Finanz- und Verwaltungsbeauftragter, Spezialist für Finanz- und Verwaltungsfragen in HELVETAS Swiss Intercooperation

Helvetas ist eine auf Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe spezialisierte Organisation mit Sitz in der Schweiz. Unsere Vision ist eine gerechte Welt, in der alle Menschen in Würde und Sicherheit über den Verlauf ihres Lebens entscheiden und dabei Umweltressourcen auf nachhaltige Weise nutzen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von motivierten Personen aus Kiew, Ukraine. Der voraussichtliche Eintrittstermin ist schnellstmöglich oder nach Vereinbarung. 

Vertragslaufzeit: Das Projekt sieht einen Arbeitsvertrag für einen Zeitraum von 12 Monaten mit der Möglichkeit einer Verlängerung vor.

RECONOMY ist ein inklusives und grünes Wirtschaftsentwicklungsprogramm der schwedischen Agentur für internationale Entwicklungszusammenarbeit (Sida), das von HELVETAS Swiss Intercooperation in der Östlichen Partnerschaft und den Westbalkanländern umgesetzt wird.  Weitere Informationen zu RECONOMY finden Sie hier: https://www.reconomyprogram.com/.

Im Rahmen des RECONOMY-Programms wird in der Ukraine in Zusammenarbeit mit der Volvo Group ein neues von der Program Facilitation Unit (PFU) geleitetes Projekt „Navigating the Road Ahead: Creating Shared Values through MSD in Ukraine“ in Zusammenarbeit mit der Volvo Group umgesetzt, um die Erholung der Ukraine durch systemische Verbesserungen in den Bereichen Logistik, Transport und Bau zu unterstützen Sektoren. Das Projekt konzentriert sich auf drei miteinander verbundene Arbeitsbereiche: (1) Arbeitskräfteentwicklung, (2) Wachstum des privaten Sektors und (3) ein verbessertes förderliches Umfeld.

Im Rahmen der Arbeitskräfteentwicklung modernisiert das Projekt die Berufsbildung (VET) in mechatronischen und logistikbezogenen Fähigkeiten und richtet sich an Jugendliche, Frauen, Binnenvertriebene und Veteranen. Die Entwicklung des Privatsektors konzentriert sich auf die Stärkung von KMU durch verbesserten Zugang zu Finanzmitteln, Unternehmensdienstleistungen und Technologieeinführung. Der Workstream „Enabling Environment“ zielt darauf ab, lokal geführte Initiativen zur Straffung sektorspezifischer Richtlinien und Vorschriften zu unterstützen und gleichzeitig die Digitalisierung und den öffentlich-privaten Dialog zu fördern.

Der Finanz- und Verwaltungsbeauftragte sorgt für ein qualitativ hochwertiges, konformes und transparentes Finanz- und Verwaltungsmanagement. Überwachung der täglichen Finanzvorgänge, Zahlungen, Partnervereinbarungen und Lagerbestände bei gleichzeitiger Bereitstellung klarer Anleitung und technischer Unterstützung für das Team und die Implementierungspartner. 

Er/sie verwaltet genaue, zeitnahe und vollständige Finanz- und Verwaltungsberichte für das Projekt, erkennt proaktiv Engpässe und sorgt für die Aufrechterhaltung der Qualität ausgelagerter Dienstleistungen. Unterstützen Sie eine effektive Budgetüberwachung, stellen Sie dem Management Ad-hoc-Berichte zur Verfügung und überwachen Sie alle Beschaffungsprozesse, um die Einhaltung der RECONOMY-Regeln und Qualitätsstandards zu gewährleisten.

Der Finanz- und Verwaltungsbeauftragte stellt sicher, dass die Aktivitäten des Programms den erforderlichen administrativen (und finanziellen) Prozessen entsprechen, vor allem aber einem guten Risikomanagement. Gewährleisten Sie zeitnahe Unterstützung bei Verwaltungsproblemen im Zusammenhang mit der Projektumsetzung.

