Администратор в Міжнародна асоціація психологів та тренерів-експертів, ГО

 Цель должности

Обеспечение эффективного административного, организационного и документального обеспечения деятельности организации и отдельных проектов, координация внутренних процессов, взаимодействие с партнерами, участниками и командой.

  Основные обязанности

1. Административная поддержка организации

• Организация делопроизводства и координация административных процессов НПО.
• Ведение внутренней документации, архивов, переписки, учет договоров и актов.
• Подготовка, сбор и систематизация документов для отчетности (доноры, партнеры, контролирующие органы).
• Ведение баз данных (участники, партнеры, поставщики, контакты).
• Подготовка внутренней приказы, письма, докладные записки, протоколы.

2. Административная поддержка проектов

• Помощь команде проекта в организации мероприятий (тренингов, семинаров, встреч).
• Сбор и оформление списков участников, подписных писем, регистрационных форм.
• Подготовка счетов, актов, отчетов, копий финансовых документов.
• Контроль соблюдения административных процедур в соответствии с требованиями доноров.
• Координация логистики — бронирование мест, транспорта, проживания, кофе-брейков, закупки.
• Взаимодействие с контрагентами, партнерами, поставщиками.

3. Внутренняя связь

• Помощь в заполнении форм для доноров.
• Сопровождение процесса подготовки заявок на гранты.
• Координация волонтеров или участников во время мероприятий.

  Требования к кандидату

Образование и опыт работы

• Высшее или незаконченное высшее образование (административный менеджмент, менеджмент, социальные науки, финансы и т.д.).
• Опыт работы на административной или офисной должности — от 1 года (опыт работы в НКО или проектах — преимущество).

Навыки

• Владение Microsoft Office, Google Workspace, Canva, Zoom, Telegram, Excel.
• Умение работать с документами, аккаунтами, таблицами, формы.
• Организованность, внимание к деталям, системность.
• Умение согласовывать несколько задач одновременно.
• Коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь.

Личные качества

• Ответственность, пунктуальность, честность.
• Желание обучаться и придерживаться стандартов организации.
• Дружелюбие и умение работать работа в команде.
• Эмпатия и понимание ценностей ГО МАПТТЭ (психологическая помощь, развитие, поддержка).

Условия работы

• Удаленно/частично офлайн (Киев или другие регионы по необходимости).
• Неполная или полная занятость (в зависимости от объема проектов).
• Гибкий график.
• Оплата - по договоренности. от объема задач и бюджетов проектов.
• Возможность профессионального развития, участие втренинги и образовательные программы.