Roster Vacancy / HEAD of SUB OFFICE / Зам. руководителя руководителя административно-программной деятельности в Premiere Urgence Internationale

Премьер Уржанс Интернасьональ (ПУИ) является неприбыльной, неполитической и нерелигиозной гуманитарной неправительственной организацией. ПУИ начала гуманитарную деятельность в Украине в феврале 2015 г., целью восстановления и обеспечения доступа к первичным услугам здравоохранения для местного населения и внутренне перемещенных лиц, пострадавших в результате вооруженного конфликта и улучшения условий жизни путем обеспечения их базовых потребностей.< /p>

Город работы: г. Днепр 

MЕТА

Под руководством Руководителя административно-программной деятельности и путем делегирования своих полномочий, Заместитель Руководителя Административно- Программная деятельность несет общую ответственность за надлежащее оперативное управление и руководство деятельностью ПУИ в Донецкой области, в пределах своей географической зоны деятельности в Донецке. Заместитель руководителя административно-программной деятельности также осуществляет мониторинг ситуации, обеспечивающий актуальность программ и их соответствие приоритетным потребностям. В этой должности он/она также отвечает за представление ПУИ в Донецкой области на местном уровне, в том числе на координационных мероприятиях с другими учреждениями, а также обеспечение прямой связи между полевым координатором, командой и национальной командой.  Он/она также отвечает за управление офисом, автопарком и персоналом в регионе. Кроме того, заместитель руководителя административно-программной деятельности отвечает за безопасность в своей географической зоне и обеспечивает все меры безопасности, включая планы на случай чрезвычайных ситуаций и стандартные операционные процедуры.

ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ

Конкретные цели и связанные с ними деятельность

1. Участвовать в контекстном анализе на уровне базы, определении пробелов в оказании гуманитарной помощи и потенциальных направлений интервенций

• Участвует в разработке операционной стратегии на уровне базы, выявлении пробелов в оказании гуманитарной помощи, потенциальных партнеров для будущих проектов;
• Участвует в поиске новых локаций для проведения мероприятий;
• Ответствует за установление контактов с местными органами власти и надлежащую дальнейшую работу с ними;
• Обеспечивает актуальность и своевременность данных и информации, предоставляемых ПУИ внешним заинтересованным сторонам;
• Ответствует за сбор обратной связи о деятельности ПУИ от местных заинтересованных сторон;
• Осуществляет мониторинг развития гуманитарной поддержки, оказываемой местными субъектами на территориях, где осуществляются интервенции базы.

2.  < strong>Обеспечить безопасность имущества и людей, работающих в структурном подразделении:

• Он/она гарантирует, что план безопасности для структурного подразделения актуально, и что все его знают и понимают (как международные, так и национальные сотрудники) Он/она должен обновлять планы безопасности на случай чрезвычайных обстоятельств, таких как обстрелы, нападения или изменения в контексте безопасности.
< li>Обеспечивает сбор данных безопасности территории его/ее деятельности, проводит анализ и предоставляет его/ее непосредственному руководителю на регулярной основе или в случае необходимости в срочном порядка.
• Он/она контролирует, чтобы материальные и человеческие ресурсы, имеющиеся в его/ее распоряжении, были достаточны для собеспечение оптимальной безопасности команд, материалов и бенефициаров.
• В случае возникновения инцидента, связанного с безопасностью (независимо от того, произошел ли он или удалось избежать), он/она обеспечивает немедленную передачу информации своему непосредственному руководителю и отчитывается о нем в соответствии с инструкциями ПУИ.
• Он/она несет ответственность за написание отчета об инциденте, который должен быть немедленно отправлен своему непосредственному руководителю.
• Он/она отвечает за контроль за работой сотрудника по вопросам безопасности и связей. Он/она гарантирует, что у этого сотрудника есть все необходимые инструменты для создания и поддержания хороших отношений с местными административными органами и службами безопасности.

