документов.

Координация кадров

• Введение ролей основных контактных лиц между собой Полтавским офисом и департаментом HR HQ AVSI с всеми кадровыми вопросами питания.

• Забезпечения своего часа и точного предоставления кадровой документации в HQ (контракты, отдельные вопросы)битников, документы для адаптации и т.д.).

• Сопровождение процесса адаптации новых сотрудников, включая организацию ознакомительных занятий и необходимых тренингов.

Общее управление офисом

• Поддержание организованной и актуальной системы физического и цифрового архивирования договоров, Меморандумов о взаимопонимании, кадров и закупок документации.

• Обеспечение соблюдения операционной, финансовой и административной политики AVSI во всех поставленных задачах.

• Предоставление регулярных обновлений и административных отчетов для Operations Manager и штаб-квартиры AVSI по мере необходимости.

4. Требования

Образование

• Степень бакалавра в области делового администрирования, HR, менеджмента, права или смежных областях.

Опыт работы

• Опыт работы в офисе, координации кадров или сопровождении закупок не менее 1 года.

• Знание украинского трудового законодательства и законодательства о закупках будет обязательным. преимущество.

Навыки

• Высокие организаторские способности и способность работать с несколькими задачами одновременно.

• Отличные коммуникативные и межличностные навыки.

• Владение пакетом Microsoft Office и инструментами администрирования.

• Свободное владение английским языком на уровне B2 или выше (устный и письменный).

Личные качества

• Внимательность к деталям и аккуратность.

• Активность и ориентация на решение проблем.

• Умение работать в мультикультурной среде.

• Высокий уровень конфиденциальности и профессионализм в работе с конфиденциальной информацией.

5. Линия подчинения

Координатор офиса/HR подчиняется непосредственно операционному менеджеру и регулярно предоставляет обновленную информацию об административной, закупочной и кадровой деятельности.

6. Условия договора

• Место работы: Полтава, Украина (с возможным выездом в другие регионы при необходимости).

• Часы работы: полный рабочий день (40 часов в неделю).

• Срок действия договора: 6 месяцев, с возможностью продления в зависимости от успеваемости и наличия финансирования.

• Испытательный срок: 1 в месяц.

• Заработная плата:  (нетто) 800 евро в месяц.

7. Процесс подачи заявки

Заинтересованным кандидатам предлагается подать:

• резюме (CV) и

• мотивационное письмо на английском языке.

Заявки должны быть отправлены до 31 января 2026 года.

Фонд AVSI Ukraine придерживается принципов многообразия и инклюзивности и поощряет подачу заявок от всех квалифицированных лиц, независимо от того, соответствует ли это требованиям. расы, этнической принадлежности, религии, пола, сексуальной ориентации, инвалидности или возраста.

Обратите внимание: только отобранные кандидаты будут приглашены на следующие этапы процесса отбора.