Специалист по финансам в HELVETAS Swiss Intercooperation

1. Background

HELVETAS is the largest Swiss nongovernmental organization with dual mandate for long term development and humanitarian response In it has been present in Ukraine for several year implementing development projects mainly through local partners.

During 2022 HELVETAS initiated emergency asistance. > Предпосылки

HELVETAS - крупнейшая швейцарская неправительственная организация с двойным мандатом: долгосрочное развитие и гуманитарное реагирование. В Украине она присутствует уже несколько лет, реализуя проекты развития преимущественно через местных партнеров. >

В течение 2022 года HELVETAS инициировала оказание чрезвычайной помощи. наше операционное присутствие для предоставления комплексного реагирования на текущий гуманитарный кризис. HELVETAS планирует работать в Украине в течение следующих 5 лет. strong>

• Assist the Finance Manager в обзоре всех финансовых новостей и supporting documents of partner организациях;
•  Prepare Bank and Cash payments;
•  Ensure to update Expense Journals and Cashbooks в Excel на дни основы для положения актуального состояния существующего денежного лиха count and bank balance in all currencies ;
•  Submit Bank statements and signed Cash Inventory and Cash Books to Finance Справка после 5-го каждого календарного месяца;
•  Ensure month end accounting is carried out including cash counts and bank reconciliation are on timely manner;
•  Ensure that all expenses are entered into the BAS аккаунт programme on a monthly basis for accounting purposes in согласование с украинским правом;
• Validate and sign Purchase Requisitions, Approval of Payment from Finance side;
• and approving journals before their Postings;
•  Ensure that scanned vouchers are saved in OneDrive on monthly basis;
•  Check log sheets and fuel-calculation forms provided by Logistic Manager, provide fuel-advances и fuel reimbursement.
•  Active take part in harmonization of operational работа: одевание с мыслями, создание инструментов, улучшение менеджмента и т.д.;
• Other working duties regarding to operational tasks of Finance department.

2. Цель консультирования и основные задачи консультантов

< li> Помогать финансовому менеджеру проверять все финансовые отчеты и сопроводительные документы партнерских организаций;
• Подготовка банковских и наличных платежей;
• Обеспечение ежедневного обновления журналов расходов и кассовых книг в формате Excel для отображения фактического состояния наличных денег и банкиского баланса во всех валютах;
• Подавать банковские выписки и подписанные кассовые книги финансовому менеджеру до 5 числа каждого календарного месяца;
• Обеспечить своевременное проведение бухгалтерского учета на конец месяца, включая подсчет наличности и сверку банковских счетов;
• Обеспечение ежемесячного внесения всех расходов в бухгалтерскую программу BAS для целей бухгалтерского учета в соответствии с украинским законодательства;
• Проверять и подписывать заявки на закупку, утверждать платежи со стороны финансового отдела;
• Обеспечение точного и своевременного осуществления бухгалтерских проводок в соответствии с внутренними инструкциями и украинским законодательством путем проверки и утверждения журналов перед их проведением;
• Обеспечить ежемесячное сохранение отсканированных ваучеров в OneDrive;
• Проверять путевые листы и формы расчета горючего, предоставленные менеджером по логистике, предоставлять авансы на топливо и возмещать расходы на топливо.
• Активное участие в гармонизации операционной работы: обмен идеями, создание инструментов, обновление инструкций и т.д.;
• распределения расходов на поддержку (топливо, заработная плата, аренда и т.п.) на основе подотчетных калькуляций расходов, подкрепленных соответствующими подтверждающими документами;
• Прочие рабочие обязанности, связанные с операционными задачами финансового департамента.
  

3. Требования

• Минимум 3 года соответствующего опыта.
• Сильные навыки работы с программами MS Office, в частности Excel, 1C, BAS.
• Сильные организаторские способности и внимательность к деталям
• Хорошие навыки устного и письменного владения английским языком

Requirements< /span>

• Минимум 3 лет разрешения
• Strong computer skills в программах MS Office особенно Excel, 1C, BAS.
• Strong organizational skills as well as attention to detail
• Good oral and written English skills

4. Удаленные

Следующие разнообразия являются определенными при этой проверке:

Timesheet.

5. Результаты

В ходе этой консультации ожидаются следующие результаты:

Табель.

6. Time Frame of assignment and programming

На consultanty time frame is from 02nd January 2025 till 31th December 2025, full time. Консультант будет осуществлять сроки времени для всех трудящихся дней с определенными видами деятельности (template will be provided). 

7. Временные рамки задачи и программирования

Консультант будет работать с 02 января 2025 года по 31 декабря 2025 года, полный рабочий день. Консультант предоставит табель учета рабочего времени за все рабочиедни с соответствующими видами деятельности (шаблон будет предоставлен).

8. Logistics

Logistics support in Ukraine will be provided by HELVETAS Ukraine offices in Kyiv. 

9. Логистика

Логистическая поддержка в Украине будет обеспечена офисом ХЕЛВЕТАС Украина в Киеве.

10. Программирование

Участник письма должен быть направлен прямо на Finance Manager.

11. Отчетность

Консультант будет отчитываться непосредственно Финансовому менеджеру.