Teamleiter Personal und Verwaltung in Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Dänischer Flüchtlingsrat (DRC)DRB ist seit 2014 in der Ukraine tätig, DRB beschäftigt bereits mehr als 800 Mitarbeiter in der Ukraine und wird im Jahr 2024 weiter deutlich expandieren, z schnelle Reaktion auf die Notsituation in den Bereichen Sozialschutz, Bereitstellung von Lebensunterhalt, Bereitstellung von Wohnraum und Hilfsgütern, humanitäre Minenräumung und Friedenskonsolidierung (humanitäre Minenräumung) durch direktes Eingreifen und Unterstützung autorisierter Personen und Nichtregierungsorganisationen (NGOs). DRBs werden weiterhin ihre Reihe langfristiger Lösungen implementieren, um Herausforderungen unter sich ändernden Umständen zu bewältigen.

DRB ist derzeit auf der Suche nach einem hochqualifizierten Leiter der Personal- und Verwaltungsgruppefür die Arbeit in unserem Büro in Cherniv.

Unter der Leitung des Managers der Verwaltungs- und Finanzaktivitäten ist der Leiter der Personal- und Verwaltungsgruppe für die Koordination und Leitung der für die Arbeit mit Personal- und Verwaltungsangelegenheitenim Hinblick auf die Unterstützung von Arbeitsverträgen für Arbeitnehmer und die Führung der Dokumentation gemäß den Richtlinien des DRB und der ukrainischen Gesetzgebung sowie für Verwaltungsprozesse, wie z B. Mietverträge für Räumlichkeiten, Registrierung ausländischer Kollegen, Organisation von Veranstaltungen, Reisebuchungen und Kontrolle der Bestände an Verwaltungsgütern. Ihr Arbeitsplatz wird das DRB-Büro in Tschernihiw sein, aber Sie leisten auch technische Unterstützung für das Büro in Sumy. Ichna und Ivankiv.

Ihre Hauptaufgaben sind:

• < span style="font-weight: 400; Schriftarte: normal">Verwaltung des Rekrutierungsprozesses, einschließlich der Veröffentlichung von Stellenangeboten, der Vorbereitung einer langen Liste, der Organisation von Vorstellungsgesprächen, der Überprüfung von Referenzen und relevanter Dokumentation.
• Sicherstellung der Interaktion mit anderen DRB-Büros in der Ukraine, um eine zeitnahe und genaue Dokumentenverteilung sicherzustellen.
• Einstellung, Versetzung und Entlassung von Mitarbeitern gemäß Arbeitsgesetzen, Vorschriften, Anweisungen sowie Anordnungen des Leiters der Repräsentanz.
• Sicherstellung der Einhaltung der Urlaubsregelung durch alle DRB-Mitarbeiter im Verantwortungsbereich.
• Sicherstellung der Vorbereitung interner Bestellungen und deren Übermittlung zur Aufbewahrung an die Zentrale des DRB in der Ukraine.
• Ausführen der HR-Benutzerrolle in Dynamics DRC (ERP), einschließlich Einstellung, Kündigung und Erneuerung von Mitarbeiterverträgen, Prüfung und Genehmigung von Urlaubsanträgen, Sozialleistungen und Vergütungen.
• Koordinierung der Übermittlung von Krankenversicherungsinformationen an Versicherungsunternehmen entsprechend bestehender Änderungen in der Mitarbeiterliste. Koordinierung von Anfragen von Mitarbeitern mit Versicherungsunternehmen.
< li style="font-style: normal">Stellen Sie die monatliche Vorbereitung und Einreichung der erforderlichen Berichte für Prüfungszwecke sicher.
• Stellen Sie sicher, dass alle HR-bezogenen Informationen protokolliert und versendet werden
• Erteilung aller notwendigen Verträge, Genehmigungen und Lizenzen, die für die Aktivitäten von DRB in den Büros in Tschernihiw und S. erforderlich sindVerstanden, pünktlich.
• Erstellung und Pflege eines zuverlässigen Dokumentenmanagementsystems, einschließlich der Archivierung wichtiger Dokumente.
• Überwachung und Bereitstellung technischer Unterstützung für das Verwaltungsteam bei der Suche nach neuen Räumlichkeiten, Unterkünften und der Buchung von Tickets.
• Sicherstellung der Einhaltung von DRB- und Spenderverfahren sowie konstante Anwendung kosteneffizienter Prozesse.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Fertigstellung und Einreichung erforderlicher Verwaltungsberichte.
• Sicherstellung wöchentliche und monatliche Aktualisierungen aller administrativen Tracker entsprechend den Anforderungen wie Räumlichkeiten, Zahlungen, Materialien und Verbrauchsmaterialien usw.
• Gewährleistung der Schulung am Arbeitsplatz für alle regionalen Personalabteilungen /Verwaltungsteams und bei Bedarf Unterstützung durch die Personalabteilung im Hauptbüro des DRB in der Ukraine.

Über Sie

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, erwarten wir von Ihnen mindestens 3 Jahre Erfahrung in HR, Verwaltung, Informationsaktivitäten oder verwandten Bereichen.< / strong> Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen Folgendes:

• Starkes Gefühl persönlicher Integrität und Verständnis für Privatsphäre und Ethik.
• Kenntnisse in Microsoft Office, Internet Explorer, Outlook.
• Kenntnisse der englischen und ukrainischen Sprachen sind obligatorisch.