Менеджер по администрации Atlas Logistics (Administrative Officer) в Handicap international

Административный сотрудник Atlas 

СТРАНА: УКРАИНА 

ОТЧЕТЫ:  МЕНЕДЖЕРУ ПРОЕКТА ATLAS ТРАНСПОРТ 

РАСПОЛОЖЕНИЕ: Днепр 

Пожалуйста, присылайте свое резюме на английском языке.

ОБЩАЯ МИССИЯ 

Контекст миссии

С 1993 года организация «Гуманитарная помощь и инклюзивность» (HI) предоставляла логистические услуги гуманитарным организациям, реагирующим на кризисы в 15 различных странах, через свою логистическую платформу, известную как Atlas Logistique. 

С марта 2022 года компания Atlas Logistique (AL) работает в Украине, предлагая логистические решения гуманитарным организациям (гуманитарный подход), чтобы облегчить доставку помощи более быстрым, безопасным и наиболее эффективным способом наиболее затронутые группы населения.

В настоящее время, имея три логистических центра в Днепре, Харькове и Николаеве, HI предлагает совместное хранение, а также транспортные услуги (в том числе в труднодоступные места) другим гуманитарным организациям. В соответствии с потребностями, наблюдаемыми на на земле, HI также предлагает услуги холодовой цепи/хранения с контролируемой температурой и транспортировки для организаций, доставляющих чувствительные к температуре гуманитарные товары пострадавшему населению и местным партнерам.

МИССИИ/ОБЯЗАННОСТИ 

Под руководством менеджера проекта основными задачами  являются: 

Миссия 1. Отслеживание и мониторинг данных:  

1.1 Он/она собирает и проверяет достоверность всех документов перевозчиков и партнеров (координаты GPS, объем/вес груза на SRF…) 

1.2 Гарантирует, что транспортная деятельность/система/процесс ATLAS соответствует федеральным, провинциальным и территориальным законам. 

1.3 Обеспечивает соблюдение процедур Платформы HI. 

1.4 Обеспечиваетсбор данных и запись скважин в другую базу данных с точки зрения хранения и транспортировки (Excel). 

1.5 Он/она отвечает за сбор, запись, мониторинг и архивирование всех файлов о покупке транспорта. 

1.6 Разъясняет перевозчикам условия договоров перевозки и/или ТТН. 

1.7 Предоставляет средства связи и идентификации для перевозчиков/конвейеров (GPS, трекер, порядок выполнения миссии, видимость и т. д.), в зависимости от отдела безопасности  < /p>

1.8 Собирает и интегрирует информацию о поставщиках в базу данных «Мониторинг контрактов».  

Миссия 2. Административный контроль:  

2.1 Обеспечивает административные и кадровые отношения между администрацией транспорта. Сотрудник, эксперт по транспорту и специалист по анализу рынка. 

2.2. Проверяйте счета-фактуры перевозчика, отправленные экспертом по транспорту и специалистом по анализу рынка, прежде чем передавать их на проверку эксперту по транспорту и специалисту по анализу рынка. 

2.3 Следите за процессом оплаты и квитанциями о платежном балансе поставщика. 

2.4 Осуществляет управление бумажной фабрикой и удовлетворение основных потребностей транспортной деятельности. 

2.5 Регулярно или по требованию своей иерархии отчеты и статистика по транспортной деятельности.  

2.6 Предлагает модификации инструментов и форматов, активно участвует в динамике постоянного улучшения и поиска эффективности платформенного проекта.  

2.7   Обеспечьте хорошую связь между оперативными подразделениями, сотрудником по транспорту, сотрудником по базам данных и процессам и администратором/финансовым отделом. 

2.8 Обеспечьте хорошее архивирование всех файлов покупок и поддерживайте папку в актуальном состоянии и в чистоте. Архивирование и поддержание порядка в различных файлах (как в электронном, так и в печатном виде) 

Задание 3 Представительство: 

3.1 Участвует в еженедельных совещаниях с транспортным отделом 

3.2 Участвует в передаче профессионального и сердечного имиджа партнерам и перевозчикам 

3.3Координирует доставку Опасная зона и сообщение о перемещениях в отдел безопасности 

3.4 Проводить исследования рынка, расценки и переговоры с перевозчиками.  

3,5 Eобеспечить оперативное отслеживание перевозок (связь с перевозчиками, водителями, представителями)  

3.6 Обеспечить надлежащий учет технологических документов и обеспечить точность информации. (TTN,Счет-фактура, ACT, отчетность) 

3.7 Анализ рынка перевозок по конкретным дорогам 

3.8 Предоставляет и обновляет отдел безопасности информацию о транспортной безопасности (зона, обновления дат, адреса доставки и т. д.) 

