Сотрудник по финансам и администрированию, специалист по финансовым и административным вопросам в HELVETAS Swiss Intercooperation

Хельветас — это организация, специализирующаяся на сотрудничестве в целях развития и гуманитарной помощи, базирующаяся в Швейцарии. Наше видение — справедливый мир, в котором все люди определяют ход своей жизни достойно и безопасно, используя экологические ресурсы устойчивым образом.

Мы приветствуем заявки от мотивированных людей из < Киева, Украина. Ожидаемая дата начала — как можно скорее или по договоренности. 

Срок контракта: проект предусматривает трудовой договор сроком на 12 месяцев с возможностью продления.

RECONOMY – это инклюзивная и зеленая программа экономического развития Шведского агентства по международному сотрудничеству в области развития (Sida), реализуемая HELVETAS Swiss Intercooperation в странах Восточного партнерства и Западных Балкан.  Более подробную информацию о RECONOMY можно найти здесь: https://www.reconomyprogram.com/.

В рамках программы RECONOMY в Украине совместно с Volvo Group будет реализован новый проект под руководством Отдела содействия программе (PFU) «Навигация по дороге вперед: создание общих ценностей через MSD в Украине» для поддержки восстановления Украины посредством системных улучшений в логистический, транспортный и строительный секторы. Проект фокусируется на трех взаимосвязанных рабочих направлениях: (1) развитие рабочей силы, (2) рост частного сектора и (3) улучшение благоприятной среды.

В рамках развития рабочей силы проект модернизирует профессиональное образование и обучение (ПОО) в области мехатроники и навыков, связанных с логистикой, ориентируясь на молодежь, женщин, ВПЛ и ветеранов. Развитие частного сектора направлено на укрепление МСП посредством улучшения доступа к финансам, бизнес-услугам и внедрению технологий. Направление работы по созданию благоприятной среды направлено на поддержку местных инициатив по оптимизации отраслевой политики и правил, одновременно содействуя цифровизации и государственно-частному диалогу.

Сотрудник по финансам и администрированию будет обеспечивать высококачественное, совместимое и прозрачное финансовое и административное управление. Контролирует ежедневные финансовые операции, платежи, партнерские соглашения и инвентарь, обеспечивая при этом четкое руководство и техническую поддержку команде и партнерам-исполнителям. 

Он/она будет управлять точной, своевременной и полной финансовой и административной отчетностью по проекту, активно выявляя узкие места и поддерживая качество аутсорсинговых услуг. Поддерживайте эффективный мониторинг бюджета, предоставляйте оперативную отчетность руководству и контролируйте все процессы закупок, чтобы гарантировать соблюдение правил и стандартов качества RECONOMY.

Сотрудник по финансам и администрированию будет обеспечивать соответствие деятельности программы необходимым административным (и финансовым) процессам, и, что наиболее важно, хорошему управлению рисками. Обеспечьте своевременную поддержку по административным вопросам, связанным с реализацией проекта.

Обязанности:

