Исполнительный помощник в International rescue committee

Международный комитет спасения (IRC) реагирует на худшие гуманитарные кризисы мира и помогает людям выжить, выздороветь и получить контроль над своим будущим. IRC работает над улучшением безопасности, здоровья, образования, экономического благосостояния и мощи людей в пострадавших от кризиса регионах. Программа экономического восстановления и развития IRC гарантирует, что клиенты удовлетворяют свои краткосрочные и долгосрочные экономические потребности с помощью устойчивых и этических программ, таких как, но не ограничиваясь ими, денежные переводы и ваучерные переводы, содействие продовольственной безопасности, климатически разумное агро-скотоводческое производство и предприятие развития и содействия занятости.

ОБЗОР ВАКАНСИИ
Исполнительный помощник - это старший сотрудник службы поддержки, ответственный за широкий спектр административных и вспомогательных услуг для Команды высшего руководства (SMT) в Украине, состоящий из 6 членов. Он будет поддерживать отличные системы управления и коммуникации, чтобы позволить украинской команде высшего руководства работать на самом высоком возможном уровне. Он/она подчиняется директору в Украине и тесно сотрудничает со всеми остальными членами Группы SMT. Должность будет базироваться в Киеве, но может предусматривать командировку в другие полевые офисы IRC в Харькове, Днепре и Одессе для оказания поддержки членам SMT при необходимости.

КЛЮЧЕВЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Административные 

- Организация всех встреч, где член SMT является инициатором и организатором, включая координацию и формирование повестки дня, ведение заметок и контроль за выполнением планов действий при необходимости. 

- Отслеживать детали путешествий, визы, разрешения на временное проживание, доверенности и другие документы, которые могут понадобиться, размещение, отправка личных вещей членов SMT после их прибытия в программу SMT, в т.ч. сопровождать административный отдел при бронировании билетов, жилья, подготовке TAF, TER для членов SMT .

- Координировать графики посещения программ и оказывать логистическую поддержку по запросу. 

- Помогать в организации мероприятий, включая ежеквартальные заседания SMT и ESMT (расширенная команда высшего руководства), в том числели бронирование мест проведения и заказ кейтеринга в координации с отделом снабжения/административным отделом, подготовка повестки дня, заказ канцелярских принадлежностей и необходимых материалов и т.д. 

- Быть готовым выполнять и помогать с другими административными задачами по просьбе членаSMT .

Коммуникации 

- Помогать с подготовкой внутренних и внешних коммуникаций от имени члена SMT.

- Переводить электронную переписку на английский и /или на украинском языке, обеспечивать вычитку переведенных электронных писем перед отправкой от имени члена SMT.

- Обеспечивать личный перевод на английский язык для членов SMT, если это необходимо, на встречах или мероприятиях, проводимых на украинском языке. 

- Профессионально и дипломатически представлять IRC внутри страны и за ее пределами, когда это необходимо. 

- Поддерживать и обновлять внешний список контактов программы (Country Program), а также внутренние списки рассылки программ, включая обновления контактов в People Director и обновления групп электронной почты, чат-групп Команды .

- Поддержка в подготовке презентаций, отчетов по запросу члена SMT.< br/>

Управление проектами 

- Выявление пробелов и управление совершенствованием систем/процессов с целью повышения эффективности межведомственной работы в стране. 

- Под руководством регионального директора в Украине помогать с другими потребностями департамента и специальными проектами. 

Ключевые рабочие отношения: 

Должность Подчиняется:< /strong> Региональному директору
Осуществляет непосредственное руководство: Н/Д 
Внутренние:
- Региональный Директор в Украине и все члены команды высшего руководства программ в Украине
- Частый контакт с ESMT, полевыми координаторами, отделом кадров, отделом снабжения и административным отделом 

Требования к кандидатам 
Образование: Степень бакалавра в области бизнес-администрирования, маркетинга , международных отношений или в любой смежной отрасли 

Опыт работы: 3-4 года опыта работы на аналогичной должности, желательно в среде INGO

< span>Продемонстрированные навыки и компетенции: 

