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Spezialist für Personal- und Unternehmenskultur / People and Culture Officer in FHI 360
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FHI 360
Über FHI 360 und EpiC
FHI 360 ist eine gemeinnützige Organisation für menschliche Entwicklung, die sich der dauerhaften Verbesserung von Leben durch die Förderung integrierter, lokal vorangetriebener Lösungen widmet. Zu unserem Personal gehören Experten in den Bereichen Gesundheit, Bildung, Ernährung, Umwelt, wirtschaftliche Entwicklung, Jugend, Forschung, Technologie, Kommunikation und soziales Marketing – und schaffen so eine einzigartige Kombination von Fähigkeiten, um die miteinander verbundenen Entwicklungsherausforderungen von heute zu bewältigen. FHI 360 bedient mehr als 50 Länder sowie alle US-Bundesstaaten und Territorien.
Das Projekt „Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control“ (EpiC) ist ein achtjähriges (2019–2027) globales Gesundheitsprojekt, das ursprünglich vom US-Außenministerium (DoS) im Rahmen des President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) finanziert wurde. EpiC ist in rund 50 Ländern tätig und kümmert sich um wichtige Herausforderungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit wie HIV/AIDS, Pandemievorsorge und globale Gesundheitssicherheit.
In der Ukraine erhält das Projekt Global Health Security (GHS)-Mittel zur Stärkung globaler, regionaler und lokaler öffentlicher Gesundheitssysteme, aufbauend auf breiten Erfahrungen und vorhandenen Fähigkeiten, die mit den nationalen GHS-Prioritäten und den Zielen der US-Regierung übereinstimmen. EpiC wird die nationalen und regionalen öffentlichen Gesundheitseinrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, die Forschungsinstitute und regionalen Abteilungen des Staatsdienstes der Ukraine für Lebensmittelsicherheit und Verbraucherschutz, akademische Einrichtungen sowie Organisationen der Zivilgesellschaft unterstützen. Stärkung der GHS-Kapazitäten in den Bereichen Infektionsprävention und -kontrolle (IPC), antimikrobielle Resistenz (AMR) und Gesundheitsnotfallmanagement (HEM), mit besonderem Schwerpunkt auf der Prävention, Erkennung und Reaktion auf Ausbrüche von Infektionskrankheiten von epidemischer Bedeutung. Alle Aktivitäten werden an nationalen Vorschriften, Richtlinien und Standards sowie relevanten internationalen Rahmenwerken ausgerichtet.
Diese Position wird in Kiew, Ukraine, angesiedelt sein. Diese Stelle steht ukrainischen Staatsangehörigen offen, die in der Ukraine wohnen oder bereit sind, in die Ukraine umzusiedeln. Fachliche Kenntnisse der ukrainischen Sprache in Wort und Schrift sind erforderlich.
Auftragsübersicht:
Officer bietet Mitarbeiter-, Berater- und Personalunterstützung in verschiedenen Funktionsbereichen, darunter Rekrutierung, Mitarbeiterbeziehungen, Verwaltung von Sozialleistungen/Vergütungen, Vergütung, Vorbereitung von Dokumenten für die Gehaltsabrechnung. Dient als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter bei Fragen zu ihren persönlichen Mitarbeiterdaten. Verarbeitet verschiedene Formulare im Zusammenhang mit der Dokumentation von Personalaktivitäten wie neue Mitarbeiter, neue Berater, Statusänderungen, Leistungsbewertungen, Sozialleistungen, Kündigungen usw. Führt Einführungen für neue Mitarbeiter durch und führt möglicherweise Austrittsgespräche mit Mitarbeitern durch oder erleichtert diese. Unterstützt die Visabearbeitung für internationales Personal.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten Verwaltet den Interviewprozess vom Beginn bis zum Abschluss, einschließlich Screening und schriftlichem Testmanagement, Planung von Interviews und Besprechungen, Sammlung und Verarbeitung von Einstellungs- und Beschäftigungsunterlagen;
Bereiten Sie Interviewdateien für die Panelmitglieder vor; Sammeln Sie die Interviewbewertungsdokumente der Panelmitglieder. Beginnen Sie mit der Sammlung der notwendigen Dokumente für die auszuarbeitenden Arbeits- und Beratungsverträge, einschließlich der Durchführung von Hintergrund- und Referenzprüfungen gemäß FHI 360 und den örtlichen Arbeitsgesetzen.
Entwickelt und pflegt Kandidatendatensätze für Vorstellungsgespräche.
Erstellt und verwaltet Notfallschreiben für Stellenangebote und stellt Statusberichte und Aktualisierungen für Personalmanager bereit.
Erstellt und organisiert die Personalakten auf SharePoint, überprüft regelmäßig die Vollständigkeit der Dateien und führt regelmäßige P&C-Audits durch.
Bereiten Sie neue Arbeitsverträge und Serviceberaterverträge zur Prüfung durch den Sr. P&C Officer und zur Genehmigung durch den Leiter einer separaten Unterabteilung vor.
Stellen Sie ggf. den rechtzeitigen Trennungs- oder Erneuerungsprozess befristeter Verträge sicher.
Verwalten und pflegen Sie genaue Mitarbeiterunterlagen, Dateien und Berichte, einschließlich der Verantwortung für die Pflege von Personalakten; Gewährleistung der Vertraulichkeit der Dateiverwaltung.
Arbeitet eng mit Sr. P&C Officer und SE zusammenrves fungiert als unterstützende Anlaufstelle für Mitarbeiter bei P&C-bezogenen Fragen.
Bietet administrative Unterstützung für das Timesheet-Management-System und schult neue Mitarbeiter in der Nutzung von TESS/Zeiterfassungssystem.
Beteiligen Sie sich bei Bedarf an der Erstellung der Gehaltsabrechnung.
Kommunizieren Sie effektiv mündlich und schriftlich mit allen Mitarbeitern über P&C-Richtlinien und -Verfahren;
Verwalten und pflegen Sie genaue Aufzeichnungen, Dateien und Berichte, einschließlich der Verantwortung für die Pflege von Personalakten.
Erstellt Berichte für obligatorische Schulungsteile wie den Ethikkodex
Zusätzliche Aufgaben nach Wunsch
Vorherige Berufserfahrung in einer Nichtregierungsorganisation (NGO) von Vorteil.
Fähig, effektiv und taktvoll mit Mitarbeitern aller Ebenen, Personen aus verschiedenen Kulturen und der Öffentlichkeit zu kommunizieren.
Erledigt routinemäßige Verwaltungsprojekte für die Personalabteilung.
Kenntnisse im Umgang mit MS Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) und HRIS/Datenbanksystemen.
Fließend Ukrainisch mit mündlichen und schriftlichen Englischkenntnissen.
Typische physische Anforderungen:
Typische Büroumgebung.
Fähigkeit, stundenlang auf den Computerbildschirm zu schauen und sich wiederholende Arbeiten auf einer Tastatur auszuführen.
Fähigkeit, über längere Zeiträume zu sitzen und zu stehen.
Kann bis zu 5 Pfund heben/bewegen.
Zu verwendende Technologie:
Personal Computer/Laptop, Microsoft-Anwendungen (z. B. Office 365, SharePoint, Teams), Mobiltelefon-/Mobiltechnologie und Standard-Büroausrüstung.
Reiseanforderungen:
Weniger als 10 %
**Oder eine gleichwertige Kombination relevanter Ausbildung und/oder Erfahrung, die ausreicht, um die Hauptaufgaben der Stelle erfolgreich zu erfüllen. Diese Stellenbeschreibung fasst die Hauptaufgaben der Stelle zusammen. Sie schreibt weder die genauen Aufgaben vor, die zur Erfüllung dieser Aufgaben zugewiesen werden können, noch beschränkt sie sie. Dieses Dokument sollte in keiner Weise als Arbeitsvertrag ausgelegt werden. Das Management behält sich das Recht vor, dieses Dokument jederzeit zu überprüfen und zu überarbeiten.
