Старший секретарь – Академия подготовки женщин к трудоустройству в Fondazione Progetto Arca

1. ПРЕДЫСТОРИЯ И КОНТЕКСТ Fondazione Progetto Arca — это организация гражданского общества, занимающаяся гуманитарным реагированием и программами развития, базирующаяся в Италии и действующая в Украине с февраля 2022 года.

В рамках этого трехлетнего проекта, финансируемого Итальянским агентством по сотрудничеству в целях развития (AICS), направленного на улучшение положения женщин в Украине путем содействия трудоустройству и социально-трудовой интеграции в городов Киев и Ровно для уязвимых женщин, Фонд ищет старшего секретаря Академии, базирующегося в Киеве, с возможностью поездки в Ровно. 

2. ОПИСАНИЕ ПОЗИЦИИ 
Проект EmpowerHER направлен на содействие занятости женщин в Украине, в частности среди 600 уязвимых женщин (ветеранов, переселенцев и NEET), путем поддержки интегрированных путей обучения (технически-профессиональное, межличностное и управленческое обучение), соответствующих потребностям рынка труда, а также создания стартапов в многофункциональных пространствах.

Секретарь отвечает за обеспечение упорядоченного, эффективного и непрерывного управления всей секретарской деятельностью, связанной с учебными курсами и деятельностью Академии, выступая в качестве первого контактного лица для бенефициаров, преподавателей, сотрудников проекта и местных партнеров.

Секретарь будет работать под руководством менеджера проекта и помощника менеджера проекта Fondazione Progetto Arca в Украине, в сотрудничестве с местными партнерами и штаб-квартирой в Италии, а курировать будет секретарь Ровенского узла.

3. ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Управление зачислением и файлами стажеров 
-Управление процессом зачисления на курс: распространение форм, сбор заявок, проверка полноты и подача заявок (бумажная и цифровая). 
-Подготовка, обновление и архивирование файлов отдельных стажеров (формы регистрации, вступительные и итоговые тесты, записи посещаемости, сертификаты, направления в другие службы, если применимо). 
-Управление списками ожидания и заменами в случае отказа или отсева в координации с командой проекта.

Организационная поддержка учебных курсов
-Поддержка оперативного планирования курсов (календари, расписания, состав классов, управление классом) совместно с руководителем проекта, преподавателями и партнерами. 
-Связывайтесь со стажерами по вопросам дат начала курса, тестов, ориентационных собеседований и сеансов психосоциальной поддержки по телефону, электронной почте и с помощью мгновенных сообщений. 
- Обеспечить правильную настройку классной комнаты (журналы посещаемости, формы, базовые учебные материалы, поддержку ИКТ-оборудования и компьютеров) по согласованию с техническим персоналом. 
-Собирайте и архивируйте ежедневные ведомости посещаемости, вступительные и итоговые тесты, анкеты удовлетворенности и выданные сертификаты. 
-Поддержка в организации конкретных мероприятий (дни открытых дверей, информационные сессии).ns, встречи с компаниями, публичные мероприятия в кафе-бистро), подготовка списков участников, материалов и записей о посещаемости.

Связь с бенефициарами и тренерами 
-Действуйте в качестве первой точки контакта для бенефициаров, предоставляя информацию о возможностях обучения, требованиях к доступу, расписаниях и доступных услугах (зона ухода за детьми, психосоциальная поддержка и т. д.). 
-Поддерживайте регулярную связь с бенефициарами, чтобы снизить риск отсева (напоминания об уроках, сроки, изменения в расписании). 
-Поддержка тренеров в ведении реестров, распространении и сборе тестов и анкет, а также в логистическом общении со стажерами. 
-Незамедлительно сообщайте о любых проблемах менеджеру проекта или координаторам партнеров (длительное отсутствие, логистические проблемы, особые потребности).

Базовая административная поддержка 
-Сотрудничайте с местным административным и бухгалтерским персоналом для сбора документации для целей отчетности и мониторинга (ведомости посещаемости, отчеты об обучении, подтверждающие документы). 
-Поддержка подготовки кратких периодических отчетов об учебной деятельности и участии (количество зарегистрированных участников, посетителей, выданных сертификатов и т. д.). Поддержка коммуникации и наглядности 
-Поддержка распространения информации о курсах и возможностях проектов через социальные сети, списки рассылки, плакаты, информационные материалы и контакты с местными службами и организациями. 
-Поддержка логистической организации визитов, мероприятий и встреч с делегациями, заинтересованными сторонами и компаниями в Академии. 
-Собирайте и обновляйте списки контактов бенефициаров, потенциальных кандидатов, местных организаций и справочных служб в координации с персоналом по связям с общественностью и профориентацией.

4. ТРЕБУЕМЫЙ ОПЫТ И НАВЫКИ 
- Украинское гражданство или постоянный вид на жительство в Украине 
- Степень или диплом в административной, экономической, социальной, образовательной или смежных областях - Специальная подготовка в области управления проектами, профессиональной подготовки, социальной работы или управления персоналом будет рассматриваться как преимущество 
- Минимум 2 года опыта работы на секретарских, административных, фронт-офисных должностях или в управлении учебными курсами, предпочтительно в НПО, учебных заведениях, университетах, Центры ПОО или социальные проекты 
-Предыдущий опыт работы с уязвимыми группами (женщины, ВПЛ, ветераны, NEET, социально незащищенные люди) является преимуществом 
-Сильные коммуникативные и межличностные навыки, особенно с уязвимыми женщинами 
-Превосходные организационные навыки, управление временем, внимание к деталям и надежность 
-Умение работать в многопартнерской и мультикультурной среде 
-Гибкость, умение решать проблемы навыки и способность управлять пиковой рабочей нагрузкой во время периода регистрации, запуска курсов и мероприятий 
- Способность структурировать и архивировать бумажную и цифровую документацию 
- Хорошие навыки составления коротких отчетов, списков и таблиц мониторинга 
- Отличное владение ИТ-инструментами: MS Word, Outlook, Teams и Excel 
-Знание местного контекста и территориальных служб (центры занятости, социальные службы, организации гражданского общества) является преимуществом

5. УСЛОВИЯ И СРОКИ РАБОТЫ 
Продолжительность контракта и вознаграждение будут определены на этапе заключения контракта.

Секретарь будет работать автономно, как лично в офисах Fondazione Progetto Arca в Киеве, на проектных площадках в Киеве, а иногда и в Ровно, а также удаленно. Работая автономно, секретарь должен адаптироваться к потребностям проекта с точки зрения рабочего времени, как это согласовано ежемесячно.

Эта позиция открыта исключительно для кандидатов, имеющих действующее разрешение на работу ФОП в Украине.

Срок срок: 22 февраля 2026