FIN/HR Assistant / Помощник финансово-кадрового отдела в Medair Ukraine

Приветствуем! Спасибо за интерес к вакансиям нашей организации – Филиалу Медейр в Украине.

Наша многонациональная команда стремится служить самым уязвимым слоям населения в мире, оказывая практическую и милосердную помощь. реализации миссии в Украине мы ищем помощника финансово-кадрового отдела (FHRA), который будет отвечать за поддержку всех текущих финансово-кадровых процессов в харьковском офисе.

Что касается финансов – этот помощник обеспечивает точную и своевременную обработку платежей и подготовку бухгалтерской отчетности в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (отчетные документы, банковские счета и квитанции) для надлежащего управления корпоративными финансами. На ежедневной основе предусмотрено выполнение разнообразных бухгалтерских функций, необходимых для обеспечения финансовых потребностей программы. реагирование на чрезвычайные ситуации в Украине, а также для того, чтобы все финансовые операции осуществлялись и регистрировались должным образом и в соответствии с указаниями доноров, головног офиса и локальных офисов.

В сфере управления персоналом, под общим руководством Руководителя с управление персоналом, помощник финансово-кадрового отдела будет оказывать поддержку отделу по управлению персоналом в обеспечении эффективного и результативного управления персоналом в офисе с высоким качеством, точностью и последовательностью. Помощник будет проводить разъяснительную работу и применять политику, правила и положения по управлению персоналом, внедрять внутренние процедуры подбора персонала, заполнение вакансий, проведение аудита, документально сопровождать командировки.

< strong>Обзор проекта: Medair (Медейр) — это международная христианская гуманитарная организация, которая оказывает экстренную помощь наиболее уязвимым людям, оказавшимся в условиях конфликта, болезней и катастроф, чтобы обеспечить их жизнь в достоинстве и надежде. Она начала свою деятельность в Украине в начале марта 2022 года в результате эскалации военных действий России в Украине. в различных секторах, таких как: жилье, здравоохранение, наличные и нефинансовая информация, социальное сопровождение, WASH, психическое здоровье Команды Medair расположены на востоке, севере и западе Украины, чтобы обеспечить многосекторальный подход к помощи. Мы ищем квалифицированного специалиста, чтобы присоединиться к нам в поддержке незащищенных общин. историю? href="https://robota.ua/redirect?event_name=url_click&redir_token=eyJPcmlnaW5hbFVybCI6Imh0dHBzOi8vd3d3Lm1lZGFpci5vcmcvIiwiVmFjYW5jeUlkIjoxMDI= noreferrer" target="_blank">www.medair.org

РАЗВЕРНЕНОЕ ОПИСАНИЕ ВАКАНСИИ

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СВЯЗИ
/> (с кем помощник взаимодействует в процессе выполнения своих обязанностей)

Внутренние:

Финансовый менеджер, менеджер по управлению персоналом, менеджер по поддержке проектов, старший финансовый менеджер, специалисты по управлению персоналом, логисты , бухгалтеры, менеджеры проектов, координаторы проектов, все национальные сотрудники и другие сотрудники Medair, при необходимости.

Внешние:

Местные поставщики, службы доставки и аренды автотранспорта, местные органы власти, партнеры по другим НПО, аудиторы и администраторы в штаб-квартире.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:

Общие

- Поддерживать ценности Medair и способствовать благосостоянию команды как ее активный участник. p>

Финансовая деятельность

A) Обработка платежей

- Своевременная обработка платежных документов.

- Подавать платежные документы на утверждение и обеспечивать надлежащее добавление квитанций в качестве доказательства подтверждения от продавцов/поставщиков.

- Обеспечивать связь с финансовым отделом по всем вопросам, связанных с доставкой наличных денег в офис. 

- Правильно и надлежащим образом ссылаться на платежные документы и хранить их без дубликатов.

- Соблюдать процедуры, политик, Руководство по финансам и закупкам Medair при обработке платежей. 

- Контролировать, чтобы авансы наличными учитывались, а расходы регистрировались своевременно, как это предусмотрено финансовым отчетом.

Б) Управление наличными деньгами

- поддерживать достаточное количество наличных денег (если это возможно), в офисе не должно не хватать наличных денег в любой время.

- Ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно следует проводить подсчет наличных и сверять его с бухгалтерскими отчетами.

- Готовить еженедельные прогнозы потребностей в денежных средствах для базы с участием команды логистики и программ.