Verantwortlichkeiten:

• Verantwortlich für die Überwachung und Qualitätssicherung von Finanz- und Verwaltungsprozessen. Unterstützt RECONOMY Finance and Operations Managers (FOM) und stellt dem Team Richtlinien im täglichen Finanzmanagement zur Verfügung.
• Überwacht und setzt die Regeln und Vorschriften des Finance and Admin Manual (FAM) durch, stellt dessen Unparteilichkeit und Transparenz sicher und bietet technische Unterstützung Parteien, die am RECONOMY-Team und den RECONOMY-Finanzprozessen beteiligt sind.
• Unterstützt die Organisation, Verwaltung und Kontrolle der Zahlungen im Zusammenhang mit dem Projekt, bereitet gescannte Dokumente vor und übermittelt diese zur Genehmigung an FM und den Programmassistenten, der die Zahlung in Sangama ausführt. Stellt sicher, dass Zahlungen und zugehörige Belegdokumente abgeschlossen und mit den im FAM definierten Prozessen und internen Kontrollen abgeglichen werden.
• Überprüft und verifiziert die Personalkostenabrechnungen. Bestätigt den Budgetcode, stellt sicher, dass die unterstützenden Dokumente mit den im FAM definierten Prozessen und der internen Kontrolle übereinstimmen, und übermittelt sie dem FM zur Genehmigung und dem Programmassistenten, um die Zahlung in Sangama durchzuführen.
• Erstellen und Aktualisieren des Inventars der RECONOMY-Büros, einschließlich des von den Mitarbeitern verwendeten Inventars.
• Stellen Sie die Einhaltung der Partnervereinbarungen sicher und unterstützen Sie das Team dabei Effiziente und transparente Finanzvereinbarungen mit Partnern. Überprüfen und kontrollieren Sie die Finanzberichte der Implementierungspartner (IPs), die Förderfähigkeit der Ausgaben und ob sie mit den genehmigten Budgets übereinstimmen.
• Unterstützt RECONOMY FM und den Beschaffungs-/Finanzbeauftragten (PFO) bei der Überwachung und Abstimmung der Finanzberichte der IPs mit Finanzdokumenten und Belegen Stellen Sie den Projektfinanzierern regelmäßige Aktualisierungen zur Verfügung und melden Sie bei Bedarf finanzielle Fragen bei den Partnern, um die erforderlichen Kontrollsysteme und die Zuverlässigkeit der Finanzberichte zu überprüfen. Überprüfen Sie finanzielle und nichtfinanzielle Daten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. Stellen Sie den Managern Informationen zu potenziellen administrativen Engpässen oder Mängeln zur Verfügung.
• Auslastung des Projekts. Unterstützt Manager bei der Budgetüberwachung und anderen Ad-hoc-Berichten.
• Unterstützung bei Ad-hoc-Berichten für Manager und Projektteam.
• Unterstützt das Projektteam bei Beschaffungsprozessen, liefert Beschaffungseinblicke, berät und ermittelt den Teambedarf. Arbeitet eng mit dem Beschaffungs-/Finanzbeauftragten zusammen und stellt die Einhaltung der von RECONOMY definierten Verfahren sicher.
• Hilft bei den projektbezogenen Beschaffungsprozessen, indem er Anforderungen vorbereitet und deren Vollständigkeit und Autorisierung/dokumentarische Unterstützung überprüft, um sicherzustellen, dass Spezifikationen, Budgetbestimmungen und alle anderen Anforderungen in Ordnung sind. 
• Beteiligt sich auf Wunsch als Mitglied des Tender Evaluation Committee (TEC) am Auswahlprozess für Waren, Dienstleister und Implementierungspartner/Marktakteure. 
• Verantwortlich für die Erleichterung der Vertragsabwicklung für Waren, Dienstleistungen und andere notwendige Beschaffungen für die Projektaktivitäten unter der Leitung von Projektmanagern/-koordinatoren gemäß den RECONOMY-Verfahren.  
• Unterstützt und verwaltet die Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter; Prüft die Stundenzettel vor deren Genehmigung durch den Vorgesetzten; Führt die Kranken- und Urlaubsverwaltung des Personals durch; Sendet die unterschriebenen Stundenzettel zur Archivierung an PA.
• Überwacht den Ablauf von Personalverträgen und informiert den Vorgesetzten rechtzeitig.
• Organisiert die Logistik für interne und externe Besprechungen, Workshops oder Seminare.
• Pflegt das Soft-Archiv und die Datenbanken des Programms.
• Unterstützt das Team bei allgemeiner administrativer Unterstützung wie der Vorbereitung von Besuchsprogrammen, der Buchung von Besprechungen und der Organisation der Besuchslogistik. 
• Unterstützt das Team bei Reisearrangements innerhalb der Region und Reisen im Zusammenhang mit dem Projekt.
• Unterstützt das Projektteam bei der Verwaltung der laufenden Aufgaben der Büros.
• Die oben genannten Ziele spiegeln die allgemeinen Pflichten und Verantwortlichkeiten wider, die für die Erfüllung der wesentlichen Funktionen des Jobs als notwendig erachtet werden, und sollten nicht als detaillierte Beschreibung aller Arbeitsanforderungen der Position betrachtet werden. Darüber hinaus können weitere damit verbundene Aufgaben zugewiesen werden.

