Leiter Finanzen / Leiter der Finanzabteilung in HELVETAS Swiss Intercooperation

Helvetas Ukraine sucht einen Leiter Finanzen, der für die Sicherstellung der finanziellen und administrativen Compliance, effektives Ressourcenmanagement und Teamentwicklung verantwortlich ist. In dieser Rolle überwachen Sie die Einhaltung lokaler Gesetze, Organisationsrichtlinien und Spenderanforderungen, organisieren Finanz- und Verwaltungsprozesse, koordinieren die Arbeit des Finanzpersonals und beraten das Büro- und Projektmanagement strategisch. Ihre Arbeit trägt zu einer effektiven Entscheidungsfindung und Berichterstattung auf Projekt-, nationaler und institutioneller Ebene bei.

Eine detaillierte Beschreibung der Verantwortlichkeiten und Erwartungen finden Sie unten.

Helvetas Swiss Intercooperation ist eine Schweizer internationale Entwicklungsorganisation, die in 35 Ländern in Afrika, Asien, Lateinamerika und Osteuropa vertreten ist. Die Aktivitäten konzentrieren sich auf nachhaltige Entwicklungsinitiativen, Infrastrukturwiederherstellung, wirtschaftliche Erholung und Widerstandsfähigkeit.

Helvetas verfolgt einen Nexus-Ansatz und bindet Zivilgesellschaft, Regierung und Privatsektor ein.

In der Ukraine führt Helvetas Programme zur wirtschaftlichen Erholung und Entwicklung durch und unterstützt die Sanierung der Wohnungs- und Wasserinfrastruktur in Gemeinschaften. Unsere Lösungen basieren auf einer gründlichen Analyse des ukrainischen Arbeitsmarktes und der Wirtschaftstrends und gewährleisten effektive, nachhaltige und skalierbare Ansätze zur Erholung.

Helvetas ist derzeit in den Regionen Kiew, Charkiw, Tschernihiw, Sumy, Dnipropetrowsk und Poltawa tätig und plant, seine Aktivitäten auszuweiten. Helvetas arbeitet auf mehreren Ebenen mit nationalen und lokalen Behörden, Unternehmen und einem Netzwerk zivilgesellschaftlicher Partner zusammen, um seine Ziele zu erreichen.

Gesamtziele

• Compliance: Management:Führen Sie finanzielle und administrative Verfahren in Übereinstimmung mit Organisationsregeln, lokalen rechtlichen Rahmenbedingungen und Geberanforderungen auf effiziente Weise aus, indem Sie eine gute Koordination zwischen allen an verschiedenen Prozessen beteiligten Akteuren sicherstellen, einschließlich hochwertiger Buchhaltung, Prüfung und finanzieller Überwachung des Programms

  Portfolio und Program Office (PO). Die Arbeit der HoF conwürdigt die effektive Entscheidungsfindung und Berichterstattung auf Projekt-, Länder- und institutioneller Ebene.

• Strategische Beratung und Talentmanagement: Das HoF sorgt für die Entwicklung von

  Wissen und Kapazitäten im Finanzmanagement im Inland und im weiteren Sinne

  Organisation und Koordinierung des notwendigen Kapazitätsaufbaus. Darüber hinaus leitet das HoF die Finanzmitarbeiter des Landes, die dem HoF unterstellt sind, und sorgt für deren Leistung und persönliche Weiterentwicklung, einschließlich regelmäßiger Personalbeurteilungen. Darüber hinaus berät und

  das Management und Schlüsselpersonal in der PO und Projekten zu Finanzmanagement

  Themen.

• Hauptaufgaben:

  1. Konformität: 
  1.1. Compliance und interne Kontrollen: 

  • Stellen Sie die Einhaltung lokaler Steuervorschriften, Rechnungslegungsstandards und interner Richtlinien sicher. 
  • Implementieren Sie interne Finanzkontrollen, um Vermögenswerte zu schützen und eine effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen. 
  • Überwachen Sie die ordnungsgemäße Durchführung interner Kontrollen auf allen Ebenen (PO/PR) und stellen Sie die Einhaltung der internen Kontrolle der Organisation sicherRahmenwerk und Finanzregulierung 
  • Stellen Sie die Einhaltung der Finanzberichterstattungsanforderungen und -vereinbarungen der Geber sicher. 
  • Stellen Sie die Einhaltung von Bankvorschriften und anderen Gesetzen des Finanzsektors sicher (z. B. Antikorruption oder Geld). Geldwäsche).