• Отвечает за надзор и обеспечение качества финансовых и административных процессов. Поддерживает менеджеров по финансам и операциям RECONOMY (FOM) и предоставляет команде рекомендации по повседневному финансовому управлению.
• Контролирует и обеспечивает соблюдение правил и положений Руководства по финансам и администрированию (FAM), обеспечивая его беспристрастность и прозрачность и предоставление технической поддержки сторонам, участвующим в команде RECONOMY и финансовых процессах RECONOMY.
• Поддерживает организацию, управление и контроль платежей, связанных с проектом. Назначает бюджетные коды, подготавливает и представляет готовые к оплате отсканированные документы FM для утверждения и ассистенту программы для выполнения платежа в Сангаме. Обеспечивает завершение платежей и связанных с ними подтверждающих документов и их соответствие процессам и внутреннему контролю, определенным в FAM.
• Проверки. и проверяет заявки на расходы на персонал, подтверждает бюджетный код, гарантирует, что подтверждающие документы заполнены и соответствуют процессам и внутреннему контролю, определенным в FAM, и представляют FM на утверждение и ассистенту программы для выполнения платежа в Сангаме.
• Поддержание и обновление инвентаря офисов RECONOMY, включая инвентарь, используемый персоналом. Подготовка и представление периодических отчетов о инвентаризации, включая физическую проверку позиций инвентаря.
• Обеспечение соблюдения партнерских соглашений. Партнеры-исполнители и поддержка команды в достижении эффективных и прозрачных финансовых соглашений с партнерами. Проверять и контролировать финансовые отчеты партнеров-исполнителей (ПИ), соответствие расходов утвержденным бюджетам.
• Поддерживает RECONOMY FM и специалиста по закупкам/финансам (PFO) в мониторинге и сверке финансовых отчетов ИП с финансовыми документами и квитанциями. Обеспечивает получение квартальных и окончательных финансовых отчетов от ПИ. Отслеживание переписки и запросов, связанных непосредственно с финансированием проекта, от исполнителей проекта. Предоставлять регулярные обновления финансового состояния проекта и при необходимости поднимать финансовые вопросы с финансовым директором. Проводить выезды к партнерам для проверки адекватных систем контроля и надежности финансовых отчетов по запросу.
• Предоставляет финансовые и административные отчеты; проверяет финансовые и нефинансовые данные на точность, полноту и своевременность; сообщает менеджеру(ам) о потенциальных узких местах или недостатках; аутсорсинговых услуг.
• Отслеживает использование бюджета проекта. Помогает менеджеру(ам) с отчетами о мониторинге бюджета и другими специальными отчетами.
• Поддержка специальных отчетов для менеджера(ов) и команды проекта.
• Поддерживает команду проекта в процессах закупок, предоставляя информацию о закупках, консультации и выявляя потребности команды. Работает и координирует свои действия в тесном контакте с сотрудником по закупкам/финансам, обеспечивая соответствие требованиям, определенным RECONOMY. процедуры.
• Помогает в процессах закупок, связанных с проектом, подготавливая заявки и проверяя их полноту, а также разрешительное/документальное обеспечение, чтобы убедиться в том, что спецификации, бюджетные положения и все другие требования в порядке. 
• По запросу участвует в процессе выбора товаров, поставщиков услуг и партнеров-исполнителей/субъектов рынка в качестве члена Комитета по оценке тендеров (ТЭК). 
• Отвечает за содействие в заключении контрактов на товары, услуги и другие необходимые закупки для деятельности по проекту под руководством менеджеров/координаторов проекта в соответствии с процедурами RECONOMY.  
• Поддерживает и ведет табели учета рабочего времени сотрудников; Проверяет табели учета рабочего времени до их утверждения линейным руководителем; Осуществляет контроль больничных и отпусков сотрудников; Отправляет подписанные табели учета рабочего времени в PA для архивирования.
• Отслеживает истечение срока действия контракта с персоналом и своевременно информирует линейного руководителя.
• Организует логистику для внутренних и внешних встреч, семинаров или семинаров.
• Поддерживает программный архив и базы данных программы.
• Помогает команде с общей административной поддержкой, такой как подготовка программ посещений, бронирование встреч и организация логистики посещений. 
• Помогает команде в организации поездок по региону и в поездках, связанных с проектом.
• Поддерживает команду проекта в управлении текущими задачами офисов.
• Вышеуказанные цели отражают общие обязанности и ответственность, которые считаются необходимыми для выполнения основных функций работы, и не должны рассматриваться как подробное описание всех рабочих требований, связанных с данной должностью. Кроме того, могут быть возложены и другие сопутствующие обязанности.

Ключевые качества для успеха на этой должности:

• Практический опыт управления проектами.
• Большой опыт финансового управления и составления отчетности, включая проверку платежей и заявлений о расходах.
• Практический опыт поддержки и мониторинга финансовой деятельности партнеров-исполнителей соответствие требованиям.
• Практический опыт работы с процессами закупок и базовым управлением контрактами.
• Подтвержденные навыки мониторинга бюджета и подготовки точных финансовых обновлений для менеджеров.
• Опыт организации логистики, мероприятий и организации поездок для команд, работающих в нескольких странах.
• Отличные навыки координации для управления многочисленными финансовыми, закупочными и административными процессами в разных местах.
• Сильные аналитические навыки для просмотра отчетов партнеров, проверки соблюдения требований и подготовки точных и своевременных финансовых отчетов.
• Четкие навыки написания и составления отчетов для подготовки технических заданий, финансовых обновлений, документации по закупкам и специальных отчетов для руководства.
• Хорошее понимание бюджетирования, управления рисками и мониторинга финансовых показателей для обеспечения подотчетности и прозрачности.
• Навыки написания – для разработки технических заданий для оценки/анализа, разработки ежемесячных обновлений и отчетов.
• Эффективные навыки содействия для поддержки партнеров-исполнителей и руководства командой в применении финансовых и последовательные административные процедуры.
• Отличные навыки межличностного общения и общения.трудности с поддержанием связи с заинтересованными сторонами и внешними поставщиками услуг.
• Способность завоевывать доверие с партнерами, эффективно вести переговоры (например, по соглашениям о закупках или хостинге) и поддерживать долгосрочные соглашения о сотрудничестве.
• Сильные навыки планирования, расстановки приоритетов и управления временем.
• Способность координировать адаптацию, управлять передачей передач и поддерживать команду в обеспечении бесперебойной работы в нескольких офисах.
• Способность выявлять и решать административные вопросы. узкие места, обеспечение эффективности рабочих процессов и качества обслуживания.
• Возможность часто путешествовать по Украине и за границу.
• Умение работать в разноплановом коллективе. 
• Умение работать над несколькими задачами одновременно.
• Организационные навыки и навыки тайм-менеджмента.
• Свободное владение английским и украинским языками.
• Житель Украины.