3.9 Предоставляет средства связи и идентификации для конвейеров/конвейеров (GPS, Tracker, Order Mission и т. д.) 

3.10 Проведение миссий поддержки (обучение, наставничество, поддержка, набор персонала, внутренний аудит, передача функций) 

3.12 Обеспечить надлежащее логистическое управление оперативной командой, тесное сотрудничество со службами поддержки 

3.13 Помогите Партнерам подобрать подходящую логистику для их действий и предложите лучшее решение по транспортировке 

ПРОФИЛЬ ИЩЕТ

Квалификации:

• Степень бакалавра в смежной области (логистика, разработка и т. д.) 

• Примет опыт вместо образования 

• Желательно - Квалификация в области логистики 

Опыт:

• Опыт работы в транспортном секторе или цепочке поставок (НПО или частная компания) не менее 3 лет 

• Опыт работы в международной НПО является плюсом 

Навыки:

• Возможность общаться на английском и украинском языках. 

• Хорошие навыки перевода, объяснения и ведения переговоров 

• Хорошее знание украинского законодательства 

• Пакет Microsoft Office 

• Хорошее знание Excel (будет проверено) 

Личные качества: 

• Умение расставлять приоритеты и брать на себя ответственность, сильные организаторские способности 

• Реальная мотивация для работы в гуманитарной сфере 

• Автономность и способность работать в команде 

УСЛОВИЯ РАБОТЫ:

Контракт: Трудовой договор (в соответствии с законодательством Украины) Срочный

Тип занятости: Полная занятость

Пакет преимуществ:

• 30 календарных дней для ежегодного отпуска 
• 12 дней оплачиваемого отпуска по внутреннему благосостоянию ежегодно ( пропорционально)
• Медицинская страховка для сотрудников HI и одного иждивенца (налог уплачивается HI)
• Индивидуальные консультации для сотрудников HI.
• При необходимости пакет релокации может быть предоставлен для руководящих и ключевых позиций 
• Соответствующие меры поддержки для человека с ограниченными возможностями (при необходимости)

РАВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

HI — работодатель, предоставляющий равные возможности. Мы ценим многообразие и стремимся создать инклюзивную среду, основанную на взаимном уважении всех сотрудников. Мы не дискриминируем по признаку возраста, пола, инвалидности, религии. , этническое происхождение, цвет кожи, раса, семейное положение или другие защищенные характеристики. 

Если у вас есть инвалидность и вам требуются какие-либо специальные меры для помощи во время собеседования, сообщите нам необходимую информацию.

Отправляя резюме, заявитель дает свое согласие на обработку его персональных данных (в соответствии с законодательством Украины).

Менеджер по административной ответственности Atlas Logistics (административный сотрудник)

СТРАНА:  Украина

ПОДПОРАЖИВАЕТСЯ:  Руководитель проектов и программ в сфере материального (нематериального) производства (транспортная программа)

РЕГИОН:  Днепр 

 Отправляйте, пожалуйста, резюме на английском языке

ОБЩИЕ ОБЯЗАННОСТИ

Контекст миссии

С 1993 года организация Humanity and Inclusion (HI) предоставляет логистические услуги гуманитарным организациям, реагирующим на кризисы в 15 разных странах, через свою логистическую платформу, известную как Atlas Logistique.  

С марта 2022 года Atlas Logistique (AL) работает в Украине, предлагая гуманитарным организациям логистические решения (подход «от гуманитарного к гуманитарному»), чтобы способствовать более быстрому, безопасному и эффективному оказанию помощи наиболее пострадавшему населению.  ¦

ЗАДАЧИ / ОБЯЗАННОСТИ 

Миссия 1. Отслеживание и мониторинг данных : 

1.1 Он/Она собирает и проверяет действительность всех документов перевозчиков и партнеров (GPS координаты, объем/вес груза на SRF…)

1.2 Обеспечивает соответствие транспортной деятельности/системы/процессу ATLAS государственным, областным и местным законам.

1.3 Обеспечивает соблюдение процедур Платформы НЕТ.  

1.4 Обеспечивает сбор данных и надлежащий ввод в различные базы данных по хранению и транспортировке (Excel).  

1.5 Он/она несет ответственность за сбор, запись, мониторинг и архивирование всех файлов по закупке и транспорту.

1.6 Разъясняет перевозчикам положения договоров на перевозку и/или ТТН.

