Младший административный специалист (полная занятость, Винница) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ищет для программы “U-LEAD with Europe: Ukraine – Local Empowerment, Accountability and Development Programme” квалифицированный сотрудник на должность :

Младшего административного специалиста (полный рабочий день, Винница)

(внутренний код SAP: Junior Administration Специалист)

За последние несколько лет Украина разработала и приняла различные законы в пользу амбициозной реформы децентрализации, которая меняет отношения между национальным, региональным и местным уровнями и укрепляет институциональный потенциал. Успех реформы децентрализации во многом зависит от координации и сотрудничества между различными заинтересованными сторонами, участвующими в реализации реформы на национальном, региональном и местном уровнях. Учитывая новые важные задачи, обязанности и финансовые ресурсы, которые получили органы местного самоуправления, реализация реформы должна сопровождаться экспертными консультациями, обучением и разнообразными мерами поддержки. U-LEAD (Украина-Расширение прав и возможностей местного населения, подотчетность и развитие) — это специальная мера, которая проводится в рамках мультидонорской акции ЕС и его государств-членов Германии, Польши, Дании, Франции и Словении с целью поддержки создания многоуровневого управления, которое является прозрачным, подотчетным и реагирующим на потребности населения Украины.

 Мы ищем высокомотивированного младшего административного специалиста для поддержки работы регионального офиса U-LEAD в Виннице. область.

 Области ответственности и задачи:

• Обеспечивает управление офисом, контроль над имуществом на объекте, помогает в инвентаризации имущества.
• Прием, ведение, хранение документов, перевод на английский язык.
• Управляет приглашениями на мероприятия, организуемые Винницким региональным отделением и/или оперативной командой/рабочими группами, проверяет запланированную посещаемость, составляет списки участников, информирует участников о логистика мероприятий, управляет запросами участников, распределяет и собирает заполненные стандартизированные формы оценки.
• Организация различных типов мероприятий в соответствующей области, включая управление участниками и логистику.
• Отслеживание финансов мероприятий, включая подготовку запросов на обслуживание, предварительную проверку счетов и отчетов о мероприятиях.
• Точный ввод данных соответствующей области в U-LEAD с помощью инфраструктуры управления данными Европейской программы (U-DATA) в соответствии с требованиями руководящие принципы.
• Соблюдает правила защиты персональных данных при работе со списками участников и внесении персональных данных в U-DATA.
• Организует логистику мероприятий, включая питание, размещение, проезд участников. Поддерживает Программу во всех организационных аспектах в соответствующей области.
• Подготавливает запросы на обслуживание совместно с лицом, ответственным за подготовку мероприятия.
• Внедряет или помогает КМУ в реализации установленных процедур закупок и заключения контрактов, обеспечивая соответствие бренду U-LEAD и видимости.
• Собирает счета и выполняет работу.отчеты CE (включая списки участников) с соблюдением установленных сроков. Предварительно проверяет и предварительно обрабатывает счета для будущего управления со стороны CMU.
• Файлирует документы о мероприятиях/связанных с ними документах, делает цифровые копии файлов.
• Участвует в мониторинге затрат.
• Вводит данные, относящиеся к мероприятиям, участникам, тренерам, и дополнительные данные в U-DATA вместе со всеми подтверждающими документами (повестки дня, отчеты, фотографии, стандартизированные формы оценки и т. д.). Координирует свои действия с главой регионального офиса, политическими советниками и ГНТ для обеспечения качества и точности данных, вносимых в U-DATA, включая внесение всех запланированных событий за месяц вперед.
• Регулярно проверяет и обновляет важные события U-DATA в соответствующей области, своевременно сообщая о них в U-LEAD.
• Обеспечивает прием, обработку, хранение и перевод некоторых из них на английский язык.
• Действует как координатор по безопасности регионального офиса и сотрудничает с Управлением по управлению рисками GIZ.
• Регулярно общается с местными поставщиками услуг. 
• Эффективно общается и сотрудничает с коллегами из Регионального офиса, командой U-LEAD, а также из других региональных офисов и других проектов GIZ в Украине. 
• Обеспечивает конфиденциальное поведение по отношению к третьим лицам во всех внутренних вопросах.
• Вносит вклад в подготовку и реализацию местных вкладов со стороны RO.
• Регулярно общается и отчитывается перед главой регионального офиса и заместителем руководителя отдела RegOps. 

 Необходимая квалификация, профессиональный опыт и личные компетенции:

• Степень бакалавра или ее эквивалент.
• Опыт работы не менее 2 лет в сфере организации мероприятий, офис-менеджмента или смежных областях.
• Сильные организационные навыки и навыки планирования.
• Способность работать под давлением.
• Ориентация на клиента и обслуживание отношение.
• Сильный командный игрок.
• Очень хорошее знание украинского и английского языков.
• Очень хорошие навыки работы на компьютере (MS Office Suite, Excel, PowerPoint и т. д.).
• Опыт управления проектами.

 Мы предлагаем:  

• Официальное трудоустройство, фиксированная зарплата в евро, бонусы по результатам работы и 13-е место. зарплата.
• Медицинская страховка, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, тренинги по твердым и мягким навыкам.
• Индивидуальная и групповая психологическая поддержка.
• Возможна гибкая и удаленная работа (в зависимости от потребностей проектов до 10 дней в месяц в пределах границы Украины). 
• Значительная и ценная работа, международная среда.

Условия трудоустройства:

 Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Место назначения – Винница. Окончание контракта - 31.12.2027 (с возможностью продления) или возвращение на работу мобилизованного сотрудника.

 GIZ является работодателем равных возможностей и предлагает привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями повышения квалификации.

 Заявка:

 Мы с нетерпением ждем вашего заявления на английском языке, включающего васваше резюме и сопроводительное письмо, объясняющее вашу мотивацию подать заявку на вакансию до  COB 02 декабря 2025 года, вторника. На следующих этапах процесса набора персонала мы свяжемся только с кандидатами, включенными в короткий список.

 Кандидатам предлагается предоставить свои документы со следующим заголовком:

•  Фамилия Имя_CV

•  Фамилия Имя_Сопроводительное письмо

 Отправляя заявку, вы даете согласие на обработку персональных данных для процессов набора исключительно в соответствии с правилами конфиденциальности данных GIZ. Ознакомиться с настоящими правилами вы можете по ссылке Положение о конфиденциальности данных | Карьерный портал | Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH