Support Service Officer, специалист по поддержке операционной деятельности (Impact) в Team4ua

1. Справочная информация

Team4UA — украинская благотворительная организация, созданная в марте 2022 года, реализующая инициативы по гуманитарной помощи, восстановлению и реконструкции по всей Украине в сотрудничестве с международными партнерами, агентствами ООН и организациями гражданского общества.

The Проект ИМПАКТ (Немедленная многосекторальная приоритетная помощь территориям, затронутым конфликтом) предоставляет быструю многосекторальную гуманитарную помощь населению, пострадавшему от конфликта в прифронтовых районах, а также недавно перемещенным лицам. Проект направлен на спасательную поддержку в зоне 0–50 км прифронтовой зоны, включая чрезвычайную денежную помощь, выплаты в натуральной форме, медицинскую поддержку и услуги по эвакуации.

Из-за операционного контекста высокого риска и модели реализации с участием нескольких партнеров необходимы надежные системы управления проектом и мониторинга для обеспечения координации, подотчетности и соблюдения требований доноров.

2. Цель назначения

Сотрудник службы поддержки (SSO) поддерживает эффективную реализацию проекта IMPACT путем координации оперативных и административных процессов.

Эта роль способствует эффективному функционированию операций проекта путем поддержки закупок, финансов, кадровых ресурсов, логистики и административных услуг в соответствии с политиками и процедурами организации.

Тесно сотрудничая с проектными командами, операционным персоналом и внешними партнерами, SSO гарантирует, что услуги поддержки способствуют своевременной реализации деятельности и результатов проекта.

3. Основные обязанности

А. Операционная и административная поддержка

• Координация оперативных и административных процессов, поддерживающих реализацию проекта.
• Обеспечение соблюдения внутренних процедур и операционных политик.
• Ведение документации и записей, связанных с операционной деятельностью.
• Оказание оперативной поддержки программным командам и управлению проектами.

Б. Закупки и поддержка контрактов

• Поддержка закупок товаров и услуг в соответствии с организационными процедурами.
• Помощь в подготовке планов закупок, заявок и документации по закупкам.
• Поддержка подготовки Технического задания (ТЗ), запросов цен (RFQ) и Запросы предложений (RFP).
• Помощьв процессах оценки и администрировании контрактов.
• Отслеживание процессов закупок для обеспечения прозрачности и соблюдения требований.

C. Финансовая поддержка

• Помощь в финансовом планировании и мониторинге расходов проекта.
• Ведение финансовой документации, необходимой для отчетности и аудита.
• Поддержка обработки платежей в соответствии с финансовыми процедурами.
• Отслеживание использования бюджета и участие в финансовой отчетности.

D. Поддержка кадров

• Поддержка процессов набора и адаптации персонала проекта.
• Помощь в ведении кадрового учета и контрактов.
• Отслеживание посещаемости, отпусков и командировочных документов.
• Поддержка обучения и развития персонала.

E. Управление логистикой и активами

• Поддержка координации логистики, включая управление закупками, доставкой и запасами.
• Ведение реестров активов и инвентарных записей.
• Помощь в управлении автопарком и офисных операциях.
• Координация поездок и логистика миссий.

Ф. Координация и отчетность

• Поддержание связи с программными командами, партнерами и поставщиками услуг.
• Поддержка подготовки оперативных отчетов и документации.
• Участие в мониторинге операционных процессов и управлении знаниями.

4. Результаты

• Эффективная операционная и административная поддержка деятельности проекта.
• Процессы закупок проводятся в соответствии с внутренними процедурами.
• Точная финансовая, административная и оперативная документация.
• Функциональная логистика и системы управления активами.
• Регулярная оперативная и финансовая отчетность.

5. Квалификация и опыт

Образование:

• Степень бакалавра или магистра в области делового администрирования, государственного управления, управления операциями, логистики, финансов или смежных областей поля.

Опыт:

• Минимум 3–5 лет профессионального опыта в операциях, администрировании, закупках, финансы или логистика.
• Опыт работы с НПО, МНПО, международными организациями или системой ООН является преимуществом.

Языки:

• Свободное владение украинским языком и рабочее знание английского языка.

6. Надзор и отчетность

Сотрудник службы поддержки подчиняется непосредственно менеджеру проекта и работает в тесной координации с проектными группами, операционными отделами и внешними партнерами.

7. Продолжительность и место службы

Продолжительность: 6 месяцев (на основе проекта)Место службы: Днепр, Украина

8. Организационные обязательства

Team4UA пропагандирует разнообразие, равные возможности трудоустройства и нулевую терпимость к злоупотреблениям, преследованиям и неправомерным действиям. Весь персонал должен соблюдать украинское законодательство, Кодекс поведения, принципы защиты и стандарты гуманитарной ответственности.

1. Дополнительная информация

У вязку с тремя боевыми днями в украинских громадах, расположенных по линии фронта и у недавно в пострайдальных регионах, продолжают стикаться с гострими-гуманитарными потребителями через разрушение инфраструктуры, переселение населения та обмежений доступ к базовым услугам.

Проект IMPACT (Немедленная многосекторальная приоритетная помощь территориям, затронутым конфликтом) спрямекторий на наданную скорость мультисекторальной помощи населению, чо проживає у зона до 50 км от линии фронта, новоперемещенным домохозяйствам и громадам, которые постраждали от обстрелов.

Проект реализуется через партнеров консорциуму TERA и специализированным организациям и передаче предоставленных услуг, гуманных наборов, медицинских и медицинских услуг.

Для эффективной реализации проекта необработана надёжная система оперативной подтримки, которая обеспечивает безработицу, точность процедур и своевременную обработку проэктных заходов.

2. Мета-посадки

Файлы из подтримки оперативной безопасности без эффективной организации операционных и административных процессов в период реализации проектов IMPACT. финансовых, кадровых, логистических и административных процессов регулярно до внутренних процедур организации.

Фаховая работа в совместной координации с проектными командами, оперативными командами и партнерами для обеспечения собственной реализации проектных заходов.

3. Основные обязанности

Б. Поддержка закупок и контрактов

• Поддержка закупок товаров и услуг в соответствии с процедурами организации.
• Подготовка планов закупок и сопровождение закупочной документации.
• Участие в подготовке ToR, RFQ и RFP.
• Поддержка закупок товаров и услуг. контрактами.

В. Финансовая поддержка

• Поддержка процессов финансового планирования и мониторинга расходов.
• Ведение финансовой документации для отчетности и аудита.
• Поддержка процессов осуществления платежей.
• Контроль использования бюджета.

Г. HR поддержка

• Поддержка процессов рекрутинга и адаптации персонала.
• Ведение кадровой документации и контрактов.
• Мониторинг учета рабочего времени, отпусков и командировок.
• Поддержка учебных мероприятий
style="font-style: normal; Font-weight: 400">Д. Логистика и управление активами
• Координация логистических процессов, включая поставки и инвентаризацию.
• Ведение реестров активов и складского учета.
• Поддержка управления транспортом и офисной инфраструктурой.
• Организация
> style="font-style: normal; Е. Координация и отчетность
• Взаимодействие с проектными командами, партнерами и поставщиками.
• Подготовка операционных отчетов и документации.
• Участие в мониторинге операционных процессов.

4. Ожидаемые результаты работы

• Подлежащая операционная поддержка деятельности проекта.
• Закупочные процессы, выполненные в соответствии с процедурами.
• Точная финансовая и административная документация.
• Эффективная система логистики и управления активами. отчетность.

5. Требования к кандидату

Образование:

• Высшее образование в сфере бизнес-администрирования, государственного управления, операционного менеджмента, логистики, финансов или смежных направлений.

Языки:

• Свободное владение украинским языком и рабочее знание английского.

6. Подчинение и отчетность

Специалист по поддержке операционной деятельности подчиняется Менеджеру проекта и работает в тесной координации с| организации.

7. Продолжительность контракта и место работы

Продолжительность контракта: 6 месяцев Место работы:г. Днепр, Украина

Team4UA поддерживает равные возможности трудоустройства, разнообразия и политикунулевой толерантности к злоупотреблениям, дополнительным злоупотреблениям,. Все сотрудники обязаны соблюдать законодательство Украины, Кодекс поведения организации, принципы safeguarding и стандарты гуманитарной подотчетности.