Bürokoordinator/HR in AVSI

Bürokoordinator/HR

1. Hintergrund

Die AVSI Foundation ist eine internationale humanitäre Organisation, die sich der Bereitstellung nachhaltiger Lösungen für gefährdete Gemeinschaften widmet. In der Ukraine implementiert AVSI Programme mit Schwerpunkt auf Schutz, Bildung und Widerstandsfähigkeit der Gemeinschaft.

Der Bürokoordinator/die Personalabteilung wird eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung effizienter Verwaltungsabläufe im Büro in Poltawa und der Erleichterung einer effektiven Kommunikation zwischen lokalen Teams, Lieferanten und der AVSI-Zentrale (HQ), insbesondere der Personalabteilung (HR), spielen.

2. Ziele

Der Bürokoordinator/die Personalabteilung sorgt für einen reibungslosen täglichen Bürobetrieb, indem er Verwaltungsprozesse überwacht, Personal- und Beschaffungsfunktionen unterstützt und die Einhaltung interner AVSI-Richtlinien, Spenderanforderungen und lokaler Vorschriften sicherstellt. Die Position ist für die Aufrechterhaltung eines effizienten Betriebs und die Unterstützung der Programmimplementierung von entscheidender Bedeutung.

3. Hauptaufgaben

Administrative Unterstützung

· Verträge für nationales Personal vorbereiten, verwalten und archivieren, um Genauigkeit und Einhaltung der AVSI-Richtlinien und der ukrainischen Arbeitsgesetzgebung sicherzustellen.

· Rekrutierungsprozesse koordinieren, einschließlich Veröffentlichung von Stellenangeboten, Prüfung von Bewerbungen, Organisation von Vorstellungsgesprächen und Unterstützung von Auswahlausschüssen in Abstimmung mit den zuständigen Abteilungen.

· Entwurf, Überprüfung und Fertigstellung von Memorandums of Understanding (MoUs) mit lokalen Behörden, Partnern und anderen Interessengruppen.

Beschaffungsunterstützung

· Bereiten Sie Verträge mit Lieferanten und Dienstleistern gemäß den AVSI-Beschaffungsverfahren und Spenderanforderungen vor und verwalten Sie sie.

· Führen Sie genaue und aktuelle Aufzeichnungen über Beschaffungsprozesse, Verträge und Transaktionen.

· Unterstützen Sie den Betriebsleiter bei der Sicherstellung der Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und Dokumentationsstandards.

HR-Koordination

· Fungieren Sie als primäre Anlaufstelle zwischen dem Poltawa-Büro und der Personalabteilung der AVSI-Zentrale für alle HR-bezogenen Angelegenheiten.

· Stellen Sie sicher, dass die HR-Angelegenheiten rechtzeitig und korrekt eingereicht werden Dokumentation an die Zentrale (Verträge, Personalakten, Onboarding-Dokumente usw.).

· Unterstützung beim Onboarding of neues Personal, einschließlich der Koordination von Orientierungssitzungen und erforderlichen Schulungen.

Allgemeines Büromanagement

· Pflege organisierter und aktualisierter physischer und digitaler Ablagesysteme für Verträge, MoUs, HR und Beschaffungsdokumentation.

· Stellen Sie sicher, dass die AVSI-Betriebs-, Finanz- und Verwaltungsrichtlinien bei allen zugewiesenen Aufgaben eingehalten werden.

· Stellen Sie dem Betriebsleiter und der AVSI-Zentrale bei Bedarf regelmäßige Aktualisierungen und Verwaltungsberichte zur Verfügung.

4. Anforderungen

Bildung

· Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Personalwesen, Management, Recht oder einem verwandten Bereich.

Erfahrung

· Mindestens 1 Jahr Erfahrung in der Büroverwaltung, Personalkoordination oder Beschaffungsunterstützung.

· Vertrautheit mit dem ukrainischen Arbeitsrecht und den Vergabevorschriften wird als von Vorteil angesehen.

Fähigkeiten

· Starke Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.

· Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.

· Kenntnisse in der Microsoft Office Suite und Verwaltungstools.

· Fließende Englischkenntnisse auf B2-Niveau oder höher (schriftlich und mündlich).

Persönliche Eigenschaften

· Hohe Liebe zum Detail und Genauigkeit.

· Proaktive und lösungsorientierte Denkweise.

· Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten.

· Ausgeprägter Sinn für Vertraulichkeit und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen.

5. Berichtslinie

Der Bürokoordinator/die Personalabteilung berichtet direkt an den Betriebsleiter und informiert regelmäßig über Verwaltungs-, Beschaffungs- und HR-bezogene Aktivitäten.

6. Vertragsbedingungen

· Dienstort: Poltawa, Ukraine (mit gelegentlichen Reisen in andere Regionen nach Bedarf).

· Arbeitszeiten: Vollzeit (40 Stunden pro Woche).

· Vertragsdauer: 6 Monate, mit der Möglichkeit einer Verlängerung vorbehaltlich Leistung und Verfügbarkeit der Finanzierung.

· Probezeit: 1 Monat.

· Gehalt: Netto 800 EUR pro Monat.

7. Bewerbungsprozess

Interessierte Kandidaten werden gebeten, Folgendes einzureichen:

· Ein Lebenslauf und

· Ein Anschreiben auf Englisch

Bewerbungen sollten bis zum 31. Januar 2026 eingereicht werden.

