Ассистент/-ка по финансам (Finance Assistant) в ACTED

ACTED — французская неправительственная организация, основанная в 1993 году, поддерживающая уязвимые слои населения, пострадавшие от гуманитарных кризисов во всем мире. ACTED оказывает постоянную поддержку уязвимым общинам путем обеспечения устойчивости послекризисных мер и готовности к долгосрочным вызовам, стоящим перед населением, с целью преодоления цикла бедности, содействия развитию и уменьшению уязвимости к катастрофам. Наши сотрудники всегда готовы реагировать на чрезвычайные ситуации, поддержку и восстановление устойчивого развития через 450 проектов в 43 странах.

OBJECTIVES:

Updating financial spreadsheets with daily transactions

Preparing monthly balance sheets

Tracking and reconciling bank statement

Keep updated and well organized all supporting documents

Respect and follow-up ACTED's financial procedures

Deal with transfers and exchanges of money

Manage the petty cash

Manage banking payments

Cash flow follow-up (PRATIC)

Assist the internal auditor by gathering, compiling and analyzing financial, logistical and administrative information

DUTIES & RESPONSABILITIES

1. Manage Finance Transactions 

• Update financial spreadsheets with ежедневные переключения, полученные деньги
• Заказы платежа и расходы, полученные в Excel и SAGA
• Prepare balance sheets
• Track and reconcile bank statements
• Последние решения и продолжения с логистическим отделением, клиентами и партнерами необходимы
• Provide administrative support при дебюджетном разработке
• File invoices of the mission
• Carry out double filing of accounting vouchers on monthly basis
• Checking partner's documents for compliance them with ACTED процедуры
• Archives accounting documentation in acordcord with ACTED процедуры

Manage the Petty Cash Payments

• Manage the advance cash and update the cash ledger
• Check purchase approval and release required funds
• Enter advance requests in the advance book
• Отчет и сконфигурировать конфиденциальность задолженности за плату (compliance with purchase order, required information)
• Enter purchase invoices in cash book
• Pay Cash Advances (mainly for staff' travel)
• Закрыть денежный аккаунт в течение одной недели: физическая обработка, приложение документов, ссылка на документы
• Translate supporting accounting/ payment documents as needed
• Offer possible accounting advance procedure improvements.

• Организовать временное разработку основы' montaly accounting 
• Check accounting document information, including consistency between vouches and cash books, physical counting and balances< /li>
• Check the bases' electronic accounting consistency: accounting codes, project codes, budget lines, titles
• Check and ensure invoice eligibility
• Check accounting voucher submissions (translation, numbвнесение, верстка)
• В случае ошибок предлагать изменения региональному финансовому менеджеру.

Обеспечивать соблюдение процедур закупок:

• Осуществлять контроль качества проведения тендерной процедуры.
• Обеспечивать контроль качества счетов-фактур.
• Проверять характер документа и его оформление (фотокопия, оригинал). , проформа, перевод, дата, подпись, печать, условия использованные данные, точность расчетов и т. д.)

Сохраните и заархивируйте документы:

• Сфотографируйте все счета-фактуры.
• Сохраните оригиналы в соответствии с бюджетом (контрактом) и статьей бюджета.
• Проверьте наличие всех счетов-фактур по каждой статье бюджета и каждому контракту.
• По возможности улучшите качество. оформления документов: перевод, дата (согласно файла базы данных), добавление расчетная квитанция (тикет) и т. д.
• После ежемесячного закрытия бухгалтерского учета проверяйте коды учета, коды проектов и коды бюджета.
• Подшивайте ксерокопии счетов-фактур по книгам (кассовым и банк) всех рабочих баз
• Сохраняйте все очень добросовестно 
• В редких случаях перераспределения затрат при необходимости переклассифицируйте счета-фактуры в соответствии с их новыми статьями бюджета, особенно если они уже использовались. в различных операциях (перераспределение первоначальных статей бюджета)

Участвовать в ежеквартальных и ежегодных аудитах

• По окончании контракта или ежегодно подготавливать файлы для отправки в головной офис (окончательная проверка счетов-фактур и их наличия, при необходимости заполнение файла рисков)
• Подготовка базы документов по запросу внешних/внутренних аудиторов 
• Завершение отправки файлов путем добавления меток и адекватного упаковка

КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

• Точность ежемесячного пакета Capital Base
• Степень автономности финансовый отдел
• Точность записей SAGA
• Точность платежей наличными

Увага! Здорово, что законодательство, при разработке військовозобов'язані громадяни Украины необходимо надать військово-обликові документы, та оно військово-обликові дані.

Внимание! Согласно действующему законодательству, лица, подлежащие военной службе, при приеме на работу обязаны предоставлять обновленные документы военного учета.

Мое предложение

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярный просмотр зарплат;
• 28 календарных дней отправки на почту;
• Дружба мультикультурной команды;
• Кар'єрний ріст;
• Медицинское страхование после испытательного срока ( 3 месяца).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED придерживается подхода абсолютной нетерпимости к сексуальной эксплуатации, насилию и домогательствам (СЭА). Обратите внимание, что любой кандидат, которому предложена работа, должен подписать Кодекс поведения и связанные с ним правила в рамках своего рабочего контракта. Проступок может привести к увольнению».