C) Аудит и внутренний контроль

- Выполнять активную роль в поддержке внутреннего контроля, обеспечивая соблюдение установленных процедур и нулевую толерантность к мошенничеству.

- Аудиторские рекомендации, касающиеся сферы ответственности, выполняются в течение двух месяцев после выпуска аудиторского отчета (как внутреннего, так и внешнего).

/p>

- Оказание помощи в получении необходимой документации и образцов для содействия беспрепятственному проведению аудита.

D) Отчетность по счетам

- Проверять счета, чтобы подтвердить, что расходы отнесены к правильному счету GL, фонду, проекту, сектору, локации и соблюдение принципов бухгалтерского учета.

- Участвовать в ежемесячном и ежегодном закрытии счетов.

- Инструмент управления грантами – если это возможно, регулярно использовать инструмент управления грантами для определения донора и для отнесения различных расходов в течение разных периодов времени в течение цикла проекта. в облачном хранилище Sharepoint четких и читаемых финансовых документов,

- Контролировать, что финансовые документы хранятся в полном объеме как в бумажных, так и и в сканированных копиях.

F) Обучение

- Ознакомление новых сотрудников с работой финансового отдела (заполнение PDF, правильное понимание Плана счетов).

Деятельность, связанная с человеческими ресурсами

G) Обработка платежей

- отвечает за поддержание эффективной и точной системы ведения кадровой документации, которая облегчитдает повторный поиск документов и информации, когда это необходимо.

- Разрабатывает и поддерживает надежную рабочую систему отслеживания, постоянно обновляет ее и предоставляет информацию HRM и заместителю HRM для внесения изменений. личных дел для новых сотрудников и обеспечения наличия всех необходимых документов по личному делу

- Своевременная обработка информации для удостоверений сотрудников Medair

H) Управление контрактами

- Обеспечение наличия, учета, надлежащего подписания всех контрактов и других договорных соглашений, а также контроль за их исполнением в случае необходимости . 

- Проактивно отслеживать копии контрактов и любые другие документы, оказывающие влияние на заработную плату (сообщение об окончании контракта, документы об увольнении)

- Отслеживание отзывов о собеседованиях с сотрудниками, увольняемые.

I) Функция поддержки аудита

- отвечает за предоставление сопроводительной документации и управляет любыми процессами аудита, которые могут требоваться руководством в соответствии с запросами доноров. Например: ECHO, OFDA, CHF и т.д.  Хранить файлы, сканировать и предоставлять аудиторам все необходимые документы. >- Сотрудничать с соответствующими коллегами для обеспечения своевременного управления кадровыми процессами

- Контролировать, чтобы все практики трудоустройства персоналу, нанятому на национальной основе, соответствовали местному трудовому законодательству

ПОЖЕЛАНИЕ К КАНДИДАТУ: 

КВАЛИФИКАЦИЯ / ОПЫТ:

Профессиональная квалификация - диплом в области управления персоналом, администрирования или финансов/бухгалтерии, делового администрирования, менеджмента. ЖЕЛАТЕЛЬНО диплом по управлению персоналом или бизнес-администрирование. Сертифицированный бухгалтер.

Опыт работы - 1 год в сфере финансов или управления персоналом и/или административный/архивный опыт, желательно в НПО; Будет преимуществом 2+ лет опыта в сфере финансов и управления персоналом. Опыт работы в сфере логистики - 1 год в НГО.

ИТ - Умение работать с пакетом Microsoft Office, включая Outlook, Word и Excel. ЖЕЛАТЕЛЬНО - Опыт работы с бухгалтерскими и логистическими пакетами, программным обеспечением для расчета заработной платы.

КОМПЕТЕНЦИИ

Мотивация - желание служить другим, высокая мотивация. ЖЕЛАТЕЛЬНО Участливый, целеустремленный, энергичный, самостоятельный, с энтузиазмом, энергичный.

Командная работа - Командный игрок, но также способный работать самостоятельно, хорошие навыки межличностного общения и разрешения конфликтов, может хорошо работать в мультикультурной команде, решительный и уверенный в себе характер. ЖЕЛАТЕЛЬНО Способность к поощрению, поддержке.

Адаптивность - Способность работать под давлением и управлять личным уровнем стресса, креативность, открытость, гибкость, способность к самообучению; умение кросс-культурных вопросов; время.

Техническая экспертиза - общий опыт администрирования по подтвержденным успехом в демонстрации внимания к деталям, письменным и коммуникативным навыкам. Способность решать проблемы. коммуникативные и лидерские навыки

Отношение к работе - внимательный к деталям, организованный, аккуратный, целеустремленный, с аналитическим складом ума, способный поддерживать других, командный игрок.

