Младший административный специалист в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft Fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ищет квалифицированного специалиста для проекта «U-LEAD with Europe: Ukraine – Программа расширения возможностей, подотчетности и развития на местном уровне» на должность : 

Младший административный специалист Специалист (полная занятость, Ровно)

(внутренний код SAP: Младший административный специалист Специалист)

В За последние несколько лет Украина разработала и приняла различные законы в поддержку амбициозной реформы децентрализации, которая меняет отношения между национальным, региональным и местным уровнями и укрепляет институциональный потенциал. Успех реформы децентрализации во многом зависит от координации и сотрудничества между различными заинтересованными сторонами, участвующими в реализации реформы на национальном, региональном и местном уровнях. Учитывая новые важные задачи, обязанности и финансовые ресурсы, которые получили органы местного самоуправления, реализация реформы должна сопровождаться экспертными консультациями, обучением и разнообразными мерами поддержки. U-LEAD (Украина – расширение прав и возможностей, подотчетность и развитие местного сообщества) – это специальная мера, которая проводится в рамках многодонорской акции ЕС и его государств-членов Германии, Польши, Дании и Словении для поддержки украинского правительства в реализации реформа децентрализации.

Мы ищем высокомотивированного младшего административного специалиста для поддержки работы нашего регионального офиса в Ровно.

Области ответственности и задачи: 

• Управление офисом, инвентаризация, контроль объектов на объекте.
• Прием, ведение документов, архивирование, перевод на английский язык.
• Управляет приглашения на мероприятия, организуемые Ровенским региональным отделением и/или оперативной группой, проверяет запланированную посещаемость, составляет списки участников, информирует участников о логистике мероприятия, обрабатывает запросы участников, распределяет и собирает заполненные стандартизированные оценочные формы.
• Организация различных типов мероприятий в соответствующей области, включая управление участниками и логистику.
• Отслеживание финансов мероприятий, включая подготовку заявок на обслуживание, предварительную проверку счетов и отчетов по мероприятиям.
• Организация различных типов мероприятий в соответствующей области, включая управление участниками и логистику.
• Отслеживание финансов мероприятий, включая подготовку заявок на обслуживание, предварительную проверку счетов и отчетов по мероприятиям.
• Организация различных типов мероприятий в соответствующей области, включая управление участниками и логистику.
• Отслеживание финансов мероприятий, включая подготовку заявок на обслуживание, предварительную проверку счетов и отчетов по мероприятиям.
• Организация различных типов мероприятий в соответствующей области, включая управление участниками и логистику.
• Отслеживание финансов мероприятий, включая подготовку заявок на обслуживание, предварительную проверку счетов и отчетов по мероприятиям.
• Отслеживание финансов мероприятий в соответствующей области. li>
• Точный ввод данных соответствующей области в U-LEAD с помощью инфраструктуры управления данными Европейской программы (U-DATA) в соответствии с руководящими принципами.
• Соблюдает правила защиты персональных данных при работе со списками участников. и ввод персональных данных в U-DATA.
• Организует логистику мероприятий, включая питание, размещение, проезд участников. Поддерживает Программу во всех организационных аспектах в соответствующей области.
• Подготавливает запросы на обслуживание в сотрудничестве с лицом, ответственным за подготовку мероприятия.
• Реализует или помогает ГУП в реализации установленных процедур закупок и заключения контрактов, обеспечивая соответствие бренду U-LEAD и видимости.
• Собирает счета и отчеты о результатах деятельности (включая списки участников) послесроки. Предварительно проверяет и обрабатывает счета для будущего управления со стороны ГУП.
• Файлирует события/связанные документы, делает цифровые копии файлов.
• Участвует в мониторинге затрат.
>
• Вводит данные о мероприятиях, участниках, тренерах и другие данные в UDATA вместе со всеми подтверждающими документами (повестками дня, отчетами, фотографиями, стандартизированными формами оценки и т. д.). Координирует свои действия с главой Регионального бюро, политическими советниками и STE для обеспечения качества и точности данных, вводимых в U-DATA, включая ввод всех запланированных событий за месяц вперед.
• Регулярно проверяет и обновляет важные события U-DATA в соответствующей области, своевременно сообщая о них в U-LEAD.
• Обеспечивает управление офисом, контроль над активами на месте, помогает в инвентаризации активов.
• li>Обеспечивает прием, обработку, хранение и перевод некоторых из них на английский язык.
• Выполняет функции координатора по безопасности регионального офиса и оперативной группы, а также сотрудничает с отделом управления рисками GIZ.
li>
• Регулярно общается с местными поставщиками услуг.
• Эффективно общается и сотрудничает с коллегами из Регионального офиса, командой U-LEAD, а также из других региональных офисов и других проектов GIZ в Украине.
• Обеспечивает конфиденциальное поведение по отношению к третьим лицам во всех внутренних вопросах.
• Регулярно общается и отчитывается перед главой регионального офиса. 

Необходимая квалификация, компетенции и опыт:

• Степень бакалавра или ее эквивалент.
• Стаж работы не менее 2 лет. опыт работы в сфере организации мероприятий, офис-менеджмента или смежных областях.
• Сильные организационные навыки и навыки планирования.
• Способность работать под давлением.
• Отношение к клиентам и обслуживанию. .
• Сильный командный игрок.
• Очень хорошее знание украинского и английского языков.
• Очень хорошие навыки работы с компьютером (MS Office Suite, Excel, PowerPoint и т. д.).

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство.
• Заработная плата фиксированная в евро, премии по результатам работы. и 13-я зарплата.
• Медицинская страховка, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, тренинги по твердым и мягким навыкам.
• Индивидуальная и групповая психологическая поддержка, возможно удаленно. и гибкий график работы.
• Значительная и ценная работа, международная среда. 

Условия трудоустройства

Задание начинается как можно скорее. Это штатная должность в декретном отпуске с 40-часовой рабочей неделей. Должность в Ровненском РО U-LEAD с Европой с мобильной работой. Место назначения – Ровно или область. Срок действия договора до 30.04.2025. Возможно продление.   

GIZ — работодатель, предоставляющий равные возможности и предлагающий привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями для повышения квалификации.

Приложение 

Приложение Состоящее из резюме кандидата и сопроводительного письма на английском языке, объясняющего мотивацию подачи заявления на вакансию, должно быть отправлено на адрес [email protected] до COB 18 октября 2024, пятница.

Отправляя заявку, кандидат дает согласие на обработку персональных данных исключительно в целях подбора персонала. 

Только кандидаты, вошедшие в короткий список, будут свяжутся с вами на следующих этапах процесса набора персонала.