Ресепшн (полная занятость, Киев) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ищет квалифицированного специалиста для проектов в рамках Кластера устойчивого общества  на должность 

секретаря на стойке регистрации (полный рабочий день, Киев)

(Внутренний код SAP: Администратор)

 Проекты финансируются Федеральным министерством экономического сотрудничества и развития Германии (BMZ), софинансируются Европейским Союзом (ЕС) и реализуются GIZ. Хотя Программа планировала особенно сотрудничать с восточными регионами Харькова, Чернигова, Днепра, Херсона, Николаева, Одессы, Запорожья, Сум, Донецка и Луганска (ППТ), теперь она является прямым ответом на российское вторжение, постепенно расширяя свою деятельность географически; тем самым поддерживая деятельность по всей Украине. Общей целью является повышение качества социальных, медицинских и административных услуг и их доступности, в частности с учетом потребностей уязвимых групп населения. С этой целью проект будет координировать и сотрудничать с широким кругом местных/национальных и международных партнеров и заинтересованных сторон.

Основные обязанности и задачи:

• Встречает и приветствует посетителей и гостей RSC (Кластер устойчивого общества):
• надлежащим образом управляет входами, а также автоответчиком;
• собирает информацию о посетителях и информирует службу безопасности Бизнес-центра. соответственно;
• приветствует посетителей и гостей в зоне приема и предоставляет им запрошенную информацию и поддержку.
• Отвечает на входящие телефонные звонки:
• профессионально отвечает на телефонные звонки и сообщения и собирает информацию для перенаправления соответствующему персоналу.
• Регистрирует входящие и исходящие счета и другие документы:
• регистрирует все входящие и исходящие счета и сопутствующие документы в соответствии с установленными правила;
• объединяет счета-фактуры с актами приемки-передачи и табелями учета рабочего времени, другими сопроводительными документами;
• переводит счета-фактуры и сопроводительные документы при необходимости;
• Контролирует курьерскими службами:
• обеспечивает точный учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
• принимает, сортирует и распределяет всю входящую корреспонденцию, письма, посылки;
• организует доставку различных видов материалов и товаров в  киевские и региональные офисы (РО);
• обеспечивает правильное заполнение всех необходимых документов для отправки ценных грузов;
• поддерживает связь с поставщиками курьерских услуг по всем текущим сопутствующим вопросам;
• оказывает поддержку и рекомендации административным работникам и другим сотрудникам  РО по вопросам курьерских услуг;
• проверяет на точность и правильность ежемесячные счета за курьерские услуги и разделяет их согласно ПН;
• собирает статистику ежемесячных расходов на курьерские услуги.
• Контролирует закупку канцелярских и других товаров для офиса.
• отслеживает наличие канцелярских и хозяйственных товаров, воды и продуктовых товаров для нужд РСК;
• инициирует закупку необходимого количества товаров для РСК;
• обеспечивает точный учет.внесение приобретенных и реализуемых товаров в соответствующие реестры;
• поддерживает связь с соответствующими поставщиками по всем текущим сопутствующим вопросам;
• участвует в процессах, связанных с закупками (проводит исследования рынка, обосновывает выбор поставщиков, готовит расчет стоимости и т.д.);
• Осуществляет делопроизводство, оказывает помощь сотрудникам РСК:
• обеспечивает создание и регулярное обновление списков посещений офисов/контактов/адресов/дней рождения/ и т. д.;
• бронирует переговорные комнаты по запросу и помогает в подготовке переговорных комнат;
• составляет деловые письма, электронные письма при необходимости;
• управляет наличием периодических изданий в приемной (при необходимости);
• обеспечивает профессиональные услуги по управлению офисом  в т.ч. выполнение сопутствующих задач (обеспечение оптимальных условий труда; содержание, ремонт и благоустройство; надзор и организация обустройства переговорных комнат, социальных зон, рабочих зон, санузлов, укрытий)
• Дальнейшее обустройство офисных помещений для комфортных и современных условий работы; 
• Соответствует GIZ P+R, Кодексу поведения, видению и миссии GIZ.

Необходимая квалификация, профессиональный опыт и личные компетенции:

• Высшее образование
• отличное владение английским и украинским языками.
• Не менее 1-2 лет профессионального опыта на сопоставимой должности в международной среде;
• опыт работы в курьерских службах и покупка товаров является обязательным;
• базовое понимание платежных документов (на товары и услуги) является обязательным.
• Опрятный и профессиональный внешний вид, вежливый подход в общении с посетителями и персоналом РСК;
• ответственный подход к повседневным задачам;
• командный игрок с навыками межкультурного общения, клиентоориентированностью и сервисным отношением;
• сильное внимание к деталям и умение работать с цифрами
• умение работать в команде многозадачность;
• готовность предоставлять решения в пределах зоны ответственности;
• хорошее знание компьютерных приложений и IT-технологий (MS Office, телефон, электронная почта, интернет, техническое оборудование для встреч и конференций и т.д.);
• готовность повышать квалификацию в соответствии с выполняемыми задачами – соответствующие меры согласовываются с руководителем.

Мы предлагаем: 

• Официальное трудоустройство, фиксированная заработная плата в евро, премии по результатам работы и 13-я зарплата.
• Медицинская страховка, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, тренинги по твердым и мягким навыкам.
• Индивидуальная и групповая психологическая поддержка.
• Возможна гибкая и удаленная работа (в зависимости от потребностей проектов до 10 дней в месяц в пределах Украины). 
• Значительная и ценная работа, международная среда.

Условия трудоустройства:

Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Место назначения – Киев. Начинаем как можно скорее. Срок контракта составит 12 месяцев с возможностью продления.

 GIZ – работодатель, предоставляющий равные возможности, и предлагает привлекательную и интересную рабочую среду с возможностьювозможности для повышения квалификации.

Заявка:

 Мы с нетерпением ждем вашей заявки на английском языке, включающей ваше резюме и сопроводительное письмо, объясняющее вашу мотивацию подать заявку на работу до  17 COB февраля 2026, вторника. На следующих этапах процесса набора персонала мы свяжемся только с кандидатами, включенными в короткий список.

 Кандидатам предлагается предоставить свои документы со следующим заголовком:

•  Фамилия Имя_CV

•  Фамилия Имя_Сопроводительное письмо

 Отправляя заявку, вы даете согласие на обработку персональных данных для процессов набора исключительно в соответствии с правилами конфиденциальности данных GIZ. Ознакомиться с настоящими правилами вы можете по ссылке Защита данных | GIZ