Набираем сотрудников – инклюзивные возможности! В Хельветас мы верим, что разнообразие и инклюзивность делают нас сильнее. Мы приветствуем специалистов с ограниченными возможностями и готовы предоставить благоприятную и доступную рабочую среду.
_____________________________________________________________________________________

Helvetas — це організація, что спеціалізується на питании межнародного согласия и гуманной революции, обоснованной у Швейцарских царей.
Наше баченя — справедливый свет, у которого все люди могут самостійно выражать свои життєвий шлях в гідності та безпеці, рационально выкористуючи природу. ресурсы.

Мы запрашиваем информацию о мотивированных кандидатах в городах Киев, Украина.
Определение даты початки — объявлено или за инициативность.

Срок действия договора: проект передбачает трудовой договор на срок 12 месяцев с возможностью продления. 

RECONOMY — это программа эксклюзивного и «зеленого» экономического развития, которая финансирует Шведским агентством межнационального развития (Sida) и продвигает HELVETAS Swiss Intercooperation в зарубежных партнерствах и зарубежных странах. Балкан.
Подробнее о программе: www.reconomyprogram.com

В межпрограммах RECONOMY в Украине реализуется новый проект под руководством Программного координационного развития (PFU) —
«Навигация по дороге вперед: создание Общие ценности через развитие рыночных систем в Украине», в партнерстве с Volvo Group.

Мета проект — підтримати открытия Украины через системные процессы в сфере логистики, транспорта и строительства.
Основные направления работы:

1. розвиток трудового потенциальному,

2. развитию частного сектора,

3. договоренности сприятливого середовища.

Фахове-Китай/-есть из финансово-административных источников питания за безработицу, прозоре и удовлетворениифинансовое и административное управление в рамках проекта.
В основные задачи входит контроль ежедневных финансовых операций, платежей, договоренностей с партнерами, ведение учета и своевременная отчетность.

Финансовый и административный специалист будет также оказывать техническую и консультативную поддержку команде и партнерам, контролировать соответствие всех процессов требованиям RECONOMY, в частности в отношении бюджетирования, закупок и управленческих рисков.

Основное обязанности:

• Обеспечение контроля качества финансовых и управленческих процессов; поддержка команды в повседневном управлении финансами.

• Соблюдение правил и процедур, определенных Руководством по финансам и администрированию (FAM), и оказание технической поддержки команде и партнерам.

• Организация и контроль платежей, проверка документов и обеспечение соблюдения внутренних процедур.

• Проверка отчетов о расходах на персонал и подготовка платежных документов.

• Поддержание и обновление инвентаря. офиса РЕКОНОМИ, подготовка отчетов и физическая проверка активов.

• Контроль выполнения финансовых условий партнерских соглашений, анализ отчетов партнеров-исполнителей (Исполнителей) и проверка расходов на соответствие бюджету.

• Подготовка финансовой отчетности, аналитических отчетов и контроль своевременности данных.

• Контроль за использованием бюджета, поддержка руководства при составлении отчетов и прогнозы.

• Участие в процессах закупок — от подготовки технических заданий и документов до выбора поставщиков и заключения договоров.

• Административная поддержка команды: ведение табелей учета рабочего времени, отпусков, организация логистики мероприятий и поездок.

• Ведение архива документов и баз данных проектов.

Ключевые качества для успеха на этой должности:

• Опыт финансового управления, бухгалтерского учета или административного управления (не менее 3 лет).

• Практический опыт подготовки финансовой отчетности, контроля затрат и управления бюджетом.

• Понимание процедур закупок и основных принципов управления контрактами.

• Опыт финансового мониторинга реализации.

• Умение организовывать логистику мероприятий и деловых поездок.

• Навыки анализа финансовых данных и подготовки аналитических материалов.

• Знание принципов риск-менеджмента, прозрачности и подотчетности.

• Опыт работы с международными проектами является преимуществом.

• Отличные коммуникативные навыки, умение наладить взаимодействие с заинтересованные стороны.

• Организованность, внимание к деталям, умение работать одновременно с несколькими задачами.

• Готовность к командировкам по Украине и за границу.

• Свободное владение украинским и английским языками.

• Постоянное проживание в Украине.

Принимаем на работу - равные возможности для всех!

В Хельветас мы верим, что разнообразие и инклюзивность делают нас сильнее. Мы открыты для профессионалов с ограниченными возможностями и готовы предоставить поддержку и доступную рабочую среду.