Leitender HR-/Verwaltungsbeauftragter in Norwegian People's Aid

Die Vision von Norwegian People’s Aid ist Solidarität in Aktion. Wir sind eine politisch unabhängige, auf Mitgliedern basierende Organisation, die in Norwegen und in mehr als 30 Ländern weltweit tätig ist. NPA wurde 1939 als humanitäre Solidaritätsorganisation der Arbeiterbewegung gegründet und hat sich zum Ziel gesetzt, die Lebensbedingungen der Menschen zu verbessern und Gesellschaften zu schaffen, die gerechter und demokratischer sind. Die internationale Arbeit der NPA umfasst drei Kernbereiche: Minenräumung und Abrüstung, Demokratisierung und gerechte Verteilung von Macht und Ressourcen sowie humanitäre Hilfe und Krisenreaktion. Die NPA hat ein Minenräum- und Abrüstungsprogramm gestartet, um Zivilisten vor den Bedrohungen durch explosive Kampfmittel (EO) in der Ukraine zu schützen.

Norwegian People’s Aid (NPA) sucht einen leitenden Personal-/Verwaltungsbeamten. Der Hauptarbeitsplatz ist in der Stadt Mykolajiw. Fahrerfahrung wird ein wesentlicher Vorteil sein (Firmenwagen stehen zur Verfügung).

Wir berücksichtigen auch Kandidaten mit Behinderungen.

NPA arbeitet in voller Übereinstimmung mit ukrainischem Recht und wir erwarten von unseren Kandidaten (sofern männlich) aktuelle Militärdokumente.

Einsendeschluss für Lebensläufe ist der 5. März. 2026

Aufgaben und Verantwortlichkeiten: 

Hauptverantwortungen 

Rekrutierung und Onboarding 

• Verwaltung durchgängiger Rekrutierungsprozesse (intern und extern), vom Eingang der Rekrutierungsanfragen bis zur Übergabe unterzeichneter Angebote an bestimmte Stakeholder, einschließlich: 

• Koordination der Kandidatenauswahl und Kommunikation 

• Sammlung unterzeichneter Angebotsschreiben 

• Empfang und Überprüfung elektronischer Annahmebestätigungen von Kandidaten  

• Sammlung der erforderlichen Mitarbeiterdokumentation 

• WatchDog-Screening 

• Referenz Kontrollen 

• Einführungs- und Onboarding-Prozesse für Neueinsteiger organisieren und erleichtern  

• 
  

Personalunterlagen, Stundenzettel und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften 

• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Pflege der Personalunterlagen in Übereinstimmung mit der ukrainischen Arbeitsgesetzgebung und den internen Organisationsrichtlinien. 

• Überwachen Sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Personaldokumentation, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: 

• Anstellungs-, Versetzungs- und Kündigungsaufträge; 

• Arbeitsverträge und Nachträge; 

• Personalakten der Mitarbeiter; 

• Aufzeichnungen von Urlaub, Krankheit und anderen Arten von Abwesenheiten. 

• Durchführung der Überprüfung und Validierung der Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter in den zugewiesenen Regionen (Mykolajiw und Schyroke), um Folgendes sicherzustellen: 

• Genauigkeit der erfassten Arbeitsstunden; 

• Einhaltung genehmigter Arbeitspläne, Aufträge und tatsächlicher Anwesenheit; 

• rechtzeitige Genehmigung und Übermittlung der Arbeitszeittabellendaten an die Finanzabteilung. 

• Stellen Sie die Konsistenz zwischen Arbeitszeittabellendaten, HR-Systemen und Gehaltsabrechnungsberechnungen sicher. 

• Überwachen und kontrollieren Sie die Einhaltung der ukrainischen Arbeitsgesetzgebung, einschließlichaber nicht beschränkt auf: 

• Arbeits- und Ruhezeiten; 

• Überstundenregelung; 

• Urlaubsansprüche und soziale Garantien; 

• Anstellungs-, Versetzungs- und Kündigungsverfahren. 

• Identifizieren Sie potenzielle Compliance-Risiken und -Verstöße, leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein und eskalieren Sie Probleme bei Bedarf an das Management. 

• Beratende Unterstützung für Personalverantwortliche und Vorgesetzte in Fragen der Personalverwaltung und des Arbeitsrechts. 

• Nehmen Sie an internen Überprüfungen, Audits und der Erstellung von Dokumentationen als Reaktion auf Anfragen von Regulierungs- oder Aufsichtsbehörden teil. 

HR-Systeme und Reporting 

• Geben Sie genaue Daten für neu eingestellte Mitarbeiter in BAS und Soliday ein und pflegen Sie diese. 

• Erstellen und übermitteln Sie obligatorische beschäftigungsbezogene Berichte über: 

• Steuerkabinett 

• Pensionsfonds der Ukraine (PFU) 

• Erfassen Sie alle Arten von Mitarbeitertransfers in BAS und Workday, einschließlich: 

• Temporär Versetzungen 

• Permanente Versetzungen 

• Rollenänderungen 

• Stellen Sie zeitnahe und genaue Aktualisierungen von Mitarbeiterstatusänderungen in HR-Systemen sicher. 

