Административный помощник / Сотрудник финансируемой ЕС акции «Интеграционный механизм ЕС для Украины» в Central Project Management Agency

СРОК ПРИМЕНЕНИЯ | 31 января 2025, 23:59 Киевское времяСЕКТОРЫ | Администрация ТИП ВОЗМОЖНОСТИ | Контракт на обслуживание на 12 месяцев с возможностью продления до конца проекта ПЛАНИРОВАННЫЙ БЮДЖЕТ | максимум 2 300 евро в месяц (договор об оказании услуг, включая все соответствующие налоги и другие сопутствующие расходы). Другие (неличные) расходы, связанные с реализацией проекта, будут покрываться дополнительно в соответствии с правилами и процедурами проекта. ОЖИДАЕМАЯ ДАТА НАЧАЛА | 1 квартал 2025 г. ОРГАНИЗАЦИЯ | Центральное агентство управления проектами (CPVA), Литва РАСПОЛОЖЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | Киев, Украина (Проектный офис)КОНТАКТЫ | Менеджер проекта CPVA г-жа Симона Петрулите [email protected] ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АДМИНИСТРАТИВНОГО ПОМОЩНИКА/ОФИЦЕРА:Услуги включают в себя услуги общей поддержки руководителю группы (TL) и офисной команде с точки зрения административной помощи, управления офисом, переписки, ведения учета и услуги по регистрации, бухгалтерскому учету и письменному переводу должны предоставляться в тесной координации с TL, международными и национальными ключевыми экспертами, командой CPVA. включая следующее, но не ограничиваясь: Общая поддержка TL и офисной команды с точки зрения административной помощи, управления офисом, переписки, ведения учета и документации, бухгалтерского учета и учета; Составление письменных материалов по проекту на украинском/английском языках; Поддержка команды TL и офиса в организационных, логистических и технических вопросах, особенно с организацией конференций, тренингов, семинаров, встреч, экспертных миссий и ознакомительных визитов экспертов и других; Развитие и поддержание тесных рабочих контактов с украинскими должностными лицами, участвующими в Проект, руководители компонентов проекта (международные и национальные), команда проекта CPVA, базирующаяся в Вильнюсе, приглашенные краткосрочные эксперты (далее – STE); Помощь или организация контактов или встреч, участие в собраниях и составление и распространение протоколов; Помощь TL и команда офиса (если применимо) в задачах по мониторингу и отчетности;Поддержка STE в организационных и технических вопросах, включая помощь в решении вопросов проезда, проживания и других сопутствующих вопросов;Вклад в социальные сети, присутствие в Интернете и другие мероприятия по обеспечению наглядности, если это необходимо и в координации с сотрудником проекта по связям с общественностью, прозрачности/управлению знаниями; ) с украинского на английский и наоборот; o Перевести проектную документацию (правовые документы, положения, учебные материалы, информационные материалы, отчеты и другие письменные материалы) с украинского языка (на английский и наоборот; o Провести корректуру документов, переведенных на английский язык. Украинский язык; o Помощь команде TL и офиса, а также STE по языковым вопросам; Помощь команде TL и офиса, а также переводчику(-ам) в выявлении, заключении контрактов и мониторинге коммерческих услуг по письменному и устному переводу. Помощь менеджеру проекта CPVA и финансовый директор (FO) с успешным администрированием и управлением Проектом: o КакСопровождение финансовых расходов проектов; o Помощь в решении с украинскими властями любых вопросов, связанных с реализацией проекта и функционированием проектной команды, например. регистрация проекта, подача отчетов по НДС и т. д.; o Обеспечивать соблюдение процедур закупок CPVA при заказе канцелярских товаров, услуг по организации мероприятий и т. д.; o Ведение финансового учета и обработка счетов во взаимодействии с FO CPVA; o Сбор претензий по проекту для проверок; o Отвечает за офис, включая правила безопасности (например, процедуры противопожарной безопасности и т. д.); o Выполнение любых других аспектов, которые могут соответствовать его роли. АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ПОМОЩНИК/ОФИЦЕР ДОЛЖЕН ИМЕТЬ СЛЕДУЮЩИЙ ПРОФИЛЬ: Требуется высшее образование (диплом). Минимум 2 года профессионального опыта в сфере административной помощи при реализации и управлении проектами. Опыт работы на государственной службе, в НПО или в международной среде будет считаться существенным преимуществом (могут быть запрошены трудовые договоры или служебные сертификаты). Рабочими языками являются английский и украинский (как устный, так и письменный). Свободное владение письменным и устным английским языком обязательно. Опыт письменного/устного перевода будет считаться преимуществом. Опыт работы с административными процедурами. Компьютерная грамотность, особенно продвинутые навыки работы с MS Office, MS Excel и PowerPoint. Готовность работать достаточно независимо, а также в составе команды, проявлять инициативу и гибкость. Проактивный, гибкий и