Другие качества - Честный, надежный

br/>

OVERALL PURPOSE

Working as an important Семейство различных технических групп, служащих служению миру мира, невменяемого с практикой и компассиональной помощью, Finance and Human Resources Assistant (FHRA) is responsible for supporting Finance and Human Resources Departments.

С помощью to Finance, the FHRA will ensure accurate and timely processing of payments and preparation of аккаунирует как единственно полученный аккаунт principles records (cash book, banking and receipts) для хорошего корпоративного финансового управления. Есть способ и что все финансовые операции являются выпущено и защищено с уникальностью и в согласовании с донором, HQ и поле гидельинами. support the HR Department in ensuring effective and efficient delivery of HR services in the Office with high quality, accuracy and consistency. The FHRA will be responsible to promote client and result-oriented approaches consistent to Medair strategic objectives of People–to–People. auditing, facilitation of travels.

PROJECT OVERVIEW

Multi-sector relief programme including: provision of Primary Health Care, Nutrition, Health and Hygiene Promotion, Water and Sanitation and NFI & Emergency Shelter distributions across fixed and emergency response locations throughout Ukraine. is to assist in reducing morbidity and mortality in vulnerable communities in Ukraine.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ССЫЛКИ

Внутренние:
 финансовый менеджер, менеджер по персоналу, менеджер по поддержке проектов, старшие сотрудники FIN и HR, FIN и HR Должностные лица, специалисты по логистике, бухгалтеры, менеджеры проектов, координаторы проектов, все национальные сотрудники и другой персонал Medair по мере необходимости.

Внешние:

Местные поставщики, передача агенты, местные органы власти, партнеры в других НПО, аудиторы и администраторы в штаб-квартире.

ОБЯЗАННОСТИ И ОСНОВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

Общие

• Поддерживать ценности Medair и способствовать благополучию команды в качестве активного члена.

ФИНАНСЫ RELETED ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

A) Обработка платежей

• Своевременная обработка платежных документов.
• Отправка платежных документов для утверждение и убедитесь, что квитанции должным образом прикреплены в качестве доказательства подтверждения со стороны продавцов/поставщиков.
• Обеспечьте связь с финансовыми агентами по всем вопросам, связанным с доставкой наличных денег в офис. 
• Правильно и правильно указывайте и храните платежные ваучеры без дублирования.
• При обработке платежей придерживайтесь Руководства по процедурам, политике, финансам и закупкам Medair. 
• Проследите за тем, чтобы денежные авансы учитывались, а расходы регистрировались своевременно, как указано в финансовом руководстве.
• Ежедневно, еженедельно и ежемесячно проводите сверку денежных средств для всех безопасных счетов. чтобы обеспечить сверку всех платежей с бухгалтерской книгой.

B) Управление денежными средствами

• Поддерживать достаточное количество денежных средств (если применимо), в офисе ни в коем случае не должны заканчиваться деньги время.
• Ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно обеспечивайте подсчет денежных средств и их сверку с бухгалтерской книгой.
• Подготовьте еженедельные прогнозы потребностей в денежных потоках для местоположения, используя данные от команда по логистике и программам.

C) Аудит и внутренний контроль

• Играть активную роль в поддержании внутреннего контроля со стороны обеспечение соблюдения установленных процедур и нулевой терпимости к мошенничеству. до.
• Рекомендации по аудиту, затрагивающие сферу ответственности, утверждаются в течение двух месяцев после выпуска отчета об аудите (как внутреннем, так и внешнем).
• Помощь в получении необходимой документации и образцов для облегчения аудита .

D) Отчетность по счетам

• Проверьте счета, чтобы убедиться, что расходы закодированы в правильный счет GL, фонд, проект, сектор, местоположения и принципы бухгалтерского учета соблюдаются.
• Принимайте участие в ежемесячном и ежегодном закрытии счетов.
• Инструмент управления грантами – если применимо, регулярно использовать инструмент управления грантами для определения легкости донор будет взимать различные расходы в течение разных периодов времени в течение цикла проекта.

E) Архивирование

• Обеспечить четкость и читаемые финансовые документы сканируются и сохраняются в Sharepoint ежедневно ,
• Обеспечить полноту финансовых документов как в печатном, так и в сканированном виде.

F) Обучение

• Ориентация новых сотрудников в сфере rотношения к финансовому отделу (заполнение PDF-файла, правильное понимание плана счетов).

