Projektunterstützungsbeauftragter/Leiter des Regionalbüros in Sumy in Medair Ukraine

Allgemeiner Zweck: Der PSO ist ein wesentliches Mitglied eines vielfältigen Teams, das sich dafür einsetzt, den Schwächsten durch Pflege und Unterstützung zu helfen. Er/sie wird administrative und logistische Aufgaben wahrnehmen und mit wichtigen Behörden zusammenarbeiten. Er/sie wird den kosteneffizienten Betrieb der Unterstützungsteams von Medair sicherstellen. 

Projektüberblick: Als Reaktion auf den Konflikt zwischen Russland und der Ukraine nahm Medair Anfang März 2022 seine Tätigkeit in der Ukraine auf. Interventionen in den Bereichen Gesundheit, psychische Gesundheit, Wohnen, Verteilung sowie Wasser- und Sanitärversorgung werden von einem vielfältigen Team von Fachleuten im ganzen Land durchgeführt. Einige sind statisch, andere sind mobil, um mehrere Standorte zu unterstützen.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Stellvertretender Programmkoordinator, der die Koordination von Funktionen und die Aufsicht über Programm- und Supportteams umfasst.

Programm- und Qualitätsmanagement

• Aufrechterhaltung der humanitären Grundsätze der Menschlichkeit, Neutralität, Unparteilichkeit und Unabhängigkeit.
• Die Werte von Medair jederzeit respektieren, sowohl am als auch am Arbeitsplatz außerhalb der Arbeit
• Wissen, Verständnis und Einhaltung interner Medair-Richtlinien und -Verfahren.
• Einhaltung des Medair Internal Personnel (ENC)-Handbuchs und der Vorschriften.
• Arbeit eng mit den entsprechenden internen und externen Parteien zusammenarbeiten, um eine effektive logistische Unterstützung für das Team sicherzustellen.
• Unterstützung bei der Analyse und Priorisierung von Aktivitäten auf der Grundlage der bei aktuellen Bewertungen ermittelten Bedürfnisse.
• Identifizieren, Einbeziehen und Empfehlen lokale professionelle Dienstleister basierend auf ihrer Fähigkeit, hochwertige technische Notfallmaßnahmen umzusetzen
• Falls erforderlich; Mobilisierung/Rekrutierung eines Teams von Zeitarbeitskräften (qualifizierte und ungelernte), Bereitstellung von Schulungen, die den erforderlichen Aufgaben entsprechen, Bereitstellung aller für die Arbeit erforderlichen Werkzeuge und Koordinierung ihrer Teilnahme am Projekt.

• Logistische Unterstützung des Büros, Anlagenwartung, Flottenmanagement, Gerätemanagement.
• Bei Bedarf Kontakt mit dem Vermieter der Räumlichkeiten und/oder dem Makler.
• Bei Bedarf Kontakt mit dem Vermieter des Autos aufnehmen.
• Unterstützung der Finanzberichterstattung für alle Arten von Aktivitäten und Ressourcen.< /li>
• Unterstützung des Logistikteams bei der Abstimmung und Rationalisierung ähnlicher Projekte zur Erhöhung der Beschaffungseinsparungen.
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen, um die Bezahlung von Lieferanten und Arbeitskräften für Infrastruktur, Unterkünfte und Wasser-/Sanitäraktivitäten zu unterstützen.< /li>
• Unterstützung des Logistikteams bei der Qualitätskontrolle von Bestellanforderungen, die für Infrastruktur-, Wasser- und Schutzprojekte eingereicht werden.

Kommunikation und Koordination

• Effektive Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen, einschließlich sektorübergreifender Projektgruppen, Unterstützungsdiensten (z. B. Personalwesen, Finanzen, Sicherheit) und zoExterne Parteien (z. B. NGOs, Regierung, Lieferanten, Dienstleister), um die rechtzeitige Lieferung von Arbeitsplänen sicherzustellen.
• Proaktive Unterstützung des Vorgesetzten bei anderen Aufgaben nach Bedarf.

• Unterstützen Sie den Programmkoordinator, um sicherzustellen, dass Projekte in Übereinstimmung mit den Geberanforderungen und in Übereinstimmung mit Medair-, Geber-, Landes- und internationalen Standards umgesetzt werden.
• Überwachen Sie die Arbeit von Auftragnehmern und Arbeitern im Bereich Infrastruktur, Unterkünfte und Wasserversorgung durch regelmäßige Besuche vor Ort. Achten Sie besonders auf Gesundheit und Sicherheit, technische Qualität, Nachhaltigkeit (z. B. Abfallmanagement) sowie das Engagement und Feedback der Begünstigten.
• Geben Sie Feedback zur Leistung von Auftragnehmern/Gelegenheitsarbeitern und holen Sie sich Rat bei der Lösung etwaiger Probleme.
• Einhaltung der COVID-19-Protokolle von Medair und deren Verbreitung während der Umsetzung von Infrastruktur-/Unterkunftsmaßnahmen.
• Aktive Unterstützung und Verwaltung des Feedback-Mechanismus der Begünstigten von Medair – positiv und negativ.