3.Внутренняя и внешняя координация и представительство

• Он/она собирает, анализирует и распространяет внутренне релевантную информацию о гуманитарном контексте, выявленных потребностях, государственной политику и деятельность заинтересованных сторон с целью информирования о планировании программ и принятии решений;
• Он/она обеспечивает поддержку членов программного отдела во время внешних встреч и, при необходимости, замещает соответствующих коллег на встречах с Кластерами, если они отсутствуют ;
• Принимает активное участие в сборе и представлении информации для внутреннего картирования услуг;
• Он/она оказывает поддержку программному отделу базы в составлении карты перенаправлений, акцентируя внимание на организациях гражданского общества;

4. Связь и взаимодействие с местными органами власти на уровне области

• Он/она оказывает поддержку руководству базы и программному отделу в установлении и поддержке контактов с местными органами власти на областном, районном уровнях и на уровне общин, а также в осуществлении дальнейших действий;
• Оказывает поддержку руководству базы во время встреч с местными органами власти;
• Принимает активное участие в сборе данных о деятельности и достижениях ПУИ на территориях, где осуществляется интервенция, и в дальнейшей работе с местными органами власти, при необходимости;

5. Обеспечение логистической, административной и финансовой поддержки базы

• При поддержке отдела логистики на базе, он/она обеспечивает потребности структурного подразделения (поддержка, программирование) и ежемесячно обращается с этими потребностями к менеджеру по административной деятельности, следя за соблюдением внутренних процедур и процедур доноров, а также за тем, чтобы обязательства соответствовали имеющемуся бюджету.
• Обеспечивает оснащение офиса и наличие минимальной инфраструктуры (офисные и жилые помещения, магазины, аптека и места для ночлега), необходимой для выполнения работы и проживания команд, в оптимальных условиях безопасности.
• Ответствует за оптимизацию затрат; для этого использует бюджетный контроль; обеспечивает достаточные финансовые ресурсы для функционирования базы.
• Что касается мониторинга бюджета, он/она участвует в командном анализе (вместе с техническим руководителем, менеджером по административной деятельности и менеджером по логистике) и отвечает за выявление аномалий и внесение предложений к своему бнепосредственного руководителя и финансового координатора по их корректировке.
• Он/она обеспечивает соблюдение процессов бухгалтерского учета в отделе администрирования, в структурированном подразделении и отчитывается перед менеджером по административной деятельности согласно согласованному графику.
• Вместе с менеджером по административной деятельности он/она обеспечивает функционирование системы внутреннего надзора в структурном подразделении.
• Обеспечивает соблюдение процедур выполнения расходных обязательств и участвует в процессе утверждения заказов на закупку.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Образование: 

• Опыт работы:
  • Минимум 2 года работы в неправительственном секторе
  • Опыт работы с международными неправительственными организациями
  • Опыт работы в логистике
  • Опыт в управлении проектами 

  Знание языков: свободное владение украинским и высокий уровень английского. 

  Знания и навыки: 

  • Отличные навыки письма
  • Великолепные коммуникативные навыки

  Желательно: 

  • Способность и интерес к обучению и адаптации

  Уверенное знание пакета Microsoft Office (с фокусом на Excel и Word). 

Необходимые личностные характеристики (вхождение в команду, соответствие должности и задачам) 

• Способность работать самостоятельно, проявлять инициативу и брать на себя ответственность в проактивном подходе
• Мотивированный, гибкий и адаптированный к потребностям команды и организации
• Твердое соблюдение гуманитарных принципов 
• Стресостойкость
• Дипломатичность и открытость 
• Хорошие аналитические способности
• Организованность и способность управлять приоритетами и разнообразной рабочей нагрузкой 
• Способность гарантировать эффективные и своевременные результаты
• Умение решать проблемы и наличие лидерских качеств.
• Способность работать и управлять профессионально и зрело
• Способность интегрироваться в местную среду, учитывая ее политические, экономические и исторические особенности

УСЛОВИЯ

Кандидаты, которые пройдут отбор, будут внесены в список предварительно утвержденных кандидатов для возможного рассмотрения на будущие вакансии PUI.

