Младший административный специалист в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft Fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH в Украине ищет квалифицированных специалистов для проекта «Национальная система торговли выбросами Украины» (далее «Проект») для своего офиса в Киеве для заполнения вакансий из:

Младший административный Специалист (полная занятость, Киев)

(внутренний код SAP: Junior Administration Специалист) 

Проект GIZ ETS поддерживает Правительство Украины в лице Министерства охраны окружающей среды и природных ресурсов Украины (МЭПР) при разработке и внедрении схемы торговли выбросами (СТВ), аналогичной или эквивалентной схеме торговли выбросами ЕС (EU ETS). Поддержка GIZ в основном сосредоточена на национальном уровне и предполагает интенсивное сотрудничество с MEPR по различным темам. GIZ продолжит оказывать эту поддержку еще в течение 1,5 лет. Проект будет оказывать помощь в 5 основных областях: (1) развитие потенциала органа, ответственного за внедрение СТВ; (2) разработка цифрового инструмента обработки данных участников ЕТС; (3) рекомендации по установлению «ограничения» для украинской СТВ; (4) рекомендации по правилам распределения квот и (5) помощь в разработке и реализации пилотного этапа ETS. Поскольку в июне 2022 года Украина получила статус страны-кандидата в ЕС и имеет амбициозную цель стать членом ЕС в ближайшем будущем, помощь проекту будет в основном руководствоваться соответствующим опытом, подходами и процедурами ЕС. В рамках проекта открывается вакансия младшего административного специалиста на полный рабочий день для ежедневной поддержки реализации проекта. Должность младшего административного специалиста предполагает выполнение перечисленных ниже функций.

Обязанности:

• обеспечение бесперебойности ежедневных офисных процедур и поддержку выполнения задач Проектов; 
• обеспечение административной поддержки Проектов; 
• удовлетворение административных нужд офиса с минимальным вмешательством; 
• обеспечение соблюдения финансовых и административных правил; 
• планирование и организация (административно) внутренних и внешних мероприятий Проектов (онлайн/оффлайн); 
• оказание помощи в организации поездок; 
• поддержка мониторинга и оценки Проекта. 

Задачи:

1. Координация 

• обеспечение обмена информацией между сотрудниками проекта, партнерами и другими учреждениями; 
• подготовка и организация внутренних и внешних встреч/семинаров/конференций; 
• организация мероприятий или поддержка мероприятий, организованных партнерскими организациями, проверка запланированной посещаемости, списков участников, стандартизированных форм оценки; 
• эффективное общение и сотрудничество с коллегами по проектам и другим проектам GIZ в Украине; 
• обеспечение конфиденциальности поведения по отношению к третьим лицам во всех внутренних делах; 
• регулярно отчитываться перед начальством. 

2. Объявлениеминистерство 

• отвечать за организацию административных и логистических аспектов проектной деятельности (встречи, семинары и т. д.); 
• внедрение или оказание помощи координаторам проекта в реализации процедур закупок и заключения контрактов на товары и услуги; 
• обеспечение исправной работы оргтехники; 
• обеспечение приема, обработки документов, создания цифровых копий, хранения и перевода части из них на английский язык; 
• подача документов в соответствии с внутренними правилами подачи документов GIZ;
• отслеживание текущих периодов действия нескольких контрактов, доставка и отчетность о результатах и ​​графике платежей;
• оказание помощи в поездках управление персоналом проекта и партнерами проекта.

3. Финансы, бухгалтерский учет, мониторинг и оценка (МиО) 

• помощь в подготовке оперативного и бюджетного планирования проектов; 
• содействие мониторингу затрат; 
• сбор счетов и отчетов о проделанной работе (в том числе списков участников) с отслеживанием сроков; 
• предварительная проверка и предварительная обработка счетов для дальнейшего управления Отделом обслуживания; 
• проверка отчетов о командировочных расходах сотрудников на предмет утверждения их руководителем; 
• поддержка группы МиО по мере необходимости; 
• регулярная проверка и обновление важных событий в системах мониторинга и оценки, своевременное информирование о них руководства проектов; 
• ввод данных о мероприятиях, участниках, тренерах и других данных в систему МиО вместе со всеми подтверждающими документами (повестками дня, отчетами, фотографиями, стандартизированными формами оценки и т. д.); 
• соблюдение правил защиты персональных данных при работе со списками участников и внесении персональных данных в системы мониторинга.

Необходимая квалификация, опыт и компетенции:  >

Квалификация 

• высшее образование по соответствующей специализации и желательна квалификация в области делового администрирования (эквивалент бакалавра или MBA). 

Профессиональный опыт 

• не менее 3 лет профессионального опыта на аналогичной должности. 

Другие знания, дополнительные компетенции 

• очень хорошее практическое знание технологий ITC (соответствующее программное обеспечение, телефон, факс, электронная почта, Интернет) и компьютерные приложения (например, MS Office, Excel, PowerPoint, MS Teams и т. д.); 
• бизнес-владение украинским и английским языками, знание немецкого языка является преимуществом; 
• углубленное понимание организации административного планирования, планирования мероприятий и организации семинаров; 
• большой опыт управленческой и административной поддержки; 
• готовность к повышению квалификации в соответствии с выполняемыми задачами – соответствующие меры по согласованию с руководством; 
• надежность, конфиденциальность, гибкость и стрессоустойчивость; 
• сильные организационные навыки и навыки планирования; 
• умение работать в условиях дефицита времени; 
• клиентоориентированность и сервисоориентированность; 
• хорошие коммуникативные навыки и навыки ведения переговоров; 
• сильный командный игрок; 
• чвысокая степень лояльности, самоорганизованность;
• отличный тайм-менеджмент.

Мы предлагаем: 

• официальное трудоустройство;
• зарплата фиксированная в евро, премии по результатам работы и 13-й оклад;
• медицинская страховка, 29 дней отпуска в год;
• Языковые курсы, твердые и мягкие навыки тренинги;
• индивидуальная и групповая психологическая поддержка;
• возможна удаленная и гибкая работа;
• содержательная и ценная работа, международная среда.

Условия трудоустройства

Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Срок действия договора – до 31.01.2026. Задание начинается как можно скорее. Место службы: Киев. Ожидаются командировки (за границу) и в различные регионы Украины в соответствии с требованиями проекта и правилами безопасности. 

GIZ — работодатель, предоставляющий равные возможности и предлагающий привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями для повышения квалификации. 

Применение < /p>

Заявление, состоящее из резюме кандидата и сопроводительного письма на английском языке, объясняющего мотивацию подачи заявления на вакансию, должно быть отправлено на адрес [email protected]< /пролет> до  COB января 27 202 г.5< strong>, Понедельник.

Отправляя заявку, кандидат дает согласие на обработку персональных данных исключительно в целях подбора персонала. Только кандидаты, вошедшие в короткий список, будут свяжутся с вами на следующих этапах процесса набора персонала.