  1.2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften 

  • Koordinieren Sie die Einholung der erforderlichen formellen Genehmigungen und Genehmigungen
  • Stellen Sie sicher, dass die formellen NGO-Verfahren bei den jeweiligen staatlichen Institutionen/Behörden eingehalten werden. normal; Schriftstärke: 400">Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Bezug auf Gewinnsteuer, Mehrwertsteuer/Dienstleistungssteuer und die rechtzeitige Übermittlung von Meldungen an die zuständigen Steuerbehörden.

  1.3. Berichterstellung und Audits: 

  • Bereiten Sie monatliche, vierteljährliche und jährliche Finanzberichte vor und übermitteln Sie diese an die jeweiligen Stakeholder. 
  • Pflegen Sie alle Finanzunterlagen und sorgen Sie so für Transparenz und Genauigkeit. 
  • Stellen Sie dem Management und anderen Stakeholdern Finanzanalysen und Aktualisierungen zur Verfügung. 
  • Verantwortlich für die Überwachung der Eröffnung, Führung, Abstimmung und Schließung von PO-Bankkonten, um ein genaues Finanzmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. 
  • Leitung der externen Prüfungsprozesse, Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Prüfungsplanung, -vorbereitung, -koordination und -berichterstattung sowie der Reaktion des Managements, Verfolgung und Unterstützung der Nachverfolgung, bis zum vollständigen Abschluss.

  2. Finanzmanagement:

  2.1. Finanzmanagement und Aufsicht:

  • Überwachen Sie die Vorbereitung und Überwachung der Budgets des Landesbüros.
  • Stellen Sie sicher, dass die RAPs (Rolling Annual Plan) zeitnah und korrekt verarbeitet, überprüft und genehmigt werden 
  • Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Finanzplanung, Überwachung, Berichterstattung und Prognose für das Länderprojektportfolio unter Einhaltung der Organisationsstandards und Geberanforderungen.
  • Entwicklung und Gewährleistung der effektiven Umsetzung der Kostenteilungs- und Kostenerstattungsmechanismen von PO. 
  • Überprüfen und genehmigen Sie Finanzberichte und -erklärungen im Einklang mit den Spenderanforderungen, lokalen Gesetzen und Organisationsrichtlinien.
  • Gewährleistung der rechtzeitigen Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an verschiedene Regulierungsbehörden
  • Pflege der Beziehungen zu Bankinstituten und anderen Finanzinstituten und Aufsichtsbehörden des Bankensektors.

  2.2. Cash Management:

  • Verwalten Sie den Cashflow der Länderbüros und stellen Sie sicher, dass Mittel zur Erfüllung programmatischer Anforderungen verfügbar sind.
  • Überwachen Sie die Auszahlung von Geldern, stellen Sie pünktliche Zahlungen sicher und verarbeiten Sie Transaktionen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Mittelanforderung entsprechend dem Cashflow-Bedarf auf Länderebene angemessen und korrekt ist.
  • Überwachen und optimieren Sie die Kassenbestände in lokalen Konten von Projektbüros.

  2.3. Finanzüberwachung und -bewertung:

  • Überwachen/verfolgen Sie die finanzielle Leistung aller Projekte in regelmäßigen Abständen, überprüfen Sie das Budget im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben, analysieren und überwachen Sie den Wechselkurs genau, analysieren Sie Schlüsselindikatoren und stellen Sie Eingaben bereit, leiten und beraten Sie CD bei der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
  • Die Analyse von Finanzdaten wird bei der Überwachung (Besuche vor Ort) und Bewertungsprozessen des Projekts verwendet, um die Effizienz und Wirksamkeit der Ausgaben zu bewerten.
  • Führen Sie regelmäßige Finanzüberwachungsbesuche in den Projektbüros durch, um das IKS und die finanzielle Leistung des Projekts zu bewerten.
  • Nehmen Sie als wichtiges Mitglied der Partnerbewertungs- und Beschaffungsbewertungsausschüsse teil, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Überlegungen, Compliance-Anforderungen und budgetären Auswirkungen gründlich bewertet und in Entscheidungsprozesse integriert werden.
  • Planen und führen Sie regelmäßige Partnerüberwachungsmaßnahmen und Anleitungen für Projektteams gegen Umleitung, Verlust oder Missbrauch von Projektmitteln durch.