Qualifikation / Erfahrung

Berufliche Qualifikation

• Fachliche/fachliche/technische Qualifikation im relevanten Bereich
• Kenntnisse relevanter Baumaterialien/-methoden.

Berufserfahrung< /p>

• 2 Jahre Berufserfahrung. Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Logistik, vorzugsweise in einer NGO
•  Managementerfahrung. Humanitäre Erfahrung. Erfahrungen in Design und Konstruktion sind von Vorteil. 

Sprachen

• Gutes Ukrainisch (gesprochen und geschrieben)
• Englisch in Wort und Schrift

IT 

• Kompetenter und erfahrener Benutzer der MS-Office-Software , einschließlich Word und Excel         

Motivation 

• Mit Leidenschaft dabei, den Schwächsten zu helfen. Begeisterung. Selbstmotiviert.
• Lernbereitschaft. 

Teambuilding

• Teammotivator, Koordinator mit hervorragenden Teambuilding-Fähigkeiten. 
• Teamplayer mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten. 
• Bereitschaft, andere zu unterstützen und die Last zu teilen. 
• Fähigkeit, Potenziale aufzubauen. 
• Bisherige Erfahrung in der Arbeit in einem multikulturellen Team. 
• Erfahrung im Unterrichten/Betreuen von Personal. 

Anpassungsfähigkeit

• Flexibel und bereit, andere relevante Aufgaben auszuführen, um den Projektabschluss zu erleichtern. 
• Problemlöser.
• Kreativ, offen, flexibel, selbstlernfähig. 
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und mit persönlichem Stress umzugehen.

Technisches Fachwissen

• Starke Kommunikation , insbesondere verbal.

   Management und Führung 

• Fähig, Zeit zu priorisieren und zu verwalten. 
• Kann klare und genaue Daten präsentieren.

MEDAIR-ZWEIG IN DER UKRAINE ist bestrebt, vielfältige und integrative Arbeitsplätze zu schaffen und sorgt für Chancengleichheit als Arbeitgeber Für bDie PSO ist ein wichtiges Mitglied eines vielfältigen Teams, das sich dafür einsetzt, den Schwächsten der Welt mit praktischer und mitfühlender Fürsorge zu dienen . Der PSO wird administrative und logistische Funktionen übernehmen und die Verbindung zu wichtigen Behörden herstellen. Er/Sie wird den kosteneffizienten Betrieb der Medair-Unterstützungsteams sicherstellen. 

Medair nahm seine Tätigkeit in der Ukraine Anfang März 2022 als Reaktion auf einen Konflikt zwischen Russland und der Ukraine auf. Interventionen in den Bereichen Gesundheit, psychische Gesundheit, Unterkünfte, Verteilung sowie Wasser und Sanitärversorgung werden von einem vielfältigen Team von Fachleuten im ganzen Land durchgeführt. Einige sind statisch, andere sind unterwegs, um mehrere Standorte zu unterstützen.

Führung

• Vertretung des Programmkoordinators, der die Koordination von Funktionen und die Aufsicht über Programm- und Supportteams umfasst.

Programm- und Qualitätsmanagement

• Halten Sie die humanitären Grundsätze der Menschlichkeit, Neutralität, Unparteilichkeit und Unabhängigkeit hoch.
• Respektieren Sie die Werte von Medair jederzeit, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Arbeitszeit. 
• Kennen, verstehen und befolgen Sie die internen Richtlinien und Verfahren von Medair.
• Befolgen Sie das Handbuch und die Vorschriften des Medair Employees on National Contract (ENC).
• Arbeiten Sie eng zusammen mit relevanten internen und externen Parteien, um dem Team effektive logistische Unterstützung zu bieten
• Unterstützung bei der Analyse und Priorisierung von Interventionen basierend auf den durch Desktop-Studien ermittelten Bedürfnissen.
• Identifizieren, einbeziehen und Empfehlen Sie lokale professionelle Dienstleister auf der Grundlage ihrer Fähigkeit, innerhalb eines Notfallzeitraums qualitativ hochwertige technische Reaktionen umzusetzen.
• Gegebenenfalls; Mobilisierung/Rekrutierung von Teams aus Gelegenheitsarbeitern (gelernt und ungelernt), die eine angemessene Schulung für die erforderlichen Aufgaben anbieten, sie ausrüsten und ihr Projektengagement koordinieren.

