Старший специалист по премиям/проектам в HIAS

ОБЗОР ДОЛЖНОСТИ

Специалист по наградам/проектам отдела программ HIAS будет отвечать за обеспечение эффективной координации, администрирования и оптимизации всех процессов, связанных с управлением наградами. Эта должность будет сосредоточена на управлении циклами награждения от подачи заявки до реализации и отчетности, совершенствовании операционных процессов и выступлении в качестве ключевой точки контакта между отделами. Специалисту по наградам/проектам также будет поручено создать системы, которые способствуют эффективности и ясности, обеспечивая согласованность действий всех заинтересованных сторон, а также соблюдение сроков, бюджета и результатов.

ОБЯЗАННОСТИ И ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:  

1. Управление наградами и оптимизация процессов (40%)

· Контролируйте весь жизненный цикл награды, включая этапы подачи заявки, переговоров, реализации, мониторинга и закрытия.

· Обеспечьте, чтобы процессы, связанные с управлением наградами, были рационализированы и оптимизированы для максимальной эффективности.

· Разрабатывайте, внедряйте и поддерживайте системы и инструменты для отслеживания хода выполнения вознаграждений, результатов, бюджетов и сроков.

· Координируйте свои действия с отделами финансов, MEAL и эксплуатации, чтобы обеспечить согласованность бюджетов, отчетности и требований соответствия.

· Выявите узкие места в текущих процессах и предложите решения для оптимизации операций и оптимизации рабочих процессов.

2. Межведомственная координация (25%)

· Служить основным контактным лицом для всех внутренних и внешних заинтересованных сторон, участвующих в процессе награждения, обеспечивая бесперебойную связь между командами.

· Поддерживать актуальность документации по грантам и обеспечивать правильное оформление документов в соответствии с требованиями организации и донора. политики.

3. Соблюдение требований и отчетность (20%)

· Убедитесь, что все гранты соответствуют требованиям доноров, политике организации и юридическим обязательствам.

· Управляйте своевременной подачей отчетов. и точные финансовые и программные отчеты донорам и заинтересованным сторонам.

· Тесно сотрудничайте с командами MEAL для сбора необходимых данных для отчетности и обеспечения соответствия системам мониторинга и оценки.

4 . Управление документацией и знаниями (15%)

· Убедитесь, что вся проектная и грантовая документация хорошо организована и доступна, включая контракты, отчеты, бюджеты и корреспонденцию.

· Управляйте централизованной базой данных или системой информации о наградах, чтобы обеспечить прозрачность и легкий доступ для всех соответствующих членов команды. 

НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ, НАВЫКИ И УМЕНИЯ:

· Оперативная координация: доказанная способность оптимизировать процессы, управлять рабочими процессами и обеспечивать координация между несколькими отделами и командами.

· Опыт управления наградами: Подтвержденный опыт управления полным жизненным циклом контрактов, включая соблюдение требований, отчетность и этапы закрытия.

· Оптимизация процессов: способность выявлять недостатки и внедрять решения, которые оптимизируют процессы и повышают общую операционную эффективность.

· Финансовая хватка< /u>: Понимание требований к составлению бюджета, финансовому отслеживанию и соблюдению требований доноров.

· Управление заинтересованными сторонами: Подтвержденный опыт построения и поддержания отношений с донорами, партнерами и внутренними командами.< /p>

· Владение программным обеспечением: Продвинутое знание Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) и инструментов управления проектами (например, SharePoint, Visio или эквивалентных).

· Коммуникационные навыки: Сильные письменные и устные коммуникативные навыки, способность создавать четкие, краткие отчеты и презентации.

· Решение проблем: Способность работать независимо, мыслить критически и предлагать инновационные решения оперативных задач.  

КВАЛИФИКАЦИЯ: 

· Степень бакалавра в области информационных технологий, управления проектами или смежных областях.

· Минимум 3–5 лет опыта. опыта в управлении проектами, координации проектов или на смежных должностях в гуманитарном или корпоративном секторах.

· Подтвержденный опыт оптимизации операционных процессов и обеспечения своевременного достижения результатов проекта.

• Обязательно свободное владение украинским и английским языками.   

ПРЕДПОЧТИТЕЛЬНАЯ КВАЛИФИКАЦИЯ:

· Опыт управления гуманитарными программами в конфликтных или постконфликтных ситуациях.

· Знание результатов- основанное управление (RBM) и ИТ-структуры.

ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ:

Данная должностная инструкция предназначена для описания общего характера и уровня выполняемой работы. Это не исчерпывающий список всех обязанностей, обязанностей, необходимых навыков или постоянного местонахождения. Местоположение может быть изменено в зависимости от программных потребностей. Гибкость важна по мере того, как мы растем и развиваемся. Успешный кандидат должен чувствовать себя комфортно в быстро меняющейся рабочей среде со множеством важных сроков. От всех членов команды может потребоваться выполнение обязанностей за пределами их обычного рабочего времени, если это необходимо. 

Процесс найма

Мы стремимся к справедливому и уважительному процессу найма и делаем все возможное, чтобы ответить каждому кандидату. Мы уделяем приоритетное внимание общению и прозрачности со всеми кандидатами, даже с теми, кто не продвигается вперед. Вот снимок нашего процесса найма: 

Шаг 1. Отправьте заявку!

Шаг 2. Телефонный разговор с сотрудником отдела кадров.

Шаг 3 : Интервью с менеджером по найму.

Шаг 4: Интервью с группой сотрудников HIAS.

Шаг 5: Проверка рекомендаций.

Шаг 6: Предложение и проверка анкетных данных.

Шаг 7. Начните свой профессиональный путь с HIAS! 

Примечание. Некоторые из наших процессов найма могут различаться, и не все кандидаты проходят каждый этап. 

О НАС:

Более ста лет назад еврейская община основала HIAS (первоначально Общество помощи еврейским иммигрантам) в Нью-Йорке, воротах иммигрантов в Америку. Поддерживая евреев, спасающихся от преследований и бедности в Восточной Европе, наши основатели руководствовались традициями, т.е.экстернаты и история еврейского народа — история угнетения, перемещения и диаспоры. С тех пор HIAS помогла поколениям евреев, столкнувшихся с насилием из-за того, кем они были, и HIAS по-прежнему стремится помогать еврейским беженцам в любой точке мира. Сегодня наши клиенты в HIAS, как и наши сотрудники, принадлежат к разным вероисповеданиям, национальностям и происхождению. Мы привносим наш опыт, историю и ценности в нашу работу на пяти континентах, гарантируя, что сегодня беженцы получают жизненно важные услуги и возможности, необходимые им для процветания.

HIAS — это обучающееся сообщество, приверженное многообразию и инклюзивности. Мы выполняем свою работу честно, подотчетно, прозрачно и придерживаясь самых высоких этических стандартов. Мы ищем сотрудников с различным опытом и жизненным опытом, чтобы они присоединились к нашим командам, расположенным в США и по всему миру. Людям, которые идентифицируют себя как BIPOC, людям с ограниченными возможностями, людям из сообщества ЛГБТК+ и людям, имеющим жизненный опыт принудительного перемещения или иммиграции, рекомендуется подавать заявки. Мы стремимся создать разнообразную рабочую силу, которая отражает наше видение, миссию и ценности. 

ВИДЕНИЕ:

HIAS выступает за мир, в котором беженцы находят гостеприимство, безопасность и возможности. 

МИССИЯ:

Опираясь на наши еврейские ценности и историю, HIAS предоставляет жизненно важные услуги беженцам и просителям убежища по всему миру и защищает их основные права, они смогут восстановить свою жизнь. 

ЦЕННОСТИ:

Добро пожаловать • Acogimiento • Hospitalite • ????? ?????? (Ачнасат Орхим)

Мы приветствуем чужака

Справедливость • Юстиция • Справедливость • ??? (Цедек)

Мы стремимся к справедливости

Эмпатия • Эмпатия • Эмпатия • ??? (Хесед)

Мы относимся к нашим клиентам с эмпатией

Партнерство • Компанеризм • Сотрудничество • ?????? (Шеврута)

Мы верим в изменение мира посредством партнерства

Мужество • Coraje • Мужество • ????< /em> (Омец)

Мы действуем мужественно, чтобы построить лучший мир

Устойчивость • Resiliencia • Устойчивость • < em>??? (Руах)

Мы адаптируемся и процветаем, постоянно демонстрируя свою устойчивость 

РАЗНООБРАЗИЕ: >

HIAS стремится к разнообразию и инклюзивности на рабочем месте. Все квалифицированные кандидаты будут рассматриваться для трудоустройства независимо от расы, цвета кожи, национального происхождения, этнического происхождения, происхождения, статуса гражданства, религиозного вероисповедания, возраста, пола, сексуальной ориентации, физической инвалидности, умственной инвалидности, состояния здоровья, генетической информации, семейное положение, зарегистрированный семейный партнер или статус гражданского союза, семейное положение, беременность, рождение ребенка, военный статус, защищенный статус ветерана, политическая ориентация или другой защищенный законом статус. 

ЗАЩИТА:

ХИАС стремится защищать детей, уязвимых взрослых и любых других лиц от любого вреда, причиненного прямо или косвенно в результате их проникновения в свяжитесь с ХИАС. Мы не потерпим сексуальной эксплуатации, жестокого обращения или любой формы жестокого обращения с детьми или пренебрежения со стороны наших сотрудников или связанного с ними персонала. Любой кандидат предложил работу в HIОжидается, что компания AS подпишет и будет соблюдать Кодекс поведения и политики безопасности HIAS. Все предложения о трудоустройстве будут подлежать удовлетворительным рекомендациям и соответствующим проверочным проверкам, которые могут включать наличие судимостей. HIAS также участвует в Межведомственная схема раскрытия информации о неправомерных действиях . В соответствии с этой схемой мы будем запрашивать информацию у предыдущих работодателей соискателей работы о любых фактах сексуальной эксплуатации, сексуального насилия и/или сексуальных домогательств во время работы, а также о расследуемых инцидентах, когда соискатель уходил с работы. Аналогично, HIAS будет делиться этой информацией, когда другие организации будут запрашивать информацию о нынешних и бывших сотрудниках HIAS в рамках процесса набора персонала. Отправляя заявку, соискатель подтверждает свое понимание данных процедур найма.