Operations Coordinator/ Координатор(-ка) по операционной деятельности в IREX / International Research and Exchanges Board

Кто мы

В IREX мы стремимся к более справедливому, процветающему и инклюзивному миру, где люди полностью реализуют свой потенциал, правительства служат своему народу и процветают сообщества.

Но во всем мире постоянная бедность, репрессии и несправедливость не позволяют слишком многим людям полностью реализовать свой потенциал.  Чтобы решить эти проблемы, мы фокусируемся на людях, а не на вакцинах, дорогах или колодцах. Мы поддерживаем отдельных лиц и учреждения в создании перемен в их собственных сообществах и создании межличностных мостов между странами.

IREX работает с партнерами в более чем 100 странах в четырех областях, важных для прогресса: воспитание лидеров, расширение прав и возможностей. молодежь, укрепление институтов и расширение доступа к качественному образованию и информации.

IREX в Украине ищет квалифицированного координатора операций, который будет способствовать эффективной работе офиса IREX, выполняя различные административные задачи и будет также обеспечивают общие функции офисной поддержки, такие как прием и обслуживание офиса, поддержание запасов канцелярских товаров, поддержка логистики поездок для старшего руководства и отслеживание журнала водителей. Координатор операций также будет оказывать административную и операционную поддержку менеджеру по персоналу по запросу. Выполняет дополнительные обязанности и задачи для удовлетворения потребностей организации, команды или по поручению руководителя.

Вы получите:

Преданный, страстный, коллеги, ориентированные на сотрудничество и целеустремленные, делают IREX хорошим местом для работы. Вы получите лучшие в своем классе возможности обучения, развития и роста, а также комплексный пакет льгот, призванный помочь вам процветать. Это включает в себя программу благосостояния и помощи сотрудникам, медицинское страхование, гибкий график работы, щедрую политику PTO, стипендию в области технологий, разнообразную и инклюзивную рабочую среду и множество других преимуществ.

Вы следующий член нашей команды?

Ваше образование и навыки

• Степень бакалавра в области администрирования, управления персоналом или смежных областях;
• Минимум 2 года соответствующего опыта работы.
• Опыт работы в некоммерческой организации приветствуется;
• Понимание и интерес к процессам реформ в Украине;
• Демонстрация ориентации на обслуживание клиентов;
• Демонстрация владения Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint и Excel).
• Отличное внимание к деталям и сильные организационные навыки, включая управление временем, способность расставлять приоритеты для нескольких задач в быстро меняющейся рабочей среде и способность сохранять гибкость, соблюдая при этом строгие сроки.
• Свободное владение украинским языком.
• Отличные навыки устного и письменного общения;
• Предпочтительно хорошее знание английского языка.
• Необходимо продемонстрировать действительное доказательство неограниченного разрешения на работу в Украине.

Ваши повседневные задачи

• Отвечает и предоставляет основную информацию на общие запросы;
• Убедяется, что оборудование общего пользования обслуживается вовремя (например, Ксерокс, принтеры);
• Поддерживает наличие всех канцелярских товаров и заказывает новые расходные материалы при необходимости;
• Координирует работуобщается с внешним складом для своевременного получения коробок, а также запроса и обновления списка отслеживания по мере необходимости;
• координирует с компанией по уборке офисов график уборки или дополнительные запросы;
• обслуживает исходящие почтовый реестр;
• Ведет реестр карт доступа в офис, ключей, заказывает карточки для новых сотрудников, при необходимости обращается в службу безопасности офисного объекта, координирует прием сотрудников и гостей.
• Контакты с администрация офисного объекта по вопросам содержания офиса, ремонта и т.д.;
• Собирает и отправляет корреспонденцию;
• Переводит документы с украинского – на английский, с английского – на украинский по запросу;
>
• Подчиняет и контролирует поставщиков обычных офисных операций — такси, грузоперевозки, сторонние складские помещения;
• Служит контактным лицом для поставщика отгрузок — заказ клиентских карточек для новых сотрудников и т. д.;
• li>Логистика поездок для персонала и высшего руководства, а также для конференций/тренингов;
• Отслеживает журнал водителя и уборщика офиса;
• Поддерживает менеджера на мероприятиях, выездных мероприятиях сотрудников, конференциях, организациях.
• Поддерживает менеджера в управлении запасами.
• Координирует своевременные ежемесячные платежи поставщикам и консультантам.
• Связывается с арендодателем по вопросам содержания офиса.
• >Выполнение небольших операций, связанных с закупками и заключением контрактов.
• Другие возложенные обязанности.

IREX примет разумные меры в соответствии с Законом об американцах-инвалидах 1990 года, и Поправки к Закону об американцах-инвалидах 2008 года.

Мы проводим проверку анкетных данных всех успешных кандидатов.

Эта должность находится в Киеве.

Эта должность не подлежит иммиграционному спонсорству.

НЕ ЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ, ПОЖАЛУЙСТА

EOE – равные возможности Работодатель

Мы являемся работодателем, предоставляющим равные возможности и приверженным многообразию.

Все люди, независимо от личных характеристик, приглашаются подать заявку. AA/EOE/M/F/Vet/Disabled

Заинтересованным кандидатам предлагается отправить резюме и сопроводительные письма на адрес  [email protected]  как можно скорее, указав в теме письма название должности. Собеседования будут проводиться по мере поступления. Позиция открыта до заполнения.