Finanz- und Logistikmanagement

• Logistische Unterstützung für die Basis, Anlagenwartung, Flottenmanagement, Ausrüstungsmanagement.
• Kontakt mit dem Hauseigentümer und/oder dem Makler nach Bedarf.
• Kontakt mit dem Autoleasing-Eigentümer notwendig.
• Achten Sie auf die finanzielle Rechenschaftspflicht aller Aktivitäten und Ressourcen.
• Unterstützen Sie Logistikteams bei der Zusammenstellung und Rationalisierung ähnlicher Projekte, um die Wirtschaftlichkeit bei der Beschaffung zu steigern.
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen zur Unterstützung von Lieferanten- und Arbeitszahlungen für Infrastruktur-, Notunterkünfte- und WASH-Aktivitäten. 
• Unterstützen Sie Logistikteams bei der Qualitätskontrolle von Kaufanfragen für Infrastruktur-, WASH- und Shelter-Projekte.

Kommunikation und Koordination

• Arbeit effektiv mit verschiedenen Stakeholdern, einschließlich sektorübergreifender Projektteams, Unterstützungsfunktionen (z. B. Personalwesen, Finanzen, Sicherheit) und externen Parteien (z. B. NGOs, Regierung, Lieferanten, Dienstleister), um eine rechtzeitige Umsetzung von Arbeitsplänen sicherzustellen.
• Bieten Sie dem Vorgesetzten bei Bedarf proaktive Unterstützung bei anderen Aufgaben.

Qualitätsmanagement

• Unterstützen Sie den Programmkoordinator, um sicherzustellen, dass Projekte im Einklang mit den Anforderungen der Spender umgesetzt werden und im Einklang mit Medair, Geber-, Landes- und internationale Standards.
• Überwachen Sie durch regelmäßige Besuche vor Ort die Leistung von Auftragnehmern und Arbeitsteams für Infrastruktur, Unterkünfte und WASH. Überwachen Sie insbesondere die Gesundheit und Sicherheit, die technische Qualität, die Umweltaspekte (z. B. Abfallmanagement) sowie das Engagement und Feedback der Begünstigten.
• Geben Sie Feedback zur Leistung von Auftragnehmern/Gelegenheitsarbeitern und holen Sie bei Bedarf Anleitung für den Umgang mit etwaigen Problemen ein Probleme.
• Beachten und fördern Sie die COVID-19-Protokolle von Medair während der gesamten Umsetzung von Infrastruktur-/Schutzmaßnahmen.
• Unterstützen und leiten Sie aktiv den Feedback-Mechanismus von Medair für Begünstigte – positiv und negativ.

Qualifikation / Erfahrung

• Fachliche / berufliche / technische Qualifikation in einem relevanten Bereich
• Kenntnisse geeigneter Baustoffe/ Methoden.

 Berufserfahrung 

• 2 Jahre Berufserfahrung nach der Qualifikation. 
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Logistik, vorzugsweise in einem NGO-Umfeld

 Managementerfahrung.

•  Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in der Design- und Baubranche. 
• Humanitäre Erfahrung. 

 Sprachen 

• Gutes Ukrainisch (in Wort und Schrift)
•  Englisch in Wort und Schrift 

IT 

• Kompetenter und erfahrener Benutzer von MS Office-Software, einschließlich Word und Excel         

Motivation 

• Mit Leidenschaft dabei, den Schwächsten zu helfen. 
• Begeisterung. 
• Selbstmotiviert. 
• Wunsch zu lernen. 

 Teambuilding 

• Teammotivator, Koordinator mit ausgezeichneter Fähigkeit zur Teambildung. 
• Teamplayer mit hervorragenden zwischenmenschlichen Fähigkeiten. 
• Bereit, andere zu unterstützen und Arbeitslasten zu teilen. 
• Fähigkeit zum Kapazitätsaufbau. 
• Bisherige Erfahrung in der Arbeit in einem multikulturellen Team. 
• Erfahrung in der Schulung/Betreuung von Personal.

Anpassungsfähigkeit 

• Flexibel und bereit, andere relevante Leistungen zu erbringen Aufgaben, um den Projektablauf zu erleichtern. 
• Problemlöser.
• Kreativ, aufgeschlossen, flexibel, selbstlernend. 
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und mit persönlichem Stress umzugehen.

 Technisches Fachwissen 

• Starke Kommunikation , insbesondere verbal.

 Management und Führung 

• Kann Prioritäten setzen und Zeit verwalten. 
• Kann klare und genaue Daten präsentieren.

MEDAIR UKRAINE BRANCH ist bestrebt, vielfältige und integrative Arbeitsplätze zu schaffen und ist ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit bei der Beschäftigung. Für detailliertere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.