Ассистент программы, практика сообществ и управления в IREX

Кто мыIREX — глобальная организация развития и образования. Мы стремимся к более справедливому, процветающему и инклюзивному миру, где люди полностью реализуют свой потенциал, правительства служат своему народу и процветают сообщества. Имея прогнозируемый годовой портфель в размере более 150 миллионов долларов США и штат более 750 сотрудников по всему миру, мы работаем с партнерами в более чем 100 странах в четырех областях, важных для прогресса: воспитание лидеров, расширение прав и возможностей молодежи, укрепление институтов и расширение доступа к качественному образованию и информации. .IREX ищет квалифицированного специалиста на должность программного ассистента Украинского фонда быстрого реагирования (URRF). Ассистент программы будет помогать сотрудникам программы работать с заинтересованными сторонами, поддерживать местных участников и в некоторых случаях оказывать прямую помощь для удовлетворения критических потребностей и реагирования на непредвиденные потрясения, затрагивающие гражданское население и другие заинтересованные стороны в украинском конфликте. Из-за нестабильной среды программы конкретные обязанности и ответственность могут быстро меняться, что требует от ассистента программы высокой степени гибкости. Мы – деятели. Наш многолетний практический опыт помогает нам оказывать большее влияние, давать практические рекомендации и создавать долгосрочные партнерские отношения. Вы следующий член нашей команды? Ваше образование и навыки Степень бакалавра в области социальных наук, международных отношений или аналогичной дисциплины.1+ многолетний опыт работы в качестве программного/проектного/личного помощника, желательно в секторе НПО или МНПО, а также в проектах технической помощи. Хорошее знание английского и украинского языков. Сильные межкультурные и коммуникативные навыки. Умение решать множество задач и способность сохранять спокойное, дружелюбное поведение в стрессовых ситуациях.Отличные навыки письма.Сильные навыки систематизации.Способность быстро учиться и развивать проактивное мышление.Внимание к деталям.Сильные межличностные и организационные навыки.Продвинутое знание приложений MS Office.Способность быть гибким и реагировать на быстро меняющуюся среду программы. Должен продемонстрировать действительное доказательство неограниченного разрешения на работу в Украине. Ваши повседневные задачи Оказывать общую поддержку персоналу программы (старшему менеджеру программы и сотрудникам программы), в том числе фотокопирование, архивирование, ведение заметок и другие соответствующие задачи.Организовать почтовые доставки и распространять материалы, связанные с программой.Создавать заметки о встречах, резюме и другие письменные коммуникационные материалы.Оказывать логистическую поддержку персоналу, участникам программы и мероприятиям.Организовать онлайн и офлайн. презентации, дискуссии и встречи с международными экспертами и заинтересованными сторонами. Проекты документов, связанных с программой, таких как отчеты, истории успеха, планы, презентации, контракты и грантовые соглашения. Перевести документы, связанные с программой, с английского на украинский язык. по мере необходимости. Систематизировать и систематизировать данные и информацию с помощью SharePoint и других онлайн-систем. Общаться с субгрантополучателями, поставщиками и субподрядчиками (письменно и устно). Собирать отзывы и истории влияния от партнеров, заинтересованных сторон и бенефициаров в различных форматах (письменно, устно, визуальный). Координировать производство и распространение коммуникационных материалов программы, как печатных, так и цифровых.