Betriebsleiter in DAI

Positionstitel: Operations ManagerProjekt: USAID/Ukraine Revenue and Expenditure Governance Reforms Operationalized (RevGRO)Maximaler Aufwand: Vollzeit LTTAEinsatzbasis: Kiew, UkrainePosition berichtet an: Director of Finance and AdministrationAKTIVITÄTSHINTERGRUNDDie USAID/Ukraine Revenue and Expenditure Governance Reforms Operationalisierte (RevGRO) Aktivitäten werden die fiskalische Widerstandsfähigkeit, Transparenz und Rechenschaftspflicht fördern, indem sie die Generierung staatlicher Einnahmen und das Finanzmanagement verbessern in der Ukraine. Dies wird durch die drei Ziele der Aktivität erreicht: Steigerung der Staatseinnahmen durch Unterstützung der Steuer- und Zollpolitik, der Verwaltung und institutioneller Reformen; Stärkung des öffentlichen Investitionsmanagements, der Ausgabenverwaltung und der Prüfung im Einklang mit internationalen Standards; und Verbesserung der bürgerschaftlichen Aufsicht sowie des Engagements des privaten Sektors und der Finanzpolitik. POSITIONSZWECK Der Operations Manager übernimmt die operative und administrative Leitung von RevGRO in den folgenden Bereichen: operative und administrative Unterstützung des Projektteams, Beschaffung und Unterverträge, allgemeine Vertragseinhaltung und Unterstützung beim Kundenmanagement, Büromanagement und Reise-/Sicherheitslogistik. In Abstimmung mit dem Finanz- und Betriebsdirektor von RevGRO wird der Betriebsleiter eine entscheidende Rolle bei der Überwachung des Finanz- und Betriebsmanagements und der Sicherstellung der Einhaltung des Field Operations Manual (FOM) des Projekts, der USAID-Vorschriften, Vertragsanforderungen und -beschränkungen sowie der relevanten lokalen Gesetze spielen , Anforderungen und Praktiken zur Unterstützung der technischen Projektmanagementanforderungen, sobald diese auftreten. Er/sie beaufsichtigt das Betriebspersonal und beaufsichtigt die Fahrzeugflotte, das Projektbüro und die Projektanlagen. HAUPTAUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN: Verantwortlich für den Erwerb umfassender Kenntnisse des Field Operations Manual (FOM) des Projekts und integriert Richtlinien, Verfahren und Praktiken in die Unterstützung der täglichen Verwaltungsabläufe des Projekts Projekt, einschließlich Einrichtungen, Logistik, Akten- und Dateiverwaltung. Überwacht die Aufgaben des Betriebsleiters, des IT-Beauftragten und des/der Fahrer(s). Verantwortlich für die Schulung des Projektbetriebspersonals zu Betriebsabläufen und Dokumentation Anforderungen. Stellt sicher, dass Verwaltungsunterlagen gut organisiert, gepflegt und aktualisiert werden. Stellt sicher, dass die Projektmitarbeiter ordnungsgemäß in Projektdatenmanagementsystemen geschult sind und dass die Mitarbeiter das Datenmanagementsystem (TAMIS) aktiv in die täglichen Projektaktivitäten integrieren. Als Hauptansprechpartner fungieren für betriebliche Projektanforderungen in Kiew, einschließlich der Verwaltung bürobezogener Aufgaben, Terminplanung/Einladungen, Technologieressourcen und Fehlerbehebung, Verwaltung von Videokonferenzen, Reservierung von Räumen, Beschaffung von Geräten und Software, Bestellung von Büromaterial, Durchführung von Inventuren Audits, Aktualisierung von Projektorganigrammen und Kontaktlisten (nach Bedarf durch das RevGRO Ops/HR-Team) und Pflege von Projektkalendern (Reisen, Berichterstattung, Bewertungsgremien usw.); Bieten Sie administrative Unterstützung bei technischen Aktivitäten, indem Sie Rechnungen und Spesenabrechnungen überprüfen, P-Card-Abrechnungen abgleichen, operative Beschaffungen unterstützen, betriebliche oder verfahrensbezogene Fragen beantworten und mVeranstaltungs- und