Junior-Verwaltungsspezialist in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH sucht für das Projekt „U-LEAD with Europe: Ukraine – Local Empowerment, Accountability and Development Programme“ eine qualifizierte Fachkraft zur Besetzung der Stelle der: 

Junior Administrative Spezialist  (Vollzeit, Riwne)

(interner SAP-Code: Junior Administrative Spezialist)

Im In den letzten Jahren hat die Ukraine verschiedene Gesetze zugunsten einer ehrgeizigen Dezentralisierungsreform entwickelt und verabschiedet, die die Beziehungen zwischen der nationalen, regionalen und lokalen Ebene neu gestaltet und institutionelle Kapazitäten aufbaut. Der Erfolg der Dezentralisierungsreform hängt in hohem Maße von der Koordinierung und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen an der Reformumsetzung beteiligten Akteuren auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene ab. Angesichts der wichtigen neuen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und finanziellen Ressourcen, die die kommunalen Selbstverwaltungen gewonnen haben, muss die Umsetzung der Reform durch kompetente Beratung, Schulungen und vielfältige Unterstützungsmaßnahmen begleitet werden. U-LEAD (Ukraine-Local Empowerment, Accountability and Development) ist eine Sondermaßnahme, die als Multi-Geber-Aktion von der EU und ihren Mitgliedsstaaten Deutschland, Polen, Dänemark und Slowenien durchgeführt wird, um die ukrainische Regierung bei der Umsetzung zu unterstützen Dezentralisierungsreform.

Wir suchen einen hochmotivierten Junior Administrative Professional, der den Betrieb unseres Regionalbüros in Riwne unterstützt.

Verantwortungsbereiche und Aufgaben: 

• Büromanagement, Inventarisierung, Kontrolle der Vermögenswerte vor Ort.
• Dokumentenempfang, Verwaltung, Ablage, Übersetzung ins Englische.
• Verwaltet Einladungen zu Veranstaltungen, die vom Regionalbüro Riwne und/oder dem operativen Team organisiert werden, überprüft die geplante Anwesenheit, erstellt Teilnehmerlisten, informiert die Teilnehmer über die Veranstaltungslogistik, verwaltet die Anfragen der Teilnehmer, verteilt und sammelt ausgefüllte standardisierte Bewertungsformulare.
• Organisation verschiedener Arten von Veranstaltungen im jeweiligen Oblast, einschließlich Teilnehmermanagement und Logistik.
• Verwaltung der Finanzen von Veranstaltungen, einschließlich Vorbereitung von Serviceanfragen, Vorprüfung von Rechnungen und Berichten von Veranstaltungen.
• Genaue Eingabe der Daten des jeweiligen Oblasts in die Datenverwaltungsinfrastruktur (U-DATA) des U-LEAD mit Europa-Programms gemäß den Richtlinien.
• Befolgt die Regeln zum Schutz personenbezogener Daten bei der Bearbeitung von Teilnehmerlisten und Eingabe personenbezogener Daten in U-DATA.
• Organisiert die Logistik der Veranstaltungen, einschließlich Verpflegung, Unterkunft, Anreise der Teilnehmer. Unterstützt das Programm in allen organisatorischen Aspekten im jeweiligen Oblast.
• Erstellt Serviceanfragen in Zusammenarbeit mit der für die Vorbereitung der Veranstaltung verantwortlichen Person.
• Implementiert oder unterstützt die PMU bei der Umsetzung der etablierten Beschaffungs- und Vertragsabläufe und stellt die Einhaltung von U-LEAD-Branding und Sichtbarkeit sicher.
• Sammelt Rechnungen und Leistungsberichte (einschließlich Teilnehmerlisten) im Anschlussdie Fristen. Prüft und verarbeitet die Rechnungen vorab für die zukünftige Verwaltung durch die PMU.
• Archiviert Ereignis-/bezogene Dokumente, erstellt digitale Kopien der Dateien.
• Trägt zur Kostenüberwachung bei.
• Fügt Daten zu Veranstaltungen, Teilnehmern, Trainern und weiteren Daten zusammen mit allen unterstützenden Dokumenten (Tagesordnungen, Berichte, Fotos, standardisierte Bewertungsformulare usw.) in UDATA ein. Koordiniert sich mit dem Leiter des Regionalbüros, politischen Beratern und STEs, um die Qualität und Genauigkeit der in die U-DATA eingegebenen Daten sicherzustellen, einschließlich der Eingabe aller geplanten Veranstaltungen einen Monat im Voraus.
• Überprüft und überprüft regelmäßig Aktualisiert die wichtigen U-DATA-Ereignisse im jeweiligen Gebiet und meldet sie rechtzeitig an U-LEAD.
• Sorgt für die Büroverwaltung, die Kontrolle der Vermögenswerte vor Ort und hilft bei der Bestandsaufnahme der Vermögenswerte.
< li>Sorgt für den Empfang, die Bearbeitung, die Archivierung und die Übersetzung einiger Dokumente ins Englische.
• Fungiert als Sicherheitskontaktstelle für das Regionalbüro und das operative Team und arbeitet mit dem Risikomanagementbüro der GIZ zusammen.
• Kommuniziert regelmäßig mit lokalen Dienstleistern.
• Kommuniziert und kooperiert effektiv mit den Kollegen im Regionalbüro, dem U-LEAD-Team sowie aus anderen Regionalbüros und anderen GIZ-Projekten in der Ukraine.
• Sorgt für diskretes Verhalten gegenüber Dritten in allen internen Angelegenheiten.
• Kommunikation und Berichterstattung regelmäßig an den Leiter des Regionalbüros. 

Erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrung:

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung Erfahrung im Eventmanagement, Büromanagement oder verwandten Bereichen.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.
• Kunden- und serviceorientierte Einstellung .
• Starker Teamplayer.
• Sehr gute Ukrainisch- und Englischkenntnisse.
• Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office Suite, Excel, PowerPoint etc.).

Wir bieten:

• Offizielle Anstellung.
• Festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage pro Jahr.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung, möglich aus der Ferne und flexibles Arbeiten.
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld. 

Anstellungsbedingungen

Der Auftrag beginnt so bald wie möglich. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle im Mutterschaftsurlaub mit einer 40-Stunden-Woche. Position in Rivne RO von U-LEAD mit Europa mit mobiler Arbeit. Einsatzort ist Riwne oder Oblast. Die Vertragslaufzeit beträgt bis zum 30.04.2025. Eine Verlängerung ist möglich.   

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Bewerbung 

Bewerbung Bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung dargelegt wird, ist bis an [email protected] zu senden COB 18. 2. Oktober024, Freitag.

Mit dem Absenden der Bewerbung erklärt sich der Kandidat mit der Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich für den Zweck des Bewerbungsverfahrens einverstanden. 

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.