поддерживает проекты субгрантополучателей, проверяя финансовые документы, предоставляя обратную связь и обеспечивая соблюдение требований. Обрабатывает счета, проверяет финансовые документы, а также поддерживает процессы закупок и комплексной проверки для субгрантополучателей. Координирует доставку материалов и оборудования в гражданские убежища, склады или государственные учреждения, обеспечивая надлежащий брендинг и проведение мониторинговых посещений. Проводить мониторинговые визиты и оказывать поддержку на местах в Украине. Поддерживать деятельность по мониторингу и оценке, включая сбор данных и отчетность. Анализировать и предоставлять обратную связь по различным документы, такие как концептуальные заметки, бюджеты, отчеты и визуальные материалы. Обеспечивать соблюдение контрактов с поставщиками программ, консультантами и субподрядчиками. Обеспечивать веб-исследовательскую поддержку проектов и публикаций. Поддержка связанных с программой учетных записей и веб-сайтов в социальных сетях, включая составление проектов. публикации и предложение контента (по желанию, в зависимости от наличия). Поддержка старшего менеджера программы и сотрудников программы в координации и поддержании активного общения между персоналом проекта, партнерскими организациями, экспертами, тренерами, региональными координаторами, министерствами и ключевые заинтересованные стороны. Обеспечить поддержку мероприятий по мониторингу и оценке, сбору данных и отчетности. Организовать встречи и общаться (письменно и устно) с партнерами, субгрантополучателями, бенефициарами и поставщиками. Поддерживать сотрудников программы на встречах и других мероприятиях. Собирать отзывы и истории воздействия от партнеров, заинтересованных сторон, бенефициаров (включая устные, письменные, фотографии, видео и т. д.). Мониторинговые визиты в Украину. Поддержка старшего менеджера программы и сотрудников программы в координации и поддержание активного общения между персоналом проекта, партнерскими организациями, экспертами, тренерами, региональными координаторами, министерствами и ключевыми заинтересованными сторонами. Проведение интернет-исследований для поддержки разработки предложений и привлечения доноров. Помощь в подготовке документы, связанные с программой, такие как отчеты, планы и презентации, для поддержки усилий партнеров и развития бизнеса. Общение с партнерами, заинтересованными сторонами и субгрантополучателями для обеспечения четкого и эффективного сотрудничества. Организация встреч и обсуждений с заинтересованными сторонами для содействия построению отношений и сбора информации. .Оказание логистической поддержки мероприятий и деятельности, связанной с донорами.Проведение процессов закупок, включая подготовку контрактов, соглашений с поставщиками и документации о закупках.Ведение и организация финансовых отчетов для обеспечения точного отслеживания и соблюдения требований.Обработка и выставление счетов-фактур, проверка финансовых документов, и выполнять запросы подрядчиков. Проводить комплексную проверку субгрантополучателей и выполнять проверки рекомендаций для подрядчиков. Анализировать финансовые документы субгрантополучателей и предоставлять рекомендации по улучшению. При необходимости помогать сотрудникам программы и оказывать общую поддержку персоналу, включая фотокопирование, регистрацию, ведение заметок и т. д. соответствующие обязанности. Будьте в курсе мониторинга конфликта в Украине и того, как он влияет на персонал и сообщества, чтобы обеспечить безопасность всех участников. Самостоятельно и активно выполнять возложенные обязанности и ответственность. Прочие обязанности по мере необходимости. назначено. Вы получите преданные своему делу, страстные, совместныесотрудничающие и целеустремленные коллеги, которые делают IREX хорошим местом для работы. Вы получите лучшие в своем классе возможности обучения, развития и роста, а также комплексный пакет льгот, призванный помочь вам процветать. Это включает в себя программу благосостояния и помощи сотрудникам, медицинское страхование, гибкий график работы, щедрую политику PTO, стипендию в области технологий, разнообразную и инклюзивную рабочую среду и многие другие преимущества. Мы проводим проверку анкетных данных всех успешных кандидатов. Эта должность подходит для удаленной работы. Эта должность не имеет права на иммиграционное спонсорство. ПОЖАЛУЙСТА, НЕ ЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ — Работодатель с равными возможностями Мы являемся работодателем с равными возможностями, включая инвалидов и ветеринаров. Показать больше Показать меньше Посадовый ровень Базовый рівень Тип занятости Повний рабочий день Посадочные обвязки Администрация Галузи Некоммерческие организации