Исполнительный помощник в International rescue committee

Международный комитет спасения (IRC) реагирует на худшие гуманитарные кризисы в мире, помогая восстановить здоровье, безопасность, образование, экономическое благополучие и власть людям, опустошенным конфликтами и стихийными бедствиями. Основанный в 1933 году по призыву Альберта Эйнштейна, IRC является одной из крупнейших в мире международных гуманитарных неправительственных организаций (МНПО), действующей более чем в 50 странах и более чем 25 городах США, помогая людям выжить, восстановить контроль над своей жизнью. будущее и укреплять свои сообщества. Сотрудники IRC, являясь силой человечества, оказывают долгосрочное влияние, восстанавливая безопасность, достоинство и надежду миллионам людей. Если вы стремитесь к решениям и страстно стремитесь к переменам, присоединяйтесь к нам, чтобы положительно повлиять на жизнь миллионов людей во всем мире ради лучшего будущего. Обзор вакансииПомощник руководителя — старший сотрудник службы поддержки, отвечающий за широкий спектр административные и вспомогательные услуги для команды высшего руководства Украины (SMT), состоящей из 6 человек. Он/она будет поддерживать отличные системы управления и коммуникации, чтобы дать возможность команде высшего руководства Украины работать на максимально возможном уровне. Эта должность подчиняется страновому директору и тесно сотрудничает со всеми другими членами SMT. Должность будет базироваться в Киеве, но может повлечь за собой поездки в другие офисы IRC в Харькове, Днепре и Одессе для оказания поддержки членам SMT по мере необходимости. координация и составление повесток дня, ведение заметок и выполнение планов действий по мере необходимости. Отслеживание деталей поездки, виз, разрешений на временное проживание, доверенностей и других документов, которые могут потребоваться, проживания, доставки личных вещей для членов SMT по их прибытии в КП и/или при отъезде, или в связи с их назначением в Украине. Оказывать помощь в организации командировок для членов СМТ, в том числе сопровождать административный отдел с бронированием билетов, проживания, готовить ТАФ, ТЕР для членов СМТ. Координировать графики посетителей КП и обеспечивать логистическую поддержку по запросу. Помощь в организации мероприятий, включая ежеквартальные встречи SMT и ESMT, включая бронирование мест и заказ питания в координации с отделом цепочки поставок/административным отделом, подготовку повестки дня, заказ канцелярских и необходимых материалов и т. д. Будьте готовы выполнять и помогать с другими административными задачами на месте. запрос члена SMT. Коммуникации Помощь в составлении внутреннего или внешнего сообщения от имени члена SMT. Переведите электронную почту на английский и/или украинский языки, обеспечьте корректуру переведенных электронных писем перед отправкой от имени члена SMT. Обеспечить личный перевод на английский язык для членов SMT, если это необходимо на встречах или мероприятиях, которые проходят на украинском языке. Профессионально и дипломатически представлять IRC внутри страны и за ее пределами, когда это необходимо. Поддерживать и обновлять внешний список контактов страновой программы (CP), а также внутренние списки рассылки CP, включая обновление контактов в People Director и обновление групп электронной почты., Группы чата Teams. Поддержка в подготовке презентаций и отчетов по запросу члена SMT. Управление проектом. Выявление пробелов и управление улучшением систем/процессов для повышения эффективности межведомственной работы в стране. Под руководством директора представительства в Украине помогает с другими потребностями департамента и специальными проектами. Ключевые рабочие отношения. Должность подчиняется: Директору по стране. Должность непосредственно контролирует: н/д. Внутренний директор по Украине и все члены группы старшего руководства КП в Украине. Частые контакты с ESMT, координаторами на местах, Команды по управлению персоналом, цепочке поставок и административные требования. Требования к работе. Образование: степень бакалавра в области делового администрирования, маркетинга, международных отношений или любой смежной области. Опыт работы: 3-4 года опыта работы на аналогичной должности, предпочтительно в среде INGO. Продемонстрированные навыки и компетенции. Сильные коммуникативные и межличностные навыки. навыки: продемонстрированная способность эффективно работать внутри и внутри большой, сложной организации, как горизонтально, так и вертикально, а также дипломатически общаться с различными людьми в мультикультурной среде; Отличные организаторские способности: способность работать самостоятельно в быстро развивающейся, ориентированной на детали среде и эффективно организовывать рабочий процесс быстро развивающейся команды; опыт работы в матричной структуре приветствуется; Критическое мышление и нестандартное мышление; Проверенное внимание к деталям: способность отслеживать и обрабатывать несколько деталей одновременно и точно; Гибкий подход к работе: способность продуктивно работать в команде и самостоятельно; быть адаптируемым к изменениям и неопределенности; Надежный, способный сохранять конфиденциальную информацию; Сильные навыки работы с компьютером: способность эффективно и точно работать с MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint и адаптироваться к новым приложениям. Сильные визуальные навыки: способность помогать с подготовкой диаграмм и графиков в Excel и PowerPoint; Уверенные навыки письма и редактирования: способность составлять и редактировать профессиональные документы и корреспонденцию на английском и украинском языках; Язык: знание английского и украинского языков является обязательным. Сотрудники IRC имеют право на следующие льготы. Конкурентоспособная заработная плата. Целенаправленные возможности трудоустройства и развития. Занятия английским языком. и неограниченное количество онлайн-курсов обучения Страхование жизни Медицинское страхование для сотрудников и членов их семей Бесплатная психологическая поддержка сотрудников и членов их семей 30 календарных дней ежегодного отпуска с гибкостью, выходящей за рамки установленных законом минимальных требований До 10 дней оплачиваемого отпуска по болезни ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫSIRC строит разнообразные и инклюзивные команды профессионалов, которые способствуют командному участию, вовлечению и сплоченности, критическому осмыслению, разделению власти, дебатам и объективности для предоставления наилучших услуг нашим клиентам. Международный комитет спасения полон решимости защитить людей, которым он служит, свой персонал и любого человека. связаны со всеми видами вреда, жестокого обращения и насилия, включая сексуальную эксплуатацию, жестокое обращение и домогательства. Он стремится принять все необходимые профилактические меры и создать среду, в которой люди чувствуют себя в безопасности и могут сообщать о неправомерных действиях.. Сотрудники IRC должны придерживаться основных ценностей и принципов, изложенных в документе «Путь IRC – Стандарты профессионального поведения». Это честность, сервис, равенство и подотчетность. IRC также управляет и обеспечивает соблюдение ряда дополнительных институциональных политик для защиты клиентов и сотрудников от вреда и злоупотреблений с помощью политик защиты взрослых и детей, политик уважения на работе и политики отсутствия притеснений на рабочем месте, политики противодействия преследованию и защиты репортеров, которые дополняются руководящими принципами IRC по глобальной отчетности. Эти обязательства доступны на английском и украинском языках по этой ссылке: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. В случае предполагаемого неправомерного поведения IRC придерживается подхода нулевой терпимости и предпринимает все необходимые действия и корректирующие меры. В состав отдела расследований IRC входят эксперты и обученные следователи, которые обеспечивают проведение профессиональных расследований, ориентированных на пострадавших, если сообщения о нарушениях безопасности поступают через безопасные и доступные каналы отчетности, которые IRC предоставляет своим сотрудникам, партнерам и клиентам. IRC также является активным членом Межведомственной рабочей группы по защите от сексуальной эксплуатации и насилия (PSEA), созданной в Украине. Гендерное равенство: IRC стремится сократить гендерный разрыв на руководящих должностях. Мы предлагаем льготы, которые обеспечивают благоприятную среду для участия женщин в нашей рабочей силе, включая отпуск по уходу за ребенком, протоколы безопасности с учетом гендерных факторов и другие вспомогательные льготы и надбавки. Работодатель с равными возможностями: мы являемся работодателем, предоставляющим равные возможности, и ценим разнообразие в нашей компании. Мы не проводим дискриминацию по признаку расы, религии, цвета кожи, национального происхождения, пола, пола, гендерного самовыражения, сексуальной ориентации, возраста, семейного положения, статуса ветерана или инвалидности. Мы обеспечим, чтобы лицам с ограниченными возможностями были предоставлены разумные условия для участия в процессе подачи заявления о приеме на работу или в процессе собеседования, для выполнения основных трудовых функций, а также для получения других льгот и привилегий при трудоустройстве. Стандарт профессионального поведения: IRC и работники IRC должны его соблюдать. ценностям и принципам, изложенным в IRC Way – нашем Кодексе поведения. Это честность, обслуживание, подотчетность и равенство. Приверженность гендеру, равенству, разнообразию и инклюзивности: IRC стремится создать разнообразную, инклюзивную, уважительную и безопасную рабочую среду, в которой со всеми людьми обращаются справедливо, с достоинством и уважением. . IRC прямо запрещает и не будет терпеть дискриминацию, преследование, преследование или запугивание сотрудников IRC в любой рабочей среде. Мы стремимся увеличить представительство женщин, людей из стран и сообществ, которым мы служим, а также людей, которые идентифицируют себя как расы и этнические группы, которые недостаточно представлены в глобальных структурах власти. Показать больше Показать меньше Посадовый ровень Старший середний рівеньТип занятости Полный рабочий день Должностные обязанности Администрация Отрасли Некоммерческие организации