Администратор / Помощник по персоналу в SOLETERRE STRATEGIE DI PACE

АДМИНИСТРАТОР/ПОМОЩНИК ПО HR

Обязанность станция: Киев

Тип Контракт: FOP

Отчетность кому:  финансовому директору

Контролирует: Н/Д

Функции:
Администратор/помощник по кадрам отвечает за ежедневную поддержку задач по администрированию/финансам Soleterre. Кроме того, он/она отвечает за надлежащий архив и платежи киевского офиса. В этом контексте платежи производятся вовремя, проектные документы надлежащим образом архивируются в соответствии с процедурами Организации и указаниями финансового директора. Кроме того, он/она отвечает за реализацию кадровой политики и процедур, а также правильное административное управление всем персоналом, работающим в миссии Солетер Киев, в соответствии с организационными процедурами, обеспечивая соблюдение внутренних правил и правил доноров. Ожидается, что он/она будет честным и прозрачным и будет поддерживать необходимый уровень конфиденциальности в отношении информации, полученной на работе.

Обязанности финансового отдела:

• Поддерживать финансового директора в подготовке правильной финансовой отчетности в соответствии с требованиями доноров, национальным законодательством и планом работы программы.
• Обеспечить точность финансовой отчетности документы.
• Подготовка и архивирование платежей и их доставка финансовому директору.
• Проверить список расходов на соответствие описаниям BL.
• Организовать административные файлы и управлять ими; собирать и отслеживать финансовую документацию (т. е. документация, поступающая из отдела логистики, является полной, добавляются дополнительные документы из программного отдела) и архивировать ее.
• Поддерживать обновленный архив (онлайн и в файлах досье) контрактов с различными поставщиками и юридические лица.
• Ежедневно фиксируйте расходы в системе отчетности Soleterre.
• Проводить регулярные проверки финансовых документов партнеров вместе с командой программы.
• Помогать в управлении и сверке денежных потоков (наличных и банковских) и составлении ежемесячных отчетов отчеты.
• Поддержка финансового директора в подготовке к внутреннему и внешнему аудиту.
• Участвовать в определении и обновлении административных процедур в соответствии с национальными правилами, донорами и внутренними процедурами Soleterre.
•  

Обязанности HR отдел:

• В соответствии с кадровой политикой проводить набор на закрепленные вакансии и отбирать кандидатов, соответствующих заданным критериям на должность, в тесной координации с нанимающими менеджерами.
• Убедитесь, что процесс найма правильно отслеживается, документируется и архивируется.
• Поведение вводные/вводные встречи по вопросам HR с новыми сотрудниками, присоединяющимися к Soleterre в течение первой недели, если не оговорено иное. Убедитесь, что весь персонал прошел все обязательные инструктажи (например, безопасность, CP/PSEA).
• Убедитесь, что все новые участники вовремя подписывают свой контракт, назначают адрес электронной почты, получают удостоверение личности и ИТ-оборудование, если это необходимо.
• Введите/обновите данные вв базу данных отдела кадров (Досье сотрудников и сотрудников) на регулярной основе.
• Помогать линейным руководителям следить за тем, чтобы у всех сотрудников был постоянно обновляемый ежегодный план отпусков. Отслеживайте и утверждайте заявки на отпуска и сообщайте об остатках отпусков сотрудникам/линейным руководителям ежеквартально. Убедитесь, что счетчик отпусков регулярно обновляется.
• Соберите подписи на ежемесячных платежных ведомостях и убедитесь, что сотрудники получили их копию.
• Поддержка линейных менеджеров в управлении производительностью, внедрении системы аттестации персонала, отслеживании и проверке формы оценки эффективности, а также проверке процесса (формы подписаны и правильно заполнены).
• По запросу он/она может присутствовать на совещании по оценке эффективности, чтобы облегчить обсуждение и обеспечить достижение целей.
• Убедитесь, что сотрудники правильно и вовремя получают и подписывают свои контракты, выполняют оформление изменений/продления/непродления и расторжения контрактов для сотрудников в соответствии с внутренними регламентами.
• Отслеживать и контролировать состояние контрактов сотрудников в зоне ответственности и информировать об этом линейных руководителей.
• Убедитесь, что увольняющийся персонал завершил/прошел процедуры оформления.
• По согласованию с командой программы убедитесь, что регулярно обновляйте и сообщайте организационную структуру региональной команде.
• Поддержка в переводе документов/сообщений на местный язык. При необходимости.
• Регулярно посещайте места работы для поддержки/встреч с персоналом.

Требования:

• высшее образование в области управления бизнесом/администрирования или любая соответствующая степень
• Минимум 1 год соответствующего профессионального опытаопыт работы в сфере управления персоналом и опыт работы в МНПО. Дополнительный соответствующий опыт может заменить упомянутые выше степени. 
• Знание инструментов подотчетности и системы двойной записи. 
• Отличные навыки работы с программным обеспечением MS Excel.
• Знание общих принципов бухгалтерского учета, администрирования грантов и процессов закупок.
• Умение работать как индивидуально, так и в составе команды и создавать поддерживающие рабочие отношения между всеми проектными командами.
• Высокая конфиденциальность, уважение, честность и недискриминационное отношение
• Соблюдение ценностей Солетер. 

Язык: Хорошее знание английского (обязательно) и украинского языков