Support Service Officer, специалист по поддержке операционной деятельности (Ease-2) в Team4ua

1. Справочная информация

Team4UA — украинская благотворительная организация, созданная в марте 2022 года, которая реализует инициативы по оказанию гуманитарной помощи, восстановлению и реконструкции по всей Украине.

Team4UA координирует TERA Консорциум, реализующий национальный гуманитарный проект EASE 2.0 — Чрезвычайная помощь и поддержка при эвакуации, который предоставляет многосекторальную помощь внутренне перемещенным лицам и населению, пострадавшему от конфликта. Проект действует в 16 областях Украины и поддерживает людей на протяжении всего цикла перемещения — от эвакуации и реагирования на чрезвычайные ситуации до реинтеграции и восстановления сообщества.

Чтобы обеспечить эффективную реализацию проекта, необходима сильная координация между программными командами и отделами поддержки, включая финансы, кадры, закупки и логистику, а также администрирование.

2. Цель Назначения

Под руководством Менеджера проекта сотрудник службы поддержки координирует услуги оперативной поддержки, необходимые для реализации проекта EASE 2.0.

Эта роль выступает в качестве операционного связующего звена между командой проекта и отделами поддержки организации, обеспечивая эффективное удовлетворение оперативных потребностей и в соответствии с внутренними процедурами и требованиями доноров.

3. Основные обязанности

А. Операционная координация

• Координация операционных запросов между проектными группами и отделами поддержки (финансы, HR, закупки и логистика, администрация).
• Отслеживание состояния операционных процессов и обеспечение своевременного решения запросов на поддержку.
• Содействие оперативной координации с партнерами по консорциуму, когда это необходимо.

Б. Финансовая координация

• Поддержка финансовой координации, связанной с деятельностью проекта, в сотрудничестве с финансовым отделом.
• Помощь в отслеживании расходов проекта и контроле исполнения бюджета.
• Поддержка подготовки финансовой документации, связанной с деятельностью проекта.

C. Координация закупок и логистики

• Координация запросов на закупки, необходимые для реализации проекта.
• Последующие с отделом закупок и логистикиОтдел процессов закупок.
• Поддержка логистических мероприятий для проектной деятельности, включая транспортировку и доставку товаров и услуг.

D. HR Поддержка

• Поддержка HR-процессов для сотрудников проекта в согласии с HR-отделом.
• Помощь в координации набора персонала и процессах адаптации.
• Поддержка подготовки и ведения персональной документации, где это необходимо.

E. Административная поддержка

• Помощь в административной организации деятельности по проекту, включая встречи, семинары и тренинги.
• Поддержание организованной оперативной документации, связанной с реализацией проекта.
• Поддержка подготовки внутренних операционных обновлений и отчетов.

4. Результаты

• Своевременная координация и разрешение оперативных запросов между проектными группами и отделами поддержки.
• Надлежащим образом документированные и отслеживаемые операционные процессы, связанные с реализацией проекта.
• Организованная и обновляемая рабочая документация проекта и записи.
• Скоординированные запросы на закупки и логистику, поддерживающие деятельность проекта.
• Эффективно упрощены процессы административной и кадровой поддержки для персонала проекта.
• Регулярные оперативные обновления и внутренние отчеты, подготовленные для менеджера проекта.
• Эффективная оперативная координация с партнерами по консорциуму, когда это необходимо.
• Плавная и совместимая операционная поддержка, обеспечивающая бесперебойную реализацию проекта.

5. Квалификация и опыт

Образование:

• Высшее образование в области делового администрирования, менеджмента, логистики, финансов, государственного управления или смежных областях.

Опыт:

• Минимум 3 года профессионального опыта работы в сфере эксплуатации, администрирования, поддержки проектов или координации.
• Опыт работы в гуманитарных программах или программах развития. является преимуществом.
• Опыт координации операционных процессов в нескольких отделах желателен.

Технические навыки и компетенции:

• Сильная организация и координация навыки
• Способность управлять несколькими операционными процессами одновременно.
• Сильные коммуникативные навыки и навыки решения проблем.
• Хорошие навыки документирования и отчетности.
• Способность работать в быстром режиме.динамичная гуманитарная среда

Языки:

• Свободное владение украинским языком и рабочее знание английского языка.

6. Надзор и отчетность

Сотрудник службы поддержки подчиняется менеджеру проекта и работает в тесной координации с отделами финансов, кадров, закупок и логистики и администрацией, а также с программными командами и партнерами консорциума.

7. Продолжительность и место службы

Продолжительность: 12 месяцев с возможным продлением при условии финансирования. Место службы: Днепр, Украина

8. Резервирование

В зависимости от законодательства Украины и организационной приемлемости должность может претендовать на резервирование персонала (военную отсрочку) в соответствии с национальным законодательством.

