Операционный офицер в International NGO Safety Organisation

История организации

Международная организация по безопасности НПО (INSO), основанная в 2011 году, — это международная неправительственная организация, которая поддерживает работников гуманитарных организаций путем создания платформ по координации безопасности в условиях нестабильности. INSO предоставляет зарегистрированным НПО ряд бесплатные услуги, включая отслеживание происшествий в режиме реального времени, аналитические отчеты, данные и картографирование, связанные с безопасностью, поддержку кризисного управления, ознакомление персонала и обучение.

INSO предоставляет ежедневную поддержку более чем 1200 НПО, работающим в 18 самых небезопасных странах мира.

INSO зарегистрирована в Нидерландах, ее штаб-квартира находится в Гааге, международном городе мир и справедливость. 

INSO Украина 

INSO Украина открылась в 2015 году. После полномасштабного российского вторжения в феврале 2022 года она быстро расширилась до полноценной платформы, обслуживающей потребности НПО в быстро развивающемся конфликте. В настоящее время более 240 национальных и международных НПО получают услуги INSO как на украинском, так и на английском языке, включая информацию, анализ и консультации посредством широкого спектра письменных продуктов, встреч и брифингов, индивидуальных оценок, кризисной поддержки и широкого спектра учебных курсов. Наш страновой офис находится в Киеве, его поддерживают полевые офисы в Днепре и Одессе. 

В середине 2023 года INSO открыла Гуманитарный учебный центр недалеко от Львова, где проводит иммерсивные курсы HEIST и проводит новаторские исследования в области воздействия стресса и обучения гуманитариев. Масштаб и интенсивность конфликта в Украине продолжают создавать серьезные проблемы гуманитарной безопасности, особенно вокруг сильно оспариваемых прифронтовых территорий, где гуманитарное воздействие расширилось с 2023 года. В составе INSO Ukraine вы будете играть ключевую роль в поддержке НПО и помогать доставлять помощь нуждающимся людям более безопасным способом, в то же время будучи частью динамичного и растущего гуманитарного сообщества, объединяющего опыт со всего мира. 

INSO сейчас ищет опытного профессионала, который присоединится к нашей команде в качестве сотрудника по эксплуатации.

Описание вакансии

Офицер по операциям будет оказывать поддержку в выполнении операционных функций INSO, включая (но не ограничиваясь) закупки, логистику, организацию поездок и администрирование. Эта должность входит в состав оперативной группы и базируется в страновом офисе в Киеве, с периодическими поездками в офисы на местах по мере необходимости.  

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Закупки и логистика:

• Помогать операционному менеджеру (OM) в контроле за закупочной деятельностью, работая совместно с операционными, программными и финансовыми группами.
• Убедиться, что процессы закупок реализуются в соответствии с INSO SOP 2 с надлежащей документацией, подтверждающей все закупки.
• Принять руководить подготовкой документации и внедрением процедуры закупок из единого источника и конкурсных закупокes от начала до конца, а также оказывать помощь в проведении закупок на основе закрытых и открытых тендеров.
• Определять подходящих поставщиков, собирать котировки, готовить анализ предложений, проводить запросы цен (запрос котировок), участвовать в комиссиях по оценке тендеров, оформлять контракты, получать счета-фактуры, накладные на полученные товары (GRN) и акты оказания услуг, подавать запросы на оплату.
• Убедиться, что все документы о закупках (запросы на закупки (PR)), ценовые предложения, заказы на поставку/контракты, GRN, счета-фактуры) организованы и правильно хранятся в соответствующих электронных папках на Share Point.
• Поддерживайте PR-трекер, обеспечивайте его регулярное обновление и помогайте с подготовкой отчетов.
• Подготавливайте и управляйте соглашениями об уровне обслуживания (SLA) для обеспечения бесперебойной работы проекта.
• Контролируйте и консультируйте 2 помощников полевой поддержки (FSA) в Днепре и Одессе. офисам по вопросам, связанным с закупками.
• Помогать управлять, администрировать и физически проверять, при необходимости, офисные ресурсы, включая офисные помещения, активы, инвентарь, автопарк и другие соответствующие офисные системы и оборудование.

Администрирование.

• Поддерживать разработку и систематическое управление внутренней политикой и процессами, а также их внедрение во всех операциях INSO.
• Поддерживать точную систему хранения всех соответствующих документов о закупках.
• Помогать проводить проверки соответствия, причитающиеся донорам. трудолюбие и другие нормативные обязанности.
• Помощь в организации поездок и проживания для сотрудников и посетителей INSO Украина, приезжающих в Украину.
• Поддержка организации командных мероприятий, семинаров, семинаров.
• Выполнение других административных функций по мере необходимости.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ СПЕЦИФИКАЦИИ

Знания, навыки и Experience

Essential:

• Bachelor-level Degree in Business Administration, Supply chain, Logistics, or another relevant field
• Excellent Ukrainian and English language skills, both written and verbal
• Minimum 5 years of relevant work experience, at least part of it in the NGO sector or private business 
• Proficiency in Microsoft Office tools
• An understanding приверженность гуманитарным принципам

Приятно иметь:

• Опыт работы в секторе НПО 
• Юридическое или параюридическое образование или опыт
• Навыки ведения переговоров и знание украинского рынка и бизнес-среды

 Личные качества

• Точность и повышенное внимание к деталям
• Сильная организация и навыки планирования.
• Конфиденциальность, честность и чувство предотвращения конфликта интересов.
• Самомотивация, вежливость и смирение.
• Командный дух и способность поддерживать хорошие межличностные отношения.
• Гибкий, динамичный, проявляет инициативу.
• Умение работать под давлением.
• Эффективный коммуникатор.
• Умение работать в мультикультурной среде. окружающей среды

Политика защиты INSO

INSO полностью привержена безопасному найму, отбору и проверке всех потенциальных новых сотрудников, попечителей и добровольныхМы обеспечим строгое соблюдение нашего Кодекса поведения и политики безопасности на протяжении всего процесса найма. 

Правила и условия

Официальный трудовой договор с 3-месячным испытательным сроком с ожидаемой датой начала 2 марта 2026 года, 73 000 гривенЗаработная плата до уплаты налогов.

Как подать заявление

Отправьте следующее на адрес [email protected] и ссылку “Оперативный директор, Киев " в теме электронного письма до 8 февраля 2026 г.. Следующие документы должны быть в формате PDF на английском языке:

• Сопроводительное письмо с указанием того, насколько вы соответствуете обязательным требованиям, какие-либо предпочтительные характеристики, ваша мотивация для подачи заявления и что вы надеетесь принести в INSO.
• Обновленное резюме.

Пожалуйста, не присылайте никакой дополнительной информации. Свяжутся только с кандидатами, включенными в шорт-лист.