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, СВЯЗАННАЯ С ПЕРСОНАЛОМ

G) Обработка платежей

• Отвечает за поддержание эффективной и точной системы учета кадрового делопроизводства, которая упрощает повторный поиск документов и информации в любое время.
• Разработка и поддержание надежной системы обработки платежей. рабочая система отслеживания, продолжается обновление и делитесь ими с HRM и заместителем HRM для получения информации.
• Создавайте файлы для новых нанятых сотрудников и обеспечивайте наличие всех необходимых документов в личном деле.
• Своевременная обработка информации для удостоверений личности сотрудников Medair< /li>

H) Управление контрактами

• Убедитесь, что все контракты и все другие договорные соглашения находятся в наличии, учтены, правильно подписаны и проследите, если необходимо. 
• Заблаговременно получать копии контрактов и любые другие связанные документы, влияющие на расчет заработной платы (уведомление об окончании контракта, документы об увольнении).
• Отслеживать отзывы о выходном собеседовании.

I) Функция поддержки аудита

• Отвечает за предоставление подтверждающих документов и руководит любыми процессами аудита, которые могут быть затребованы руководством в соответствии с запросами донора. Например; ECHO, OFDA, CHF и т. д.        Сохраняйте файлы, сканируйте и делитесь всеми необходимыми документами с аудиторами.

 J) Делегированные полномочия

• Конфиденциальность информации, хранящейся об отдельных сотрудниках.
• Работать с соответствующими коллегами, чтобы обеспечить своевременное управление процессами управления персоналом.
• Убедиться, что все методы найма сотрудников, набираемых на национальном уровне, соответствуют местным труд законы

K) Прикрытие коллег

• Во время отпуска или выполнения других поручений делегированного уровня.

СПЕЦИФИКАЦИЯ ЛИЦА: 

КВАЛИФИКАЦИЯ/ОПЫТ:
 Профессиональная квалификация – желательно имеет диплом в области управления персоналом, администрирования или финансов/бухгалтерского учета, бизнеса Администрация, Управление. ЖЕЛАТЕЛЬНО Высшее образование в области управления персоналом или делового администрирования. Сертифицированный бухгалтер.
Опыт работы - 1 год в сфере FIN или HR и/или опыт администрирования/архивирования, желательно в НПО; ЖЕЛАТЕЛЬНЫЙ 2 + 2 года опыта работы в сфере FIN и HR. Опыт работы в сфере логистики от 1 года в секторе НПО.

Языки – Владею английским языком (разговорный и письменный), Свободно владею украинским языком (разговорный и письменный)

ИТ - Возможность работы с пакетом Microsoft Office, в частности Outlook, Word и Excel. ЖЕЛАТЕЛЬНО Знание бухгалтерских и логистических пакетов, программного обеспечения для расчета заработной платы.

КОМПЕТЕНЦИИ
Мотивация - Желание служить другим, Высокая мотивация. ЖЕЛАТЕЛЬНО Сострадательный, целеустремленный, полный энтузиазма, энергичный, автономный.

Построение команды – умеет работать в команде, но также способен работать независимо. Хорошие навыки межличностного общения и разрешения конфликтов, может хорошо работать в мультикультурной команде. Решительный и уверенный в себе характер. ЖЕЛАТЕЛЬНО Поощрение, поддержка

Адаптация –  Способность работать под давлением и управлять личностью.l уровень стресса, креативный, открытый, гибкий, самообучающийся; Хорошее понимание межкультурных проблем; Умение работать в режиме многозадачности, сохранять хладнокровие в стрессовых ситуациях, думать наперед и работать в срок; «Могу сделать», позитивный настрой и гибкий подход; Способность работать конфиденциально в любое время.

Техническая экспертиза – опыт администрирования общего профиля с подтвержденным успехом в демонстрации внимания к деталям, письменных и коммуникативных навыков. Способность решать проблемы. Приверженность лучшим практикам. Успешный опыт работы с подробными процессами и процедурами.
Управление и лидерство - Хорошие коммуникативные и лидерские навыки

Отношение к работе - Внимание к детализированность, организованность, точность, преданность своему делу, аналитический склад ума, поддержка, командный игрок

Другие качества – Честный, заслуживающий доверия

МЕДЭЙР УКРАИНА BRANCH стремится создавать разнообразные и инклюзивные рабочие места и является работодателем, предоставляющим равные возможности трудоустройства. Для получения более подробной информации свяжитесь с нами.