Veranstaltungslogistik, Koordinierung der Reise- und Sicherheitslogistik und Unterstützung des Start- und Schließungsprozesses. Überwacht die Wartung und Verwaltung des Portokassenkontos. Verwaltet die Beschaffung von Betriebsgütern und -dienstleistungen und erstellt bei Bedarf entsprechende Zeitpläne und Tracker. Überwacht und berichtet zu betrieblichen Zahlungsplänen und -verpflichtungen von Lieferanten. Verfolgt wiederkehrende Zahlungen im Zusammenhang mit betrieblicher Beschaffung, sammelt und überprüft zugehörige Rechnungen anhand ausgestellter Kaufunterlagen. Verwaltet die Screening- und Überprüfungsmodule auf TAMIS und pflegt sie die entsprechenden Aufzeichnungen. Überwacht die Projektlogistik, das Fuhrparkmanagement und verwaltet das zugehörige Modul auf TAMIS. Pflegt Beziehungen zum Vermieter, zur Bürogebäudeverwaltung und zu Anbietern oder Zulieferern, die administrative und/oder betriebliche Projektunterstützung leisten. Koordiniert lokale Prozesse und Wohnpapiere für Projektexpats. Koordiniert Reise-/Logistikarrangements und pflegt den Projektreiseplan. Verwaltet Projektvermögenswerte/-inventar, stellt sicher, dass Projekteigentum ordnungsgemäß gekennzeichnet, verfolgt und dokumentiert wird, und koordiniert entsprechende Abstimmungen mit der Finanzabteilung Einheit. Unterstützt Mitarbeiter, Subunternehmer und andere Projektgäste, die das Projektbüro besuchen. Koordiniert die Projektanforderungen mit der Rechtsberatung vor Ort. Koordiniert die Planung und Vorbereitung von Materialien für Besprechungen, Konferenzen, Workshops und Schulungssitzungen nach Bedarf. Verantwortlich für die Koordinierung der Übermittlung und des Empfangs von Gegenstände, die möglicherweise eine Zollabfertigung und andere Aufsichtsämter erfordern. Weitere Aufgaben je nach Auftrag. QUALIFIKATIONEN Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder einem anderen verwandten Bereich; Fortgeschrittener Abschluss in den oben aufgeführten Bereichen wird sehr bevorzugt. 8–9 Jahre einschlägige Berufserfahrung in den Bereichen Betrieb, Büroverwaltung, Logistik oder einem anderen verwandten Bereich, vorzugsweise in einem von Spendern finanzierten Projekt. Computerkenntnisse und nachgewiesene Kenntnisse mit Microsoft Office-Programmen. Nachgewiesen Kommunikations-, Schreib- und Präsentationsfähigkeiten. Starke Teamfähigkeit sowie effektive interkulturelle zwischenmenschliche Fähigkeiten. Fließende Ukrainisch- und Englischkenntnisse. Bewerbungslink: https://fs23.formsite.com/OLJTgx/nqcfsmwxl6/indexBewerbungsanweisungen: Wählen Sie die Position aus, für die Sie sich bewerben möchten, füllen Sie die erforderlichen Informationen aus und laden Sie Ihren Lebenslauf hoch. Bewerber werden gebeten, sich so schnell wie möglich zu bewerben, da die Vorstellungsgespräche fortlaufend durchgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Menge an Bewerbungen, die wir erhalten, und der Dringlichkeit, Stellen zu besetzen, nur Bewerber, die in die engere Wahl kommen, Benachrichtigungen über die nächsten Schritte erhalten. Über DAIDAI ist ein globales Entwicklungsunternehmen mit Firmensitzen in den Vereinigten Staaten, im Vereinigten Königreich und in der EU , Nigeria, Pakistan und Palästina sowie Projekteinsätze weltweit. Wir gehen grundlegende soziale und wirtschaftliche Entwicklungsprobleme an, die durch ineffiziente Märkte, ineffektive Regierungsführung und Instabilität verursacht werden. DAI arbeitet an vorderster Front der globalen Entwicklung. Ideen in Taten umsetzen – Taten in Wirkung umwandeln. Wir engagieren uns für die Gestaltung einer lebenswerteren Welt. 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