AVSI Foundation Ukraine setzt sich für Vielfalt und Inklusion ein und ermutigt Bewerbungen aller qualifizierten Personen, unabhängig von Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung oder Alter.

Bitte beachten Sie, dass nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, für weitere Schritte im Rekrutierungsprozess kontaktiert werden.

Verwaltungsbüro / Personalwesen

1. Frist

Fundament AVSI – Spezialist für Personalwesen Die Organisation ist für die Bereitstellung von Inhalten erforderlich. Im Rahmen der AVSI-Realisierung werden Programme erstellt, die auf Anfrage erstellt und angezeigt werden розвиток стійкості громад.

Koordinator des Büros / Personalverwaltung, Schlüsselrolle und wirksamer Verwaltungsroboter Beamte und Beamte der Kommunalverwaltung, Kommandeure, Büroangestellte und AVSI-Mitarbeiter (Hauptquartier), Personalabteilung (HR).

2. Цілі

Koordinatorbüros / HR-Abteilungen für die Verwaltung von Verwaltungsprozessen und -programmen Die Funktion „HR“ ist eine zusätzliche Investition in die AVSI-Politik und wird von vielen Spendern finanziert Effektive Betriebs- und Realisierungsprogramme.

3. Neue Funktionen

Administratives Programm

• Überprüft, aktualisiert Eine Reihe von Verträgen für eine nationale Privatperson, die die Zustimmung der AVSI-Behörden und der zuständigen Behörden verlangen України.

• Koordinationsprozesse auf persönlicher Ebene: privater Urlaub, Urlaubsbuchung, organisatorische Unterstützung und Mitgliedschaft Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Videos zu veröffentlichen.

• (MoU) zwischen mehreren Organisationen, Partnern und anderen Vertragspartnern.

Einzelhandelsabkommen

• Am Mittwoch Verträge mit Versand und Lieferungen werden direkt nach dem AVSI-Verfahren und der Spendenfrist abgeschlossen.

• Wir haben nur die aktuell verfügbaren Vertragsunterlagen erstellt Prozesse, Vertragsabschlüsse und Transporte.

• Eine Reihe von Geschäftsprozessen, die von der Regierung als Standard akzeptiert werden Dokumentieren.

Koordination der Personalabteilung

• Eine neue Kontaktaufnahme zwischen den Mitarbeitern der HR-Abteilung HQ AVSI ist für alle Mitarbeiter verantwortlich.

• Eine umfassende Personaldokumentation für HQ (Verträge, VertragsabschlüsseBeatniks, Dokumente zur Anpassung usw.).

• Unterstützung des Anpassungsprozesses neuer Mitarbeiter, einschließlich der Organisation von Einarbeitungssitzungen und notwendigen Schulungen.

Allgemeine Büroverwaltung

• Aufrechterhaltung eines organisierten und aktuellen Systems der physischen und digitalen Archivierung von Verträgen, MoU-, HR- und Beschaffungsdokumentationen.

• Sicherstellung der Einhaltung von AVSI-Betriebs-, Finanz- und Verwaltungsrichtlinien für alle zugewiesenen Aufgaben.

• Bereitstellung regelmäßiger Aktualisierungen und Verwaltungsberichte an den Betriebsleiter und die AVSI-Zentrale nach Bedarf.

4. Anforderungen

Ausbildung

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Personalwesen, Management, Recht oder einem verwandten Bereich.

Erfahrung

• Mindestens 1 Jahr Erfahrung in der Büroverwaltung, Personalkoordination oder Beschaffungsunterstützung.

• Kenntnisse der ukrainischen Arbeitsgesetzgebung und Beschaffungsvorschriften sind erforderlich Vorteil.

Fähigkeiten

• Hohe organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.

• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.

• Kenntnisse in Microsoft Office Suite und Verwaltungstools.

• Fließende Englischkenntnisse auf Niveau B2 oder höher (mündlich und geschrieben).

Persönliche Qualitäten

• Achtung für Details und Genauigkeit.

• Proaktivität und Problemlösungsorientierung.

• Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten.

• Hohes Maß an Vertraulichkeit und Professionalität bei der Arbeit mit sensiblen Informationen.

5. Berichtslinie

Der Bürokoordinator/die Personalabteilung berichtet direkt an den Betriebsleiter und informiert regelmäßig über Verwaltungs-, Beschaffungs- und Personalaktivitäten.

6. Vertragsbedingungen

• Arbeitsort: Poltawa, Ukraine (bei Bedarf auch Reisen in andere Regionen möglich).

• Arbeitszeit: Vollzeit (40 Stunden pro Woche).

• Vertragsdauer: 6 Monate, mit der Möglichkeit einer Verlängerung je nach Leistung und Verfügbarkeit der Finanzierung.

• Probezeit: 1 Monat.

• Gehalt:  (netto) 800 Euro pro Monat.

7. Bewerbungsverfahren

Interessierte Kandidaten werden gebeten, Folgendes einzureichen:

• Lebenslauf und

• Motivationsschreiben in englischer Sprache.

Bewerbungen sollten bis zum 31. Januar 2026 gesendet werden.

Die AVSI Ukraine Foundation hält sich an die Grundsätze der Vielfalt und Inklusion und ermutigt unabhängig von allen qualifizierten Personen Bewerbungen B. aufgrund von Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung oder Alter.

Bitte beachten Sie: Nur ausgewählte Bewerber werden zu den nächsten Phasen des Auswahlverfahrens eingeladen.