Empfangsdame (Mitarbeiterin im Bürobetrieb) in JTI / Japan Tobacco International

Ihr Verantwortungsbereich umfasst:

• Empfang von Inlands- und Auslandsgesprächen, Empfang und Verteilung von Korrespondenz, Dokumenten und Paketen
Überwachung der Aufrechterhaltung des ordnungsgemäßen Zustands der Zentrale und des Empfangsbereichs (Büroausstattung, Geräte, Küchenraum usw.) und bei Bedarf Kontaktaufnahme mit den relevanten Diensten oder Kollegen (z. B. dem IT-Team)
• Kontrolle und Bestellung von Bürobedarf (Wasser, Hygieneartikel, Schreibwaren, Visitenkarten etc.), Büroausstattung, Kurier- und Transportdienstleistungen. Erstellung monatlicher Berichte über Transport- und Kurierdienste
• Bestellung und Koordination von Transportdienstleistungen (mit Hilfe von Taxis und Firmenfahrern). Enge Zusammenarbeit mit dem Fuhrpark
• Kontrolle über die Bezahlung von Bürodienstleistungen und Waren, Vorbereitung notwendiger Dokumente für die Buchhaltung und Vereinbarung/Unterzeichnung von Verträgen
• Kontrolle über das Büroverwaltungsbudget und Teilnahme an Ausschreibungsverfahren gemeinsam mit der Beschaffungsabteilung
• Mitwirkung an Organisation von Unternehmensveranstaltungen (Präsentationen, Konferenzen, Besuche des Global Managements) sowie in Projekten im Rahmen der Funktion der Büroverwaltung
• Informationsunterstützung von Seiten auf die zur Funktion Büroverwaltung gehörende Unternehmenswebsite
• Vorübergehende Vertretung des Assistenten des lokalen Managementteams für die Zeit von Krankheit und Urlaub

Erforderliche Erfahrung, Fähigkeiten und Fertigkeiten:

• Hochschulbildung
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung in einer Verwaltungsposition (Sekretärin, Empfangsadministratorin)
< li style="font-weight: 400">Fließendes Ukrainisch, mittelmäßiges Englisch
• Seien Sie ein erfahrener PC-Benutzer (Word, Excel und Outlook)
• SAP-CAS-Erfahrung ist von Vorteil
• Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit Kollegen
• Bereitschaft für Multitasking – Aufgaben planen und priorisieren können
• Die auftraggebende Organisation führt militärische Aufzeichnungen aller Militäroperationen waren Schuldknechtschaftsarbeiter. Für die Erstellung eines Stellenangebots und den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit einer Vertragsorganisation ist das Vorliegen eines entsprechenden Wehrmeldeausweises für Wehrpflichtige zwingend erforderlich.

Der Auftragnehmer bietet:    

• Offizielles Arbeitsverhältnis (Arbeitsvertrag mit einer Vertragsorganisation)
• Arbeiten im Kiewer Büro (von 9 bis 18 Uhr) in Podil mit einem für die Arbeit während eines Luftalarms ausgestatteten Bereich
• Bezahlter Urlaub ( 28 Tage) und krank
• Teilweise Entschädigung Mittagessen
• Teilnahme am Well-being-Programm, das den psychologischen Unterstützungsdienst für Mitarbeiter und Angehörige, Webinare zum Wohlbefinden und Freiwilligeninitiativen umfasst
• Umfassende Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten