Technischer Assistent für Personal und Verwaltung in der Ukraine, Tschernihiw in Norwegian Refugee Council / NRC

HThe Norwegian Refugee Council (NRC)ist eine unabhängige, humanitäre Nichtregierungsorganisation, die 1946 gegründet wurde. Wir leisten Hilfe, schützen die Rechte und tragen zur Lösung der Probleme von Flüchtlingen, Binnenvertriebenen und anderen von bewaffneten Konflikten betroffenen Personen bei.  NRC begann seine Aktivitäten in der Ukraine Ende 2014 und unterstützte die vom Konflikt im Osten des Landes betroffenen Menschen. Wir verstärken derzeit unsere Bemühungen in der Ukraine und den Nachbarländern, um Menschen zu helfen, die aufgrund des Krieges ihre Heimat verlassen mussten.

Wir suchen einen Verwaltungs- und Personalassistenten für das NRC Northern Regional Office in Tschernihiw. 

Der Verwaltungs- und Personalassistent ist für die täglichen HR- und Verwaltungsaufgaben auf regionaler Ebene verantwortlich.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Befolgen Sie die NRC-Richtlinien, -Tools, -Handbücher und -Richtlinien.
• Bieten Sie vielfältige Unterstützung bei der Implementierung eines Portfolios von Supportfunktionen gemäß dem Aktionsplan.
• Implementieren Sie Verfahren und Aktivitäten innerhalb der eigenen Funktion oder Kernkompetenz als delegierte Autorität unabhängig.
• Verantwortlich für die Organisation und Erledigung von Aufgaben gemäß Prioritäten und Standards.
• Zeigen Sie Initiative bei der Lösung alltäglicher Probleme gemäß vereinbarten Verfahren, Prioritäten und Standards im Arbeitsbereich.
• Kooperieren Sie mit relevanten Abteilungen und Koordinierungszentren.
• Fördern und teilen Sie Ideen für Verbesserungen in Ihrem Bereich Kompetenz.

Administrative Aufgaben:

• Erledigung aller administrativen Aufgaben, um den reibungslosen Betrieb des Regionalbüros sicherzustellen:

- Bestellung von Reinigungsprodukten, Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien,

- Verwaltung von Verträgen in Tschernihiw (Büro in Tschernihiw, LAC-Büro, Gästehaus, Sicherheitsüberwachung) durch Vertragserstellung, Einreichung von PR/PO zur Zahlungsabwicklung, Wahrnehmung von Koordinatorfunktionen für alle Vermieter/Auftragnehmer, Vorbereitung von Nachträgen bestehender Verträge (Verlängerung, Kündigung, sonstige Vertragsänderungen).

• Hilfe bei der Erstellung von Briefen, UnterstützungBrieftage für die offizielle Korrespondenz. 
• Bereitstellung genauer Informationen als Antwort auf allgemeine Anfragen. Versenden, Empfangen, Verteilen und Archivieren der ein- und ausgehenden Korrespondenz.
• Organisation von Veranstaltungen und Tagungen in der Oblast Tschernihiw (Suche nach Veranstaltungsorten, Catering-Arrangements, Zahlungsabwicklung).
• Reservierung von Unterkünften in der Oblast Tschernihiw für NRC-Mitarbeiter und Besucher, sofern erforderlich.
• Zusammenarbeit mit offiziellen Institutionen, sofern erforderlich.
• Bereitstellung von Recherche und administrativer Unterstützung, sofern erforderlich.
• Zeitnahe Koordination des Vorfelds Zahlungen, falls solche bereitgestellt wurden.
• Erfüllung anderer relevanter Aufgaben auf Anfrage des Personalkoordinators / ASM / AM.
• Kauf von Bahn- und Busfahrkarten innerhalb der Ukraine und darüber hinaus.

HR-Aufgaben:

• Bachelor-Abschluss im relevanten Bereich. 
• Ein Universitätsabschluss ist von Vorteil.
• Mindestens 1 Jahr vergleichbare Berufserfahrung.
• Arbeitserfahrung in einer humanitären Organisation ist von Vorteil.
• Erfahrung in schwierigen und instabilen Situationen Umgebungen.
• Durchschnittliches Englischniveau, fließend Ukrainisch in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Ausgeprägte Netzwerk- und Verhandlungsfähigkeiten.
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, in einem volatilen Umfeld mit einem großen Unternehmen zu arbeiten Arbeitsaufwand.
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten.

EndgültigeDeadline Klicken Sie auf den Link.

Wir bieten:

Diese Stelle steht Bewerbern offen, die das gesetzliche Recht haben, in der Ukraine zu arbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir für diese Stelle keine Unterstützung bei der Arbeitserlaubnis oder dem Visum leisten können.

NRC ermutigt Menschen mit Behinderungen, die gerne im Büro arbeiten möchten, sich zu bewerben.