Специалист по администрированию и кадрам (ADMIN/HR OFFICER) в ACTED

ACTED — французская неправительственная организация, основанная в 1993 году, поддерживающая уязвимые слои населения, пострадавшие от гуманитарных кризисов во всем мире. ACTED оказывает постоянную поддержку уязвимым общинам путем обеспечения устойчивости послекризисных мер и готовности к долгосрочным вызовам, стоящим перед населением, с целью преодоления цикла бедности, содействия развитию и уменьшению уязвимости к катастрофам. Наши сотрудники всегда готовы реагировать на чрезвычайные ситуации, поддержку и восстановление устойчивого развития через 450 проектов в 43 странах.

Responsibilities

1.Administration

• Prepare administrative documents such as internal memos and letters upon request.
• Предположите, что административные процедуры являются реализуемыми в соответствии с организацией guidelines;
  • Maintain all administration files in the country office, including personal folders for every staff member
  • Ensure that no-one has access to personal folders, except upon specific request from Manager .

  3.Recruitment:

  1. Managing recruiting process for new staff positions;
  2. Prepare vacancy ведомости для отображения национальной мебели для района и циркуляции через relevantnые каналы; Подробности о необходимости координации
  3. Онформационные аналитики о результатах переговоров и после того, как берут успешные юриста.
  4. Prepare employment contracts for new staff
  5. Ensure that all staff, include to newly recruited, is in the possesion and aware of Acted guidelines and procedures.

  4.Staff Follow-Up

  <
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  относящийся клей, удовлетворяющие требования формы и другие требуемые формы из sub offices on monthly basis; в/повышение информации на все пространство, находящееся в хранилище файла и быть достойным для продолжительной подробности оставленной информации, чтобы ограничить плату зарплаты и отсрочку размеров может быть принято на время каждого месяца;
  1. Введите адрес от района работника, связанного с покупками в шрифт;
  2. Регулярный updating and actualization of data of employees of the field in the payrolls;
  3. Monitor and approve the list employees for all областей местоположение, которое может быть предпринято в ряде команд после продолжительного месяца и уполномоченного Memo на минимальную основу;
  4. Manage timely areas''staff acts transferring to Capital Finance Department on monthна регулярной основе;
  5. Подготовка изменений в контракте по запросу Координатора;
  6. Обеспечение регулярного проведения аттестации персонала в соответствии с действующей политикой;
  7. Подготовка ежемесячных отчетов по кадрам. в соответствии с действующими политиками.

  5.Управление архивами

  1. Оказание поддержки администратору архива/помощнику отдела кадров в контексте сканирования и процесса архивирования;
  2. Участвовать в тренингах/совещаниях по работе с платформой архивирования, проводимых отделом T&C;
  3. Информировать о любых изменениях или требованиях в отношении процесса архивирования, предлагаемых отделом T&C. старшему администратору/менеджеру по персоналу;
  4. Взаимодействовать с Архивной компанией по вопросам административных функций и по требованию старшего администратора/менеджера по персоналу.

  6. Защита личных, конфиденциальных и секретных данных:

  • обеспечивайте, чтобы только уполномоченные лица имели доступ к папкам сотрудников отдела кадров, и всегда сохраняйте конфиденциальность содержимого этих папок;< /li>
  • Соблюдать Политику защиты данных Acted во всех аспектах повседневной работы специалиста по персоналу и требовать, чтобы другие члены команды также управляли всеми личными данными – внутренними или внешними – в соответствии с политикой Acted (включая применение защиты паролем). к файлам, содержащим персональные данные).

  7. Юридические вопросы

  • Обеспечить соответствие кадровой политики, Внутреннего положения о персонале, инструментов и процедур законодательной базе;
  • Организовать подготовку приказов, должностных инструкций, других шаблонов и документы в соответствии с требованиями законодательства Украины.

  8. Отчетность и поддержка по другой деятельности по управлению персоналом:

  • Подготовка ежемесячных отчетов по управлению персоналом с использованием стандартных шаблонов Acted и в соответствии с политиками Acted.
  • По запросу линейного руководителя, поддержка в рассмотрении жалоб или других жалоб персонала, всегда действуя уважительно и конфиденциально.
  • Подготавливать административные документы для поддержки сотрудников в полевых миссиях.
  • Выполнять другие обязанности по требованию линейного руководителя. 

  Опыт и навыки:

  • Соответствующее образование и профессиональный опыт работы в сфере управления персоналом в Украине от 2 лет (в том числе хороший понимание украинского трудового законодательства).
  • Высшее образование в области управления персоналом будет считаться преимуществом.
  • Опыт работы в гуманитарном секторе и/или сфере развития не менее 1 года (обязательно). желательно).
  • Умение работать автономно и проявлять инициативу в разработке и реализации задач, ориентированных на благосостояние персонала и развитие потенциала персонала;
  • Умение работать в Microsoft Excel, Word и Outlook. .
  • Свободное владение украинским языком и рабочее знание устного и письменного английского языка являются обязательными (и будут оцениваться на собеседовании).
  • Мотивирован на работу в команде в мультикультурной среде. , требующий гибкости и способности работать в сжатые сроки.

  Выполнение другие соответствующие обязанности по мере необходимости.

  Внимание! Согласно действующему законодательству, при трудоустройстве военнообязанные граждане Украины обязаны предоставить военно-учетные документы и обновить свои военно-учетные данные. strong>

  
  Аттенция! При текущем управлении, отдельные объекты для служебного служебного учреждения должны обеспечивать updated military registration documents while being employed.

  Мы предлагаем

  • Официальное трудоустройство;
  • Регулярный просмотр зарплат;
  • 28 календарных дней отпуска в год;
  • Дружественная мультикультурная команда;
  • Комфортный офис в центральной части города;
  • Карьерный рост ;
  • Медицинское страхование после испытательного срока (3 месяце).

  _______________________________________________________________________________________________

  “ACTED has zero-tolerance по отношению к sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). of Conduct, and related policies, as part of their work contract. to dismissal.”