Feldkoordinator in SVIT

WeWorld sucht einen (1) Feldkoordinator für das Charkiw-Büro in der Stadt Charkiw
Dienstort: Charkiw
Position unterstellt an: Programmmanager

Vertragsinformationen:
Position/Vertragsart: Vollzeitarbeitsvertrag
Vertragsdauer: 3 Monate Probezeit mit der Möglichkeit von Verlängerung je nach Leistung und Verfügbarkeit der Finanzierung
Antrittsdatum: so schnell wie möglich

So bewerben Sie sich: Senden Sie Ihren Lebenslauf (mit Angabe von zwei Referenzen: Name, Telefonkontakt und E-Mail) und Ihr Motivationsschreiben an [email protected]. Bitte geben Sie in der Betreffzeile Ihrer E-Mail die Referenznummer der offenen Stelle an: Field Coordinator/Kharkiv.
Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert.


WeWorld-Hintergrund:
WeWorld ist eine INGO, die in 25 Ländern tätig ist und Teil der ChildFund Alliance ist. WeWorld verfügt über langjährige Erfahrung in der Umsetzung multisektoraler Notfälle (z. B. Syrien, Palästina, Haiti, Mali). In der Ukraine leistet WeWorld sektorübergreifende lebensrettende Hilfe in den Oblasten Kiew, Charkiw, Donezk und Mykolajiw sowie in neu befreiten Gebieten und nutzt dabei bestehende Partnerschaften und Kapazitäten, um Bedürfnisse rechtzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren. Bisher gibt es WeWorld-Büros in Kiew und Charkiw.


Unter der Leitung und Aufsicht des Programmmanagers und Programmleiters ist der Feldkoordinator für die Koordination, Umsetzung, Überwachung und Berichterstattung der WeWorld-Projekte im Verantwortungsbereich des Kiewer Büros verantwortlich. Zu dieser Rolle gehört es, als Anlaufstelle für lokale Partner, Behörden und Cluster zu fungieren, die Einhaltung von WeWorld- und Spenderanforderungen sicherzustellen und die strategische Entwicklung programmatischer Aktivitäten zu unterstützen.

HAUPTAUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
Jobzweck Der Außendienstkoordinator des Büros in Charkiw ist für die Gesamtleitung, Koordination und Qualitätsumsetzung der Feldaktivitäten von WeWorld innerhalb des Verantwortungsbereichs des Büros verantwortlich. Die Rolle umfasst die strategische Planung von Feldeinsätzen, Teammanagement und Verwaltung des Büros in Charkiw, die Sicherstellung, dass Projektergebnisse erzielt werden, und die Vertretung der Organisation auf lokaler Ebene.
Der Feldkoordinator spielt eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung einer effektiven Zusammenarbeit mit lokalen Partnern, Behörden und Begünstigten und stellt gleichzeitig die Einhaltung der internen Richtlinien und Spenderanforderungen von WeWorld sicher.

Field Operations Management
· Entwickeln und koordinieren Sie Arbeitspläne und stellen Sie Zeitpläne, Qualität und Ergebnisse sicher erfüllt.
· Treffen Sie operative Entscheidungen zur Lösung von Herausforderungen bei der Projektumsetzung in Abstimmung mit dem Programmmanager und dem Programmleiter.
· Stellen Sie sicher