Schlüsselqualitäten für den Erfolg in dieser Rolle:

• Praxiserfahrung im Projektmanagement.
• Solide Erfahrung im Finanzmanagement und Reporting, einschließlich der Überprüfung von Zahlungen und Spesenabrechnungen.
• Praktische Erfahrung in der Unterstützung und Überwachung der finanziellen Compliance der Implementierungspartner.
• Praktische Erfahrung mit Beschaffungsprozessen und grundlegendes Vertragsmanagement.
• Nachgewiesene Fähigkeiten in der Budgetüberwachung und der Erstellung präziser Finanzaktualisierungen für Manager.
• Erfahrung in der Organisation von Logistik, Veranstaltungen und Reisearrangements für länderübergreifende Teams
• Hervorragende Koordinationsfähigkeiten zur Verwaltung mehrerer Finanz-, Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse an verschiedenen Standorten.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten zur Überprüfung von Partnerberichten, zur Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften und zur Erstellung präziser, zeitnaher Finanzdaten.
• Klare Schreib- und Berichtsfähigkeiten zur Erstellung von ToRs, Finanzaktualisierungen und Beschaffung Dokumentation und Ad-hoc-Berichte für das Management.
• Gute Kenntnisse der Budgetierung, des Risikomanagements und der Überwachung der Finanzleistung, um Rechenschaftspflicht und Transparenz aufrechtzuerhalten.
• Schreibfähigkeiten – um ToRs für Bewertungen/Analysen zu entwickeln, monatliche Aktualisierungen und Berichte zu entwickeln.
• Effektive Moderationsfähigkeiten zur Unterstützung von Implementierungspartnern und zur Anleitung des Teams bei der konsequenten Anwendung von Finanz- und Verwaltungsverfahren.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative FähigkeitenSie haben die Fähigkeit, mit Stakeholdern und ausgelagerten Dienstleistern in Kontakt zu treten.
• Fähigkeit, Vertrauen mit Partnern aufzubauen, effektiv zu verhandeln (z. B. über Beschaffungs- oder Hosting-Vereinbarungen) und langfristige Kooperationsvereinbarungen aufrechtzuerhalten.
• Ausgeprägte Planungs-, Priorisierungs- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Fähigkeit, das Onboarding zu koordinieren, Übergaben zu verwalten und das Team bei der Aufrechterhaltung reibungsloser Abläufe in mehreren Büros zu unterstützen.
• Fähigkeit, administrative Engpässe zu identifizieren und zu beheben, Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe und Servicequalität.
• Fähigkeit, häufig innerhalb der Ukraine und im Ausland zu reisen.
• Fähigkeit, in einem vielfältigen Team zu arbeiten. 
• Fähigkeit, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten.
• Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Fließend Englisch und Ukrainisch.
• Wohnsitz in der Ukraine.

Wir stellen ein – inklusive Chancen! Bei Helvetas, wir glauben, dass Vielfalt und Inklusivität uns stärker machen. Wir heißen Fachkräfte mit Behinderungen willkommen und sind bereit, ein unterstützendes und zugängliches Arbeitsumfeld zu bieten.
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Helvetas – це організація, що Spezifisch auf die menschliche Gesundheit und die menschliche Entwicklung spezialisiert, die in den Vereinigten Staaten neu festgelegt wurden Wenn Sie möchten, können Sie sich die besten Informationen über Ihre Gesundheit und kostenlose, rationalisierte und kostenlose Ressourcen ansehen.

Meine Wir bewerben uns um die Motive unserer Kandidaten in der Stadt Kiew, Ukraine.
Das Datum, an dem der Roboter ausgewählt wurde – ist auf Anfrage verfügbar домовленістю.

Vertragspartner: Projekte mit einer Laufzeit von 12 Monaten für mehrere Monate. 