ориентированный на детали подход к задачам и сервисный подход к поддержке операций на местах. Хорошие навыки сотрудничества и общения, а также способность строить хорошие рабочие отношения с людьми разного культурного происхождения. ПРОЦЕДУРА ЗАЯВКИ: Пожалуйста, отправьте свои резюме на адрес [email protected] с указанием названия заявленной должности «Административный помощник_UA2EU» до 31 января 2025 года, 23:59 по киевскому времени. Информируем вас, что только кандидаты, вошедшие в шорт-лист, будут приглашены для участия в дальнейших этапах закупок, запланированных на январь-февраль 2025 года. ОПИСАНИЕ ПРОГРАММЫ/ДЕЙСТВИЯ: общая цель программы ЕС «Интеграционный механизм ЕС для Украины» (далее — UA2EU или Action). ) заключается в поддержке постепенного присоединения Украины к законодательству ЕС и ее общих усилий по интеграции в ЕС с целью будущего членства в ЕС. Эта помощь ЕС направлена ​​на создание сильных и эффективных государственных механизмов для управления процессом вступления Украины в ЕС и реализации соответствующих реформ. Фонд будет следить за возникающими и меняющимися потребностями основных заинтересованных сторон и создавать прочный институциональный потенциал для удовлетворения критериев вступления. Действие обеспечит поддержку: i) Укреплению потенциала ключевых игроков и заинтересованных сторон Украины в общем управлении, координации и мониторинге процессов вступления в ЕС и соответствующей программы реформ; ii) Повышенной доступности юридической экспертизы, необходимой для эффективного сближения украинского законодательства ЕС; iii) Расширение общего институционального, процедурного и методологического потенциала компетентных учреждений в переводе acquis ЕС; iv) Повышение осведомленности украинского общества и ключевых заинтересованных сторон.группы по процессу вступления в ЕС и повестке соответствующих реформ. Действие будет реализовано под непрямым управлением, а Агентство государств-членов ЕС Центральное агентство по управлению проектами (CPVA) будет возглавлять действие, обеспечивая сплоченность и устойчивость всей проектной деятельности, а также а также контролировать реализацию трех компонентов. Общий бюджет, выделенный на период реализации Действия, составляет 14 миллионов евро, при этом вклады софинансирования составляют 1 миллион евро от Литовской Республики и 3 миллиона евро от Республики Дания. Этим финансированием будет управлять CPVA в течение периода с 1 января 2025 года по 31 декабря 2027 года. Административный помощник/сотрудник будет работать в тесном сотрудничестве с командой проекта CPVA, включая менеджеров проекта и финансовых сотрудников, а также с инициативной группой, состоит из руководителя группы, заместителя руководителя группы, международных и национальных ключевых экспертов, пула краткосрочных и среднесрочных экспертов, а также встроенных экспертов в ключевые учреждения-бенефициары. Сотрудники проектного офиса будут работать в Киеве, Украина. О ОРГАНИЗАЦИИ: CPVA имеет более чем 20-летний опыт управления проектами, и мы работаем над тем, чтобы государственные инвестиции были выгодными и управлялись ответственно. Мы управляем проектами и программами и реализуем политику международного сотрудничества в целях развития. Мы также предоставляем методологическую поддержку государственных и муниципальных органов власти и учреждений по вопросам государственных инвестиций и консультируем по вопросам, связанным с проектами государственно-частного партнерства. РАЗНООБРАЗИЕ И РАВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: CPVA поддерживает разнообразие и уважает права человека во всех сферах своей работы. Дискриминация любого рода, в том числе по признаку пола, религии, сексуальной ориентации, этнической принадлежности или культуры, не допускается. Персонал должен уважать равные права людей и стремиться создать атмосферу, в которой различия людей принимаются и ценятся. ЗАЩИТА ДАННЫХ: отвечая на это Выражение заинтересованности, вы даете согласие на обработку ваших персональных данных. Обратите внимание, что ваши данные будут храниться на центральном сервере CPVA. Дополнительную информацию можно найти на следующем веб-сайте: https://www.cpva.lt/en/protection-of-personal-data/558. Вся полученная информация будет храниться на наших защищенных серверах, которые недоступны третьим лицам с общедоступного веб-сайта. Целью обработки предоставленных вами данных является управление каждым выраженным интересом с учетом возможного предварительного отбора в CPVA. Законность обработки основана на Регламенте (ЕС) 2018/1725 Европейского парламента и Совета от 23 октября 2018 года о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных учреждениями, органами, офисами и агентства и о свободном перемещении таких данных. Показать больше Показать меньше Посадовый ровень Базовый рівень Тип занятости Повний рабочий деньДолжностные обязанности Администрация Отрасли Некоммерческие организации