Ассистент проекта в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Украине ищет квалифицированного специалиста для проекта «Проект интерфейса IKI Украина: «Поддержка Украины на пути к амбициозной и интегрированной климатической политике (GreenUkraine)» , чтобы заполнить должность:

Ассистент проекта (полная занятость, Киев)

(внутренний код SAP: Project Ассистент)

Проект направлен на углубление украинско-германского климатического сотрудничества для достижения прогресса в реализации целей по климату и биоразнообразию Украина на пути в ЕС. Выполняя функцию интерфейса IKI для Украины, проект поддерживает создание сетей, обмен знаниями и, в частности, сотрудничество между немецкими и украинскими политиками в области климата посредством содействия и создания прочных сетей. Предлагаемые заинтересованные стороны, включенные в форматы или диалоги по связанным с климатом темам Сети IKI в Украине, включают группы гражданского общества, частный сектор, организации-исполнители IKI в Украине и Немецко-украинское энергетическое партнерство. 

Компонент, касающийся Украинского климатического офиса, софинансируется ЕС. Его основной целью является создание Ресурсного и консультативного центра по климатическим инновациям и, таким образом, укрепление потенциала правительства, компаний и НПО/ОГО для принятия мер по защите климата. Он будет в значительной степени способствовать достижению климатической нейтральности в Украине в 2050 году. Таким образом, проект рекомендует подготовку политики и реализацию мер в Украине, которые эффективно поддерживают переход к климатически нейтральному, чистому, ресурсоэффективному и безопасному энергоснабжению. и использование.

Позиция ассистента проекта находится в Киеве, Украина, и разделена на 50% для всего проекта и 50% для компонента Украинского климатического офиса.         

Обязанности: 

Ассистент проекта отвечает за:

• Обеспечение хорошей коммуникации и обмена информацией со связанными проектами. , с офисом GIZ в Украине и головным офисом GIZ, а также с партнерскими организациями.
• Подача документов в справочные файлы или в систему управления данными (DMS) в соответствии с правилами подачи документов GIZ.
>
• Помощь директору советник в его/ее административных задачах (например, покупка билетов).
• Поддержка с привлечением местных и международных консультантов.
• Управление знаниями, их передача и распространение информации.
• Подготовка черновиков текущей корреспонденции, общих информационных записок, документов, переводов и протоколов встреч по запросу.

Задачи

Ассистент проекта выполняет следующие действия. задачи:

1. Работа и услуги секретариата 

Ассистент проекта:

• Организует и координирует встречи для директора программы и руководителя компонента.  
• Управляет входящей и исходящей корреспонденцией (почтой, факсом, электронной почтой), обеспечивая ее приоритетность, организацию и надлежащую обработку (включая ответы и отслеживание сообщений).  
• Помогает организовывать мероприятия и документировать встречи, мастер-классы и семинары в рамкахили вне проекта.  
• Подготавливает необходимые документы (запросы на услуги, предложения, счета и т. д.), необходимые для заключения контрактов с консультантами, площадками и подрядчиками.  
• Подготавливает и систематизирует информационные материалы для мероприятий.  
• Выполняет технические переводы внутренних документов, отчетов и презентаций.  
• Помогает подготовить программу посещения, составляет расписание поездок, организует транспортировку посетителей, бронирует гостиницы и билеты.   
• Участвует во внутренних и внешних (командных) встречах и семинарах и помогает их документировать, например. написав протокол.   
• При необходимости копирует и сканирует документы. 

  
2. Координация офиса, управление офисом и общая координация

Ассистент проекта: 

• Регулярно составляет список предстоящих встреч и мероприятий.  
• Сообщает руководству проекта о повреждениях/дефектах офисной мебели и оборудования, а также организует и контролирует техническое обслуживание и ремонт.  
• Помогает в подготовке помещений для гибридных/офлайн-мероприятий/встреч.

3. Администрирование и управление знаниями 

Ассистент проекта:

• Создает адресный файл с важными контактными адресами и поддерживает его.  
• Помогает создать и поддерживать систему хранения документов для офиса или проекта, обеспечивая конфиденциальность информации, особенно в области персонала и финансов.  
• Ежедневно обновляет систему хранения входящей и исходящей корреспонденции. 

4.Общие задачи

Ассистент проекта: 

• Принимает гостей и обеспечивает их комфорт ( предлагает чай, кофе, воду или прохладительные напитки) и предоставляет материалы мероприятия для удобства посетителей (гостей, партнеров, сотрудников проекта или консультантов).
• Организует и координирует персонал поддержки проекта и хорошо работает с ними. 

 5.Другие обязанности/дополнительные задачи

Ассистент проекта:

• Выполняет другие обязанности и задачи по поручению руководства.

Требуемые квалификация, компетенции и опыт: 

Квалификация

• Средняя школа образование.
• Сертификат/диплом или аналогичная квалификация признанного духовного колледжа. 

Профессиональный опыт

• 5 лет профессионального опыта на аналогичной должности

Другие знания, дополнительные компетенции

• Хорошее практическое знание технологий ITC (соответствующее программное обеспечение, телефон, факс, электронная почта, Интернет) и компьютерных приложений (например, MS Office).
• Английский (B2 или выше), родной украинский.
• Хорошо управленческие и организаторские способности.
• Клиенто- и сервис-ориентированность.
• Готовность повышать квалификацию в соответствии с выполняемыми задачами – соответствующие меры согласовываются с руководством.
• /ul>

  Мы предлагаем:

  • Официальное трудоустройство.
  • Заработная плата фиксированная в евро.
  • Работа- сопутствующие премии и 13-я зарплата.
  • Медицинская страховка.
  • 29 день отпускаежегодно.
  • Языковые занятия.
  • Тренинги по жестким и мягким навыкам.
  • Индивидуальная и групповая психологическая поддержка.
  • Возможно дистанционно и по гибкому графику. работа.
  • Значительная и ценная работа, международная среда.

  Условия трудоустройства

  Полная занятость с 40 лет. -часовая рабочая неделя. Место назначения – Киев. Срок действия контракта — до 31.10.2025 с большой вероятностью продления до 2029 года. Задание начинается как можно скорее.

  GIZ является работодателем, предоставляющим равные возможности, и предлагает привлекательную и стимулирующую рабочую среду с возможностями для повышение квалификации.

  Заявление 

  Заявление, состоящее из резюме кандидата и сопроводительного письма на английском языке, объясняющего мотивацию подачи заявления о приеме на работу, должно быть отправлено в [email protected] до COB 29 января 2025 г., среда.

  Отправляя заявку, кандидат дает согласие на обработку персональных данных исключительно в целях подбора персонала. 

  Только кандидаты, вошедшие в короткий список, будут свяжутся с вами на следующих этапах процесса набора персонала.