Архивариус в lifecell

Мы ищем Архивиста, который присоединится к нашей команде lifecell

В сферуответственность должности будет входить администратор системы электронного документооборота и электронного архива, обеспечение учета, хранения и уничтожения архивной документации Компании в соответствии с действующим законодательством Украины. 

Функциональные обязанности:

1. Участие в проекте разработки и внедрения системы электронного документооборота и электронного архива документов 
2. В качестве администратора систем и процессов электронного документооборота: административная координация и поддержка; инициирования и координации внедрения новой функциональности и изменений в системах электронного документооборота и электронного архива. 
3. Мониторинг количества подписанных в системе документов за период и подписание ежемесячных Актов с подрядчиком. Информирование коллег в случае ошибок.
4. Участвовать в разработке номенклатуры дел, сроков и правил хранения и уничтожения документов. 
5. Контролировать своевременность передачи документов на архивное хранение, принимать от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством; проверять правильность формирования и оформления дел при передаче в архив (процесс предусматривает выдачу спецодежды).
6. Шифровать единицы хранения, готовить сводные описания единиц постоянного и временного хранения, систематизировать их, вести учет дел; обеспечивать сохранность документальных материалов в архиве.
7. Передавать документальные материалы в архивную компанию, государственный архив. 
8. Проводить экспертизу научной и практической ценности архивных документов.
9. Проводить списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли (процесс предусматривает выдачу спецодежды).
10. Выдавать архивные копии и документы (при необходимости), составлять необходимые справки, ответы на вопросы и вести их учет.
11. Построение и поддержка системы архивного хранения: оперативный и классический архив.
12. Проводить аудит системы документооборота и архивного хранения.
13. Осуществлять методологическую и информационную поддержку подразделений по вопросам делопроизводства и архивного дела (разработка инструкций, процедур и политик).
14. Создавать, упорядочивать и осуществлять администрирование электронного архива.
li>
15. Регистрировать приказы по основной деятельности по предприятию; вести журнал регистрации приказов; обеспечивать контроль наличия зарегистрированных приказов.
16. Контролировать соблюдение Процедуры издания, регистрации и исполнения приказов.

Координация процесса электронного документооборота с контрагентами:

• Создание \ удаление пользователей системы
• Предоставление прав пользователям системы
• Создание тегов в системе (и их назначение пользователям и документам)
• Координация процесса выдачи ЭЦП:

a. Организация тендера по выбору провайдера ЭЦП

b. Консультация исполнителей процесса-ассистентов дирекций

c. Сопровождение физической выдачи (контроль заполнения внутренних документов компании при выдаче цифровых ключей)

d. Администратор цифровых ключей в SAP (внесение в САП для сотрудников даты выдачи ЭЦП и срока ее действия)

e. Отзыв ЭЦП у провайдера

f. Физическое извлечение флешки в случае увольнения работника (или перевода)

g. Контроль наличия цифровых носителей и их заказ в случае необходимости. 

• Маршрутизация в системе документов из общего пула неразобранных документов
• Контроль подписания акта выполненных работ с провайдером

Требования:< /strong>

1. Образование – желательно направление архивного дела

2. Опыт работы - от 2 лет на аналогичной позиции

3. Английский – средний уровень

Что мы предлагаем?