Einführung und Schulungen 

• Organisation und Erleichterung von Einführungsprozessen für:  Teilnehmer von Grundschulungsprogrammen, Teilnehmer von Auffrischungsschulungen 

• Koordinierung von Schulungsprozessen, einschließlich: Rekrutierung und Einschreibung von Teilnehmern, laufende Unterstützung während der gesamten Schulungsdurchführung 

• Sammlung bestätigter Annahme- und Transferlisten von Verantwortlichen Parteien 

• Einreichen endgültiger Listen und relevanter Informationen für den Vorgesetzten 

• Durchführung interner Mitarbeiterschulungen im Zusammenhang mit organisatorischen Änderungen, Aktualisierungen und neuen Verfahren. 

Employee Relations & Compliance 

• Unterstützung von Disziplinarverfahren, einschließlich: 

• Fallvorbereitung 

• Teilnahme an Disziplinarverfahren 

• Vorbereitung und Archivierung der zugehörigen Dokumentation 

• Pflege von Disziplinarfallregister 

• Regelmäßige Kommunikation mit Operations-Teams (Ops) pflegen bezüglich: 

• Enddaten von Arbeitsverträgen 

• Ergebnisse von befristeten Einsätzen 

• Beförderungen, Verlängerungen und Rollenänderungen 

• Kontoverwaltung. Senden und koordinieren Sie Anfragen zur Systemkontoerstellung für: Neu eingestellte Mitarbeiter, Mitarbeiter, die auf Positionen versetzt werden, die Systemzugriff erfordern 

Zusätzliche Verantwortlichkeiten 

• Führen Sie nach Bedarf andere HR-bezogene Aufgaben aus, um betriebliche Anforderungen und organisatorische Prioritäten zu unterstützen. Unterstützen Sie den HR-Manager in allen HR-bezogenen Fragen. 

• Kompetenzen und Qualifikationen: 

Muss Folgendes haben:  

• Universitätsabschluss/Diplom in einem relevanten Fach.  

• Gute Kenntnisse der ukrainischen Arbeitsgesetzgebung 

• Englisch – gute Englischkenntnisse (sowohl mündlich als auch schriftlich).itten)  

• Ukrainischer Muttersprachler 

• Erfahrung mit HRIS (BAS – obligatorisch, Arbeitstagvorteil) 

• Hohe Liebe zum Detail und Compliance 

• Fähigkeit, HR-Mitarbeiter zu beaufsichtigen und zu betreuen 

• Ausgeprägte Organisations- und Berichtsfähigkeiten 

• Effektiv Kommunikation und Stakeholder-Management 

Erfahrung:  

• Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Personalbeschaffung (vorzugsweise im humanitären Bereich) 

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Personalverwaltung (vorzugsweise im humanitären Bereich)  

• Hohe Stressresistenz mit der Fähigkeit, unter Druck und in herausfordernden Situationen effektiv zu arbeiten Bedingungen. Mindestens ein Jahr Erfahrung mit der Durchführung von Schulungen 

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Persönliche Kompetenzen: 

• Gute kulturelle, Netzwerk- und zwischenmenschliche Fähigkeiten. 

• Ausgeprägte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.   

• Systematischer und organisierter Ansatz, einschließlich Genauigkeit, Konsistenz und Liebe zum Detail, Beharrlichkeit und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.  

• Fähigkeit, Fristen einzuhalten und unter Druck mit begrenzter Aufsicht ruhig zu arbeiten.  

 Zusätzliche Überlegungen 

Von allen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie die folgenden allgemeinen Aufgaben übernehmen: 

• Arbeiten im Rahmen der NPA-Kernwerte und Förderung der NPA-Vision „Solidarität in Aktion“ 

• Auf das Erreichen von Programm- und/oder Abteilungszielen hinarbeiten 

• Sorgen Sie für Vertrautheit mit und alle NPA-Richtlinien und -Verfahren einhalten  

• Lernen aus entsprechenden Schulungs- und Entwicklungsprogrammen übernehmen und anwenden 

• Die im NPA-Schutz dargelegten Standards verstehen und einhalten, mit der gebotenen Sorgfalt und Aufmerksamkeit handeln, um das Wohlergehen aller Personen zu schützen, die mit der Arbeit der NPA in Berührung kommen, und Bedenken melden, wenn sie auftreten. 

Über den Einstellungsprozess:

Wir arbeiten kontinuierlich für mehr Vielfalt und Inklusion in der gesamten norwegischen Volkshilfe. Wir ermutigen alle qualifizierten Kandidaten, sich zu bewerben.  

Wir bitten Sie, den Verhaltenskodex, die Sicherheitsrichtlinie und die Antikorruptionsrichtlinie der NPA sorgfältig zu lesen, bevor Sie Ihren Antrag einreichen. Wenn Sie der ausgewählte Kandidat für diese Position sind, werden Sie gebeten, eine Safeguarding-Selbsterklärung sowie unseren Verhaltenskodex auszufüllen und zu unterzeichnen. Alle ethischen Richtlinien finden Sie auf unserem Website.

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!