  2.4. Stakeholder-Management und Koordination mit den Projekten:

  • Fungiert als wichtigster finanzieller Punkt von Kontakt mit HO, Spendern, lokalen Regierungen, Banken und anderen Interessengruppen.
  • Koordinieren Sie sich mit Projektmanagern, um sicherzustellen, dass die finanziellen Aspekte der Programme mit dem Budget übereinstimmen Pläne.
  • Stellen Sie sicher, dass dem Management Finanzinformationen für Planungs- und Berichtszwecke zur Verfügung stehen. 
  • Stellen Sie sicher, dass die von Implementierungspartnern eingereichten Finanzberichte sowohl internen Richtlinien als auch externen Vorschriften entsprechen Anforderungen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Spenderberichte korrekt, pünktlich und mit denen des Spenders übereinstimmen Richtlinien.
  • Beantworten Sie HO- und Spenderanfragen zu finanziellen Angelegenheiten und geben Sie Erklärungen ab erforderlich.

  3. Strategische Beratung und Talentmanagement

  3.1. Strategischer Fokus und Teammanagement:

  • Stellen Sie Finanzanalysen und Erkenntnisse bereit, um strategische Entscheidungen auf Länderebene zu treffen. 
  • Als Mitglied des SMT (Senior Management Team) koordinieren Sie sich mit der Geschäftsleitung, um Finanzstrategien mit programmatischen und organisatorischen Zielen in Einklang zu bringen.
  • Geben Sie Input zur Finanzstrategie, Finanzplanung, einschließlich langfristiger Nachhaltigkeitsplanung.
  • Unterstützen Sie die Ausarbeitung wettbewerbsfähiger und angemessener Budgets im Akquiseprozess.
  • Überwachen und leiten Sie das PO-Finanzteam, organisieren Sie regelmäßige Treffen und sorgen Sie für reibungslose Arbeitsbeziehungen und ein effizientes Management der Organisation.
  • Gewährleistung der technischen Aufsicht und Unterstützung der Finanzverantwortlichen und/oder PFMs.
  • Leistungsbeurteilungen für Mitglieder des PO-Finanzteams durchführen.

  3.2. Aus- und Weiterbildung:

  • Bieten Sie Schulungen und Kapazitätsaufbau für Ländermitarbeiter an, um Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse im Finanzmanagement zu verbessern.
  • Halten Sie die Mitarbeiter durch Schulungen/Präsentationen über Änderungen im HSI HO-Buchhaltungssystem/-struktur/-verfahren auf dem Laufenden
  • Beratung der Partner der Organisationen in: i. Erstellung von Budgets, Überprüfung/Überwachung und Messungen ii. Stärkung ihrer Systeme und Verfahren iii. Schulung zur Erleichterung der strikten Einhaltung und zeitnahen Berichterstattung iv. Regelmäßige Schulung der Umsetzungspartner zu Helvetas-Richtlinien, ICS, Best Practices und relevanten Geberregeln und Vorschriften.
  • Schulung und Einweisung wichtiger Mitarbeiter in solide Compliance-Verfahren und -Praktiken, interne Richtlinien und Spenderanforderungen.
  •  Schulung und Unterstützung der Teammitglieder bei der Steigerung ihrer beruflichen Fähigkeiten in den Bereichen Finanzmanagement, Budgetüberwachung, Buchhaltung und solide Finanzpraktiken

  Schlüsselqualitäten für den Erfolg in dieser Rolle:

  • Höhere Ausbildung im Finanzbereich, z. B. Abschluss in Wirtschaft und Handel, Finanzen oder Management oder Betriebswirtschaftslehre.
  • Solide Kenntnisse in NaNationale Steuergesetzgebung
  • Solide Kenntnisse des Arbeitsrechts
  • Solide Kenntnisse über Budgets und Budgetüberwachung
  Nachgewiesene Kenntnis der Antikorruptionsvorschriften und -maßnahmen des Landes
  • Unabhängiger und gut strukturierter Modus von Bedienung
  • Sehr gute Kenntnisse der englischen und ukrainischen Sprache in Wort und Schrift.

  Wir bieten:

  Zugang zu psychologischen Unterstützungsdiensten, um das Wohlbefinden in schwierigen Zeiten aufrechtzuerhalten.

  • Abdeckung von beruflichen Aus- und Weiterbildungskursen für kontinuierliches Wachstum.

  • Ein hybrides Arbeitsformat, das eine Kombination aus Büro ermöglicht und Fernarbeit.

  • Englischkurse zur Verbesserung der Kenntnisse.

  • Ein Büro, nur 2 Gehminuten von der U-Bahn-Station entfernt, ausgestattet mit zuverlässigem Internet, einem Generator und einem Unterschlupf für Sicherheit.

  Wir stellen ein – inklusive Chancen! 

  Wir bei Helvetas glauben, dass Vielfalt und Inklusivität uns stärker machen. Wir heißen Fachkräfte mit Behinderungen willkommen und sind bereit, ein unterstützendes und zugängliches Arbeitsumfeld zu bieten.