9. Организационные обязательства

Team4UA пропагандирует многообразие, равные возможности трудоустройства и нулевую терпимость к злоупотреблениям, преследованиям и неправомерным действиям. Весь персонал должен соблюдать украинское законодательство, Кодекс поведения, принципы защиты и стандарты гуманитарной ответственности.

1. Загальная информация

Team4UA — украинская благотворительная организация, созданная в начале 2022 года, которая реализует гуманные, развивающиеся и социальные проекты по всей Украине. Фонд координации консорциума TERA, который реализует гуманный проект EASE 2.0 (Чрезвычайная помощь и поддержка при эвакуации) — мультисекторальная программа помощи внутренним переселенцам и пострадавшему от війни населению.

Проект реализуется в 16 темах Украины и охоплю первый цикл подготовки людей во время переселения — от эвакуации и окстреної помощи до интеграции и обновления. громад.

Для эффективной реализации проектов необходима координация межпрограммными командами и подотчетными компаниями, финансами, HR, закупками и логистикой, а также админістративной службе. Факты из промежуточной операционной активности отображают важную роль в безработице, а также координацию и оперативную промежуточную подготовку проектов.

2. Мета посадки

Функция от подсистемы оперативной координации координации операций подсистемы, необходимая для реализации проектов EASE 2.0, и выступает ключевым контактным лицом между проектной командой и подразделениями поддержки организации.

3. Основные обязанности

А. Операционная координация

• Координация операционных запросов между проектной командой и подразделениями поддержки (финансы, HR, закупки и логистика, администрация).
• Мониторинг выполнения операционных процессов и своевременного решения запросов.
• Координация операционных вопросов с партнерамиБ. Финансовая координация
  • Поддержка финансовых процессов, связанных с реализацией проекта, во взаимодействии с финансовым отделом.
  • Помощь в отслеживании расходов проекта и исполнения бюджета.
  • Подготовка финансовой документации, связанной с деятельностью
  style="font-style: normal; font-weight: 400">В. Координация закупок и логистики
  • Координация запросов на закупки для нужд проекта.
  • Сопровождение процессов закупок во взаимодействии с отделом закупок и логистики.
  • Поддержка организации логистики проектной деятельности, включая транспортировку и
  • поставку товаров style="font-style: normal; font-weight: 400">Г. HR поддержка
    • Координация HR-процессов для сотрудников проекта.
    • Поддержка процессов рекрутинга и адаптации новых сотрудников.
    • Ведение и поддержка кадровой документации при необходимости.

    Д. Административная поддержка

    • Организационная поддержка встреч, тренингов и других мероприятий проекта. • Ведение операционной документации проекта. • Подготовка внутренних операционных отчетов и обновлений.

    4. Ожидаемые результаты работы

    • Своевременная координация операционных процессов между подразделениями организации.
    • Надлежаще задокументированы операционные процессы реализации проекта.
    • Актуальная и упорядоченная операционная документация проекта.
    • Скоординированные процессы закупок и логистики
    > поддержка HR и административных процессов для сотрудников проекта.
    • Подготовлены регулярные операционные отчеты для менеджера проекта.
    • Обеспечена операционная координация с партнерами консорциума.
    • Бесперебойная операционная поддержка реализации проекта.
    font-weight: 400">5. Требования к кандидату

    Образование:

    Высшее образование в сфере менеджмента, бизнес-администрирования, финансов, логистики, государственного управления или смежных направлений.

    Опыт:

    • По меньшей мере 3 года профессионального опыта в сфере операционной деятельности, администрирования или поддержки проектов.
    • Опыт работы в гуманитарных или международных программах
    • несколькими подразделениями.

    Навыки

    • Сильные организаций с несколькими процессами одновременно
    • Развиты коммуникационные и аналитические способности
    • Навыки работы с документацией и отчетностью
    • Способность работать в динамичной гуманитарной среде

    Языки

    Свободное владение украинским языком и рабочее знание английского.

    6. Подчинение и отчетность

    Специалист по поддержке операционной деятельности подчиняется Менеджеру проекта и финансирует тесные координации по подразделению администрации, а также с программными командами и партнерами консорциума.

    7. Продолжительность контракта и место работы

    Длительность контракта: 12 месяцев с возможностью продления. Место работы: г. Днепр, Украина

    8. Бронирование

    Согласно законодательству Украины и условия соответствия организации установленным требованиям, должность может предусматривать бронирование работника (отсрочку от мобилизации).

    9. Принципы организации

    Team4UA поддерживает равные возможности трудоустройства, разнообразия и политику нулевой толерантности к злоупотреблениям, притязаниям и неправомерному поведению. Все сотрудники обязаны соблюдать законодательство Украины, Кодекс поведения организации, принципы safeguarding и стандарты гуманитарной подотчетности.