RECONOMY – Dieses Programm umfasst eine „grüne“ Wirtschaftsreform, eine Finanzierungsquelle HELVETAS Swiss Intercooperation ist eine der besten Partner auf dem Balkan.
Detailliertes Programm: www.reconomyprogram.com

Die meisten RECONOMY-Programme in der Ukraine haben neue Projekte auf der Grundlage des Programms veröffentlicht координаційного підрозділу (PFU) –
„Navigation the Road Ahead: Creating Shared Values through Market Systems Development in Ukraine“, ein Partner der Volvo Group.

1. Rozvitok trobotovogo Potenziell,

2. einen privaten Sektor kennen lernen,

3. einen privaten Sektor kennen lernen.

Фахив-чиня/-ець з Die Finanzverwaltung hat vor Kurzem einen Antrag auf Zahlung gestelltFinanz- und Verwaltungsmanagement innerhalb des Projekts. Zu den Hauptaufgaben gehören die Überwachung der täglichen Finanzvorgänge, Zahlungen, Vereinbarungen mit Partnern, die Führung von Aufzeichnungen und die zeitnahe Berichterstattung.

Der Finanz- und Verwaltungsspezialist wird das Team und die Partner auch technisch und beratend unterstützen und die Einhaltung aller Prozesse mit den RECONOMY-Anforderungen überwachen, insbesondere in Bezug auf Budgetierung, Beschaffung und Managementrisiken.

Main Aufgaben:

• Sicherstellung der Qualitätskontrolle finanzieller und administrativer Prozesse; Unterstützung des Teams im täglichen Finanzmanagement.

• Einhaltung der im Finanz- und Verwaltungshandbuch (FAM) festgelegten Regeln und Verfahren und Bereitstellung technischer Unterstützung für das Team und die Partner.

• Organisation und Kontrolle von Zahlungen, Überprüfung von Dokumenten und Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren.

• Überprüfung von Berichten über Personalausgaben und Vorbereitung von Zahlungsdokumenten.

• Pflege und Aktualisierung des Inventars der RECONOMY-Büro, Erstellung von Berichten und physische Überprüfung von Vermögenswerten.

• Kontrolle der Umsetzung der finanziellen Bedingungen von Partnerschaftsvereinbarungen, Analyse von Berichten von Durchführungspartnern (Implementierungspartner) und Überprüfung der Ausgaben auf Einhaltung des Budgets.

• Erstellung von Finanzberichten, Analyseberichten und Kontrolle der Aktualität von Daten.

• Überwachung der Budgetverwendung, Unterstützung des Managements bei der Erstellung von Berichten und Prognosen.

• Mitwirkung bei Beschaffungsprozessen – von der Vorbereitung technischer Aufgaben und Dokumente über die Auswahl von Lieferanten bis hin zum Abschluss von Verträgen.

• Administrative Unterstützung des Teams: Führung von Stundenzetteln, Urlaub, Organisation der Logistik für Veranstaltungen und Reisen.

• Pflege des Archivs von Dokumenten und Projektdatenbanken.

Schlüsselqualitäten für den Erfolg in dieser Rolle:

• Erfahrung im Finanzmanagement, Rechnungswesen oder Verwaltungsmanagement (mindestens 3 Jahre).

• Praktische Erfahrung in der Erstellung von Finanzberichten, Kostenkontrolle und Budgetmanagement.

• Verständnis von Beschaffungsverfahren und Grundprinzipien des Vertragsmanagements.

• Erfahrung in der finanziellen Überwachung der Umsetzung Partner.

• Fähigkeit, die Logistik von Veranstaltungen und Geschäftsreisen zu organisieren.

• Fähigkeiten in der Analyse von Finanzdaten und der Vorbereitung analytischer Materialien.

• Kenntnisse der Grundsätze des Risikomanagements, der Transparenz und der Rechenschaftspflicht.

• Berufserfahrung mit internationalen Projekten ist von Vorteil.

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Fähigkeit zur Interaktion mit Stakeholder.

• Organisation, Liebe zum Detail, Fähigkeit, gleichzeitig mit mehreren Aufgaben zu arbeiten.

• Bereitschaft für Geschäftsreisen in der Ukraine und im Ausland.

• Fließende Beherrschung der ukrainischen und englischen Sprache.

• Ständiger Wohnsitz in der Ukraine.

Wir stellen ein – gleiche Chancen für alle!

Wir bei Helvetas glauben, dass Vielfalt und Inklusion uns stärker machen. Wir sind offen für Fachkräfte mit Behinderungen und bereit, Unterstützung und ein barrierefreies Arbeitsumfeld zu bieten.