Специалист по персоналу и администрированию Украина Одесса в Norwegian Refugee Council

Описание вакансииВакансия открыта для кандидатов, имеющих законное право на работу в Украине. Обратите внимание, что мы не можем предоставить разрешения на работу или спонсорскую визу для этой должности. Ожидается, что все сотрудники NRC будут работать в соответствии с основными ценностями организации: преданность делу, инновации, инклюзивность и подотчетность. Эти установки и убеждения будут определять наши действия и отношения. Роль и обязанности Целью должности офицера является повседневное выполнение административных функций в местном офисе. Общие обязанности (максимум 10). Эти обязанности должны быть одинаковыми для всех должностей с одинаковым названием. Обязанности должны быть краткими и существенными. Подробности содержатся в плане работы и развития. Обеспечить соблюдение политик, инструментов, руководств и руководств NRC. Внедрить портфель делегированных функций поддержки в соответствии с планом действий. Подготовить и разработать отчеты о состоянии в соответствии с требованиями менеджера по персоналу. Обеспечить правильное оформление документов. Продвигать и делиться идеями по улучшению функции администратора и отдела кадров в местном офисе. Любые другие обязанности, которые будут поручены руководителем отдела кадров/HR. Конкретные обязанностиЭти обязанности должны быть адаптированы к особенностям места работы и контексту, этапу работы, стратегическому фокусу и типу программного вмешательства. Этот раздел должен пересматриваться каждый раз, когда нанимается новый сотрудник или существенно меняется контекст. Черновики писем, сопроводительное письмо для официальной переписки. На общие запросы отвечайте точной информацией. Отправка получения, распространение и хранение входящих и исходящих писем, почты и других документов для полевого офиса. Организация и планирование встреч и встреч, когда и если это необходимо. Приветствуйте клиентов/поставщиков/посетителей NRC профессионально и дружелюбно. Организация бронирования отелей и предоставления туристических услуг для местного и международного персонала. Помощь в выполнении административных задач и предоставление исследовательской и административной поддержки отдельным лицам, где это необходимо. Перевод официальных документов, как письменных, так и устных в режиме реального времени (при необходимости). Работа с официальными учреждениями по трудоустройству и местными органами власти (при необходимости). Организация мероприятий и тренингов для персонала. Инициирование закупок. процедуры с использованием системы Agresso Procurement Обеспечьте бесперебойную работу офисного денежного потока, контролируя ежедневные офисные расходы, готовя еженедельные и ежемесячные отчеты о наличности, заявки на наличные и отчеты о финансовой отчетности на постоянной основе. Обеспечить поддержание системы хранения всех административных документов в соответствии с древом документации NRC как в печатном, так и в электронном виде. Подготовить любую документацию по этой области от имени NRC для государственных органов. Критические интерфейсы Под интерфейсами NRC понимает процессы и проекты, которые взаимосвязаны с другими отделами/подразделениями или людьми. Соответствующими интерфейсами для этой должности являются: Логистика, Финансы, Закупки, Программа управления персоналом Программа управления персоналом (CMG и HRM). Компетенции Компетенции важны для достижения желаемых результатов сотрудником и организацией. Они актуальны для всех сотрудников и разделены на следующие две категории: Профессиональные компетенции. Это навыки, знания.и опыт, которые важны для эффективной работы. Общие профессиональные компетенции: Высший уровень образования (высшее образование) желателен. Опыт работы офис-менеджером/администратором в международной организации. Отличные организационные навыки и навыки планирования. Знание первичного бухгалтерского учета. Отличные устные и письменные коммуникативные навыки. на английском (обязательно) и украинском языках. Хорошее владение Microsoft Office. Предыдущий опыт работы в сложных и нестабильных условиях будет преимуществом. Контекст/Специфические навыки, знания и опыт: Ответственный, пунктуальный, внимательный к деталям, быстрый, воспитанный, порядочный и готов работать Отличные навыки межличностного общения. Доказанная способность справляться со сложной рабочей нагрузкой. Способность работать независимо и инициативно. Поведенческие компетенции (макс. 6). Это личные качества, которые влияют на то, насколько успешны люди в своей работе. В системе компетенций NRC указано 12 поведенческих компетенций, и для этой должности необходимы следующие: Работа с небезопасной средой. Планирование и достижение результатов. Расширение прав и возможностей и укрепление доверия. Общение с влиянием и уважением. Эта позиция открыта для кандидатов, которые имеют законное право работать в Украине. Обратите внимание, что мы не можем предоставить разрешения на работу или спонсорскую визу для этой должности. Показать больше Показать меньше Посадовый ровень Базовый рівень Тип занятости Повний рабочий день Посадочные обвязки Управление персоналом Галузи Некоммерческие организации