- Сильные коммуникативные и межличностные навыки: продемонстрирована способность эффективно работать в рамках большой, сложной организации, как по горизонтали, так и по вертикали, а также дипломатически общаться с разными людьми в мультикультурной среде; 

- Отличный организаторские способности: способность работать самостоятельно в быстротекущей, ориентированной на детали среде и эффективно организовывать рабочий процесс быстросменной команды; предпочтение отдается опыту работы в матричной структуре; 

- Критическое мышление и нестандартное мышление;

- Доведено внимание к деталям: способность отслеживать и обрабатывать множество деталей одновременно и точно ; 

- Гибкое отношение к работе: умение продуктивно работать в команде и самостоятельно, адаптироваться к изменениям и неопределенности;

- Надежность и умение хранить конфиденциальную информацию; 

- Навыки работы с компьютером: умение эффективно и точно работать с MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint, а также адаптироваться к новым приложениям. 

- сильные визуальные навыки: способность помогать в подготовке диаграмм и графиков в Excel и PowerPoint; 

- Навыки письма и редактирования: умение составлять и редактировать профессиональные документы и корреспонденцию на английском и украинском языках;

Язык: - Владение английским и украинским языками является обязательным.

Работники IRC могут рассчитывать на следующие преимущества:

Конкурентная заработная плата
• Работа, направленная на конкретные цели, перспектива роста
• Занятия по английскому языку и неограниченное количество обучающих онлайн курсов
• Страхование жизни
• Медицинское страхование для работников
• Бесплатная психологическая помощь работникам и членам их семей
• 30 календарных дней ежегодного отпуска из гибкими условиями, которые не ограничиваются законодательно установленными минимальными нормами. ; font-style: normal">ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ЭТИКА

  IRC формирует многопрофильные инклюзивные коллективы профессионалов, поощряющих командное взаимодействие, инклюзивность и сплоченность, критическое мышление, распределение полномочий, дискуссии и объективность, чтобы максимально эффективно помогать нашим клиентам.

  https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. ;

  IRC применяет подход нулевой толерантности к неправомерным действиям и принимает все необходимые меры и делает корректирующие шаги в случаях поступления информации о неправомерных действия. В состав следственного подразделения IRC входят специалисты и квалифицированные следователи, профессионально проводящие расследование, ориентированные на интересы пострадавших. Они подключаются, если через надежные и удобные каналы связи, которые IRC создает для своих работников, партнеров и клиентов, поступают сообщения о нарушении норм безопасности. IRC также является активным членом Межведомственной рабочей группы по защите от сексуальной эксплуатации и насилия (PSEA), созданной в Украине. Соблюдение гендерного равенства, равноправия, разнообразия и инклюзивности: IRC прилагает усилия для создания разнообразной, инклюзивной, доброжелательной и безопасной рабочей среды, в которой ко всем людям относятся справедливо , с достоинством и уважением. В IRC мы категорически запрещаем и не миримся с дискриминацией, преследованием, местью или издевательством над нашими работниками, в каких бы условиях они ни работали. Среди работников мы стремимся увеличить долю женщин, выходцев из стран и общин, в которых мы работаем, а также лиц, относящих себя к расам и этносам, недостаточно представленным в глобальных властных структурах.

  Гендерное равенство: IRC стремится уменьшить гендерный дисбаланс на руководящих должностях. Мы внедряем систему преимуществ, направленных на создание благоприятной среды для работы женщин, например декретный отпуск по уходу за ребенком, гендерно-чувствительные протоколы безопасности и другие преимущества и надбавки, которые поощряют женщин работать в нашем коллективе. Работодатель, создающий равные возможности: Мы предлагаем работникам равные возможности и ценим разнообразие в нашей компании. Мы исключаем дискриминацию по признакам расы, религии, цвета кожи, национального происхождения, пола, гендера, гендерного самовыражения, сексуальной ориентации, возраста, семейного положения, статуса ветерана или статуса человека с ограниченными возможностями. Мы заботимся о том, чтобы лица с ограниченными возможностями могли воспользоваться соответствующими удобствами, в частности для того, чтобы подать заявление на работу или пройти собеседование,выполнять основные функциональные обязанности, а также о том, чтобы они могли получить другие льготы и привилегии, предусмотренные работодателем.