1.7 Обеспечивает средства связи и идентификации для перевозчиков (GPS-трекер, служебное задание, опознавательные знаки и т.п.).

1.8 Собирает и объединяет информацию о поставщиках в базу данных «Мониторинг договоров».  

Миссия 2. Административное сопровождение:

2.2. Проверяет счета-фактуры перевозчика, отправленные специалистом по транспорту, прежде чем предоставлять их администратору базы данных и обработки данных для подтверждения.

2.3. Следит за процессом оплаты и квитанциями о получении оплаты поставщиками.

2.4. Управляет документооборотом и обеспечивает основные потребности транспортной логистики.

2.5. Регулярно или по запросу своего руководителя, отчитывается и направляет статистические данные о транспортной деятельности.

2.6. Предлагает модификацию средств и форматов, активно участвует в динамике постоянного совершенствования и поиска эффективности проекта платформы.

2.7. Обеспечивает надлежащую связь между операционной деятельностью, специалистом по транспорту, администратором базы данных и обработки данных и административным/ финансовым отделом.

2.8. Обеспечивает надлежащее архивирование всех файлов закупок и поддерживает актуальную базу в порядке. Архивирует и поддерживает различные файлы в порядке (электронные и бумажные копии).

Миссия 3. Коммуникация по проекту HI Platform 

3.1 Участвует в еженедельных встречах с Транспортным департаментом.

3.2 Участвует в формировании профессионального и доброжелательного имиджа среди партнеров и перевозчиков.

3.3 Координирует доставку в опасные зоны и отчитывается о перемещении в отдел безопасности 

3.4 Проводит исследования рынка, получение коммерческих предложений и переговоры с перевозчиками.

3.5 Обеспечивает оперативный контроль за транспортировкой (контакт с перевозчиками, водителями, представителями)

3.6 Обеспечивает надлежащий учет процессных документов и точность информации (ТТН, счет-фактура, Акт, отчетность)

3.7 Анализирует рынок транспортных услуг на отдельных маршрутах.

3.8 Предоставляет и обновляет отдел безопасности информацией о транспортной безопасности (зона, даты обновлений, адреса доставки и т.п.).

3.9 Обеспечивает инструменты связи и идентификации для конвоев (GPS, трекеры, приказы на миссии и т.д.)

3.10 Проводит поддерживающие миссии (обучение, наставничество, поддержка, набор, внутренний аудит, передача обязанностей)

3.11 Обеспечивает надлежащую коммуникацию, координацию и обмен информацией между членами команды

3.12 Обеспечивает надлежащее логистическое управление операционной командой в тесном сотрудничестве со службами поддержки.

3.13 Оказывает помощь партнерам в надлежащей логистике для их действий и предлагает лучшие транспортные решения

НЕОБХОДИМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ 

Квалификация(ы): 

• Принимается опыт вместо образования
• Желательно - Квалификация выпускника в области логистики

Опыт работы:

• По меньшей мере 3 года опыта работы в транспортном секторе или цепи поставок (НПО или частная компания)
• Опыт работы в международной неправительственной организации является преимуществом

Навыки:

• Умение общаться на английском и украинском языках.
• Хорошие навыки перевода, объяснения и ведения переговоров 
• Хорошие знания украинского законодательства в сфере грузового транспорта
Знание пакета Office 
• Хорошее знание Excel (будет проверено) 

Личные качества:

УСЛОВИЯ РАБОТЫ

Контракт: Трудовой договор (согласно законодательству Украины) Срочный

Тип занятости: Полная занятость

Преимущества:

• 30 календарных дней ежегодного отпуска
• 12 дней ежегодного оплачиваемого отпуска для хорошего самочувствия (пропорционально отработанном времени)
• Медицинское страхование для сотрудников HI и одного члена семьи (приложение оплачивает HI)
• Индивидуальные психологические консультации для сотрудников HI
• Релокационный пакет может быть предоставлен для руководящих должностей и ключевых должностей, если это необходимо
• Соответствующие меры поддержки для человека с ограниченными возможностями (при необходимости)

ВОЗМОЖНОСТИ

Всем заинтересованным кандидатам, независимо от возраста, пола, инвалидности, религии, этнического происхождения, цвета кожи, расы, семейного положения или других признаков, поощряем подать заявку на вакансию.

Если вы имеете инвалидность и нуждаетесь в каких-либо особых мерах для помощи во время собеседования, пожалуйста, сообщите нам необходимые детали.

Подавая резюме, претендент дает согласие на обработку его персональных данных (в соответствии с законодательством Украины).