Административный специалист в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ищет квалифицированного административного специалиста для Кластера эффективного многоуровневого управления («Кластер MLG»):  

Административный специалист < Strong>(полная занятость, Киев)

(внутренний код SAP: Административный Специалист) 

Административный специалист ETOM присоединится к отделу управления кластером в кластере надлежащего многоуровневого управления («кластер MLG») GIZ Ukraine. 

Кластер хорошего многоуровневого управления в украинском портфеле GIZ включает проекты, поддерживающие прозрачную, эффективную и устойчивую реформу управления в усилиях по восстановлению, уже предпринимаемых в пострадавшей от войны стране, формируя ее будущее как современное государство. Европейская нация. Проекты направлены на эффективное сотрудничество национального, регионального и местного уровней управления, продвигая субсидиарность как принцип демократии, поскольку Украина соответствует acquis Communautaire Европейского Союза. 

Подразделение управления кластером (CMU) со штатом около 40 сотрудников предоставляет коммерческие и административные услуги для проектов в кластере MLG. CMU состоит из трех групп (Финансы и бухгалтерский учет; Контракты и закупки; Управление мероприятиями, поездками и офисом [ETOM]).

Как административный специалист ETOM, вы несете ответственность за обеспечение профессионального управления офисом и связанных с ним задач. . 

Области ответственности 

• Оказание профессиональных услуг по управлению офисом; Получение права собственности на офис (2 этажа, 2500 кв.м., офис открытого типа), вкл. управление и координация всех сопутствующих задач (обеспечение оптимальных условий труда; техническое обслуживание, ремонт и благоустройство; надзор и организация оборудования конференц-залов, социальных зон, рабочих зон, санитарных зон, убежищ; закупка всех необходимых офисных принадлежностей).
• Дальнейшее развитие офисных помещений для комфортных и современных условий работы; планирование и реализация мероприятий по реконструкции, строительству и благоустройству.
• Обеспечение оптимальных условий труда в офисе (отопление, вентиляция, кондиционирование, освещение, прочее) путем взаимодействия с арендодателем.
• Координация работы смотрителей/уборщиц, администраторов и водителя.
• Стратегическая и оперативная разработка и корректировка процессов офис-менеджмента.
• Издание и доработка правил офис-менеджмента. , безопасность, навес, парковка и т.д.
• Управление договорами аренды и субаренды; исследование рынка недвижимости с регулярным сравнением стоимости.
• Управление основными средствами, ежегодная инвентаризация и сопутствующие процессы.
• Проведение тренингов по всем актуальным темам.
• Поддержка организации внутренних и внешних мероприятий.
• Подготовка и контроль договоров оказания услуг и закупок; Координация поставщиков услуг, строительных компаний и поставщиков.
• Консультирование менеджеров и сотрудников по процессам, связанным с управлением офисом.
• Выполнение функций координатора по безопасности (SFP) для сотрудников офиса и помещений.
• Выступаемг иные обязанности и задачи по поручению руководства.
• Организация логистических услуг.

Необходимая квалификация, опыт и компетенции: 

• Степень бакалавра или ее эквивалент в соответствующей области. 
• Подтвержденный опыт работы офис-менеджером/фасилити-менеджером в офисах площадью от 1000 кв.м. 
• Опыт работы на аналогичной должности не менее 2 лет. 
• Опыт работы в GIZ и/или других международных организациях является преимуществом. 
• Наслаждайтесь творческой работой и проектированием.
• Надежность, конфиденциальность, гибкость и стрессоустойчивость, способность решать несколько задач одновременно и поддерживать высокое качество работы. 
• Командный игрок с навыками межкультурного общения, ориентированным на клиента и обслуживанием. 
• Подход, ориентированный на результат и решение. 
• Выдающиеся организаторские способности и навыки тайм-менеджмента, умение соблюдать сроки. 
• Высокая степень лояльности, самоорганизации и мотивации. 
• Родной украинский язык, свободное владение английским языком и знание немецкого языка являются преимуществом. 
• Хорошие навыки работы с компьютером, включая пакет и приложения MS Office. 
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки. 
• Готовность повышать квалификацию в соответствии с выполняемыми задачами. 
• Готовность к периодическим командировкам по Украине в связи с разным местоположением проекта.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство.
• Зарплата фиксированная в евро, премии по результатам работы и 13-й оклад.
• Медицинская страховка, 29 дней отпуска в год.
• Языковые курсы, тяжёлые. и мягкие навыки тренинги.
• Индивидуальная и групповая психологическая поддержка.
• Возможна удаленная и гибкий график работы.
• Значительная и ценная работа, интернациональная среда.

Условия трудоустройства

Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя. Задание начинается как можно скорее. Место службы: Киев. Срок действия договора до 31.12.2025 с возможностью продления. 

GIZ — работодатель, предоставляющий равные возможности и предлагающий привлекательную и интересную рабочую среду с возможностями для повышения квалификации.

Приложение 

Приложение Состоящее из резюме кандидата и сопроводительного письма на английском языке, объясняющего мотивацию подачи заявления на вакансию, должно быть отправлено на адрес [email protected] до  COB января 27 202 г.5< strong>, Понедельник.

Отправляя заявку, кандидат дает согласие на обработку персональных данных исключительно в целях подбора персонала. Только кандидаты, вошедшие в короткий список, будут свяжутся с вами на следующих этапах процесса набора персонала.