Рабочие дни: с понедельника по пятницу

• Заинтересованные кандидаты должны подать свое резюме на английском языке. 
• Тест и интервью будет также исключительно на английском языке.
• PUI оставляет за собой право проводить собеседования с кандидатами на постоянной основе.

Premiere Urgence Internationale (PUI) является неспособным, неполитическим и не religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. Посещение объективов является ликвидирование или восстановление equitable access to primární zdravotnый статус для местных и распространённых population affected by military conflict a improve jejich living conditions by covering their fundamental ne >

Place of work - ¦Dnipro

TASKS AND DUTIES

• The Head of sub office ¦has responsibility for the overall timely delivery of PUI's programs portfolio в своей/географической области операций (Донецкая область). 
• С помощью поддержки managers and Field Coordinator, s/he has overall responsibility for property delivery of programs and smooth running of support services in Donetsk Oblast. 

• S/He also has the delegназначение Полевого координатора по обеспечению безопасности имущества и людей, находящихся под ответственностью ПУИ, в зонах вмешательства в Донецкой области. 
• Руководитель подофиса отвечает за разработку программы и оперативное позиционирование в Донецкой области в соответствии со страновой стратегией PUI и совместно с программными и оперативными техническими координаторами. 
• Руководитель филиала, как член группы управления базой, способствует достижению целей и задач базы PUI в Днепре в стране посредством выполнения других задач по требованию и/или указанию полевого координатора. .
• Анализ контекста и участие в реализации стратегии партнерства: он/она участвует в контекстном анализе региона(ов) базовых районов вмешательства, исследовании новых мест, вносит свой/ее вклад. для потенциальных проектов базу с точки зрения выявленных пробелов в предоставлении гуманитарной помощи.
• Поддержка команды программы в общении и сотрудничестве с внешними заинтересованными сторонами: Он/она отвечает за установление и поддержание связи и сотрудничества с внешними заинтересованными сторонами на областном уровне, надлежащий документооборот, реализация мероприятий в координации с командой программы, обеспечение связи со сбором документов от внешних субъектов и надлежащее архивирование. 
• Внутренняя и внешняя координация: он/она активно участвует в картировании внутренних услуг и оказывает поддержку базовой команде программы в картировании направлений, уделяя особое внимание организациям гражданского общества. И налаживание связей с несколькими организациями, включая местные органы власти.
• Связь и взаимодействие с местными властями на базовом уровне: он/она оказывает поддержку руководству базы и команде программы в установлении и поддержании контактов с областными, районными и местные органы власти на уровне громады, оказывает поддержку во время внешних встреч и участвует в сборе данных о достижениях деятельности PUI в областях вмешательства.

Конкретные цели и связанные между собой деятельность

1. Участвовать в контекстном анализе на базовом уровне, выявлении пробелов в предоставлении гуманитарной помощи и потенциальных областях вмешательства.

• Он/она участвует в разработке оперативной стратегии на базовом уровне, выявлении пробелов в предоставлении гуманитарной помощи, потенциальных партнёрах на будущее проекты;
• Он/она участвует в исследовании новых мест для деятельности реализация;
• Он/она отвечает за установление контактов с местными органами власти и надлежащее последующее взаимодействие с ними;
• Он/она обеспечивает, чтобы данные и информация, предоставляемые PUI внешним заинтересованным сторонам, были актуально и своевременно; 
• Он/она отвечает за сбор отзывов о деятельности PUI от местных заинтересованных сторон;
• Он/она следит за развитием гуманитарной поддержки, предоставляемой местными субъектами в базовых районах вмешательства.< /li>

 2. Обеспечить безопасность имущества и людей филиала: