Специалист по прозрачности и соответствию (Compliance officer) в ACTED

S/He предоставляет technical support and capacity building to area FLATS staff to implementation action plan and address the issues. 

S/He также предоставляет technical support for donor external audits and due diligence preparation and follow-up. 

S/He должен составить и установить compliance к audit code of conduct. 

OBJECTIVES:

1. Internal audit function: contribute to (i) controlling, на риску-based audit approach, implementation ACTED processes в capital, area і implementing partner level, в compliance with ACTED guidelines, specific donor guidelines , большие практики и национальные в соответствующей стране и (ii) разработки и participating к решению планов соответствуют области risk and compliance manager (in any) or country coordination; 

2. Participate к донор external audits and due diligences preparation and follow-up; 

3. Тренировка, лесные практики и практики: обеспечивают подготовку сессий к восстановлению состоятельного уровня областей и implementing partners, підтримують реалізацію ACTED's поточних процедур, основываясь на лекции и многочисленных практиках; 

4. Deputy Transparency Compliance Management: Active promote ACTED's anti-wrongdoing policies and code of conduct within ACTED's offices; 

5. Facilitate internal coordination and communication and mentor Country/Area Risk and Compliance Intern (в любом случае) and the National Compliance Team. 

DUTIES & RESPONSABILITIES

1. Интернациональный audit function:

1.1. Объединить дизайн и исполнение национального международного auditа плана и производить внешний audit misiones через ризик management approach a) Audit Plan:e плана аудита страны (включая комплексную проверку ИС); 

b) Проводить миссии по внутреннему аудиту в стране: проводить миссии по аудиту в стране/регионе в соответствии с Планом аудита страны/региона и методологией внутреннего аудита ACTED; 

c) Проверка миссий по внутреннему аудиту страны/региона, проводимых региональной/страновой группой по аудиту и соблюдению требований, до утверждения Координацией; 

d) Проводить комплексную проверку партнеров-исполнителей, участвовать в последующих действиях по плану смягчения последствий; 

e) Предложить меры по снижению таких рисков руководству страны, обсудить основные выводы и рекомендации в ходе миссии; составить проект плана действий (AUD-04B), который будет обсуждаться во время подведения итогов; 

f) Отчет об аудите: отправьте отчеты об аудите (AUD-04A) менеджеру по рискам и соответствию в стране для рассмотрения перед утверждением в региональном и/или штаб-квартире; 

g) Обеспечить выполнение рекомендаций и активно участвовать в их реализации. 

1.2. Внедрение стандартных руководств ACTED и системы FLAT на уровне столицы, региона и партнера: способствовать: 

a) Контролировать ежемесячный поток документации из регионов и партнеров в столичный офис; Проверка уровня соответствия документации на выборочной основе; 

b) Ежемесячное хранение и проверка всей связанной с проектом финансовой, логистической, административной, кадровой и программной информации (включая документацию от регионов и партнеров) в назначенной папке FLATS для соответствия проекту (FLA 01). и FLA 03); 

c) Поддерживать группу по обеспечению соответствия в выявлении проблем с соблюдением требований путем заполнения контрольных списков соответствия (FLA 02); 

d) Выполнение плана действий (AUD 04B); 

e) Составьте ежемесячный отчет о соответствии (FLA 04) и аудит TITANIC и отправьте его в штаб-квартиру. 

1.3. При необходимости участвовать в контроле за соблюдением правил и норм страны. 

По запросу заместителя менеджера по обеспечению прозрачности и соответствия или: 

a) Поддержка в судебных делах (персонал, поставщики и т. д.) и 

b) Поддержка соблюдения национального и местного законодательства (освобождение от налогов, социальное обеспечение, трудовое право и т. д.); 

c) Контроль за освобождением от налога/НДС: контролировать соблюдение ACTED налогового законодательства и своевременное запрашивание освобождения от налога/НДС. 

1.4. Оказать поддержку для снижения выявленных высоких рисков 

Оказать техническую поддержку финансовому, логистическому, административному, аудиторскому и программному отделам, а также принять участие в реализации плана действий по снижению рисков, выявленных в 1.1, 1.2. и 1.3 по запросу – страновой директор и/или директор по аудиту, правовым вопросам и прозрачности штаб-квартиры. 

2. Внешний аудит: участвовать в подготовке внешнего аудита, комплексной проверки и последующих мерах 

a) Участвовать в подготовке внешнего аудита и комплексной проверки в тесном сотрудничестве с Аудиторским отделом штаб-квартиры Департамент, финансовый менеджер и региональный директор; 

b) Предварительный вариант подготовки внешнего аудита (AUD-01) и обновление проекта, FLAT и последующих мер внешнего аудита (AUD-00); 

c) Способствовать обучению партнеров-исполнителей/страныy/местный персонал для подготовки к внешнему аудиту; 

d) Вносить свой вклад в соответствии с заместителем менеджера по прозрачности и соблюдению требований и управлять подготовкой внешнего аудита, связанного с расходами партнеров-исполнителей. 

e) Вносить вклад в тесном сотрудничестве с заместителем менеджера по прозрачности и соблюдению требований в содействие и координацию аудита, организовывать начальные и заключительные совещания каждого внешнего аудита; 

f) Вносить вклад в подготовку проекта ответов руководства ACTED на аудиторский отчет, который должен быть рассмотрен заместителем менеджера по прозрачности и соблюдению требований и утвержден сначала страновым финансовым менеджером, страновым менеджером по прозрачности и соблюдению требований и страновым директором, а затем Главное аудиторское управление. Сопровождение получения подписанного аудиторского заключения; 

g) Содействовать обеспечению (i) обновления последующих мер по рекомендациям внешнего аудита (AUD-02) и (ii) реализации рекомендаций внешнего аудита; 

h) Если это имеет отношение к регистрации проекта или миссии, обеспечьте техническую поддержку для выбора внешних аудиторских компаний. 

3. Сеансы обучения/извлеченные уроки/лучшие практики 

3.1. Наращивание потенциала и обучение

a) Обеспечить практическое обучение по конкретным областям процедур ACTED; 

b) Наставник персонала по соблюдению требований в стране. 

3.2. Извлеченные уроки 

a) Содействовать активному распространению и использованию знаний, полученных в ходе аудиторской деятельности (внутренний и внешний аудит), среди международного и национального персонала; 

b) Участвуйте в начальных/заключительных совещаниях, чтобы поделиться уроками, извлеченными из предыдущего аудита, и осветить руководящие принципы доноров. 

3.3. Улучшение процессов 

a) Укрепить текущие процедуры и качество внутреннего контроля ACTED на основе передового международного опыта, требований доноров и результатов внутренних и внешних аудитов; 

b) По запросу директора по аудиту участвовать в разработке конкретной политики. 

4. Прозрачность 

а) Участвовать в минимизации риска мошенничества и коррупции, обеспечивая соблюдение процедур ACTED FLATS, Кодекса поведения ACTED и связанных с ними политик борьбы с противоправными действиями; 

b) По запросу заместителя директора по обеспечению прозрачности и соответствия требованиям и/или директора по аудиту участвовать в расследованиях случаев мошенничества; 

c) По запросу менеджера по рискам и соблюдению требований в стране, если таковой имеется, или директора страны, обновлять Реестр случаев мошенничества (FRA-04) 

d) Активно продвигать меры ACTED по борьбе с мошенничеством, информирование о нарушениях, жалобы и другие меры по борьбе с правонарушениями во всех офисах ACTED в стране. 

5. Другое 

а) Регулярно и своевременно предоставлять информацию о прогрессе и проблемах для координации и других членов команды; 

b) Предупредите заместителя менеджера по обеспечению прозрачности и соответствия требованиям и штаб-квартиру в случае возникновения серьезных проблем, которые могут иметь потенциальные финансовые или репутационные последствия для миссии. 

с ) Проводить анализ партнеров и процессы комплексной проверки для обеспечения соблюдения стандартов и политик ACTED.

c) Выполнять любые другие соответствующие действия, назначенные непосредственным руководителем.р. 

КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ 

- % аудита Титаника, представленного вовремя и хорошо завершенного 

- % текущих проектов в стране с папкой FLAT 

 – Количество проведенных внутренних аудитов 

 – Своевременное представление отчетов о внутреннем и внешнем аудите 

 – % рекомендаций внутреннего аудита, реализованных в стране уровень 

– % успешных Комплексная проверка и внешний аудит 

 – % выполненных рекомендаций внешнего аудита 

 – % аудиторского персонала/ИП в стране, прошедших внутреннее/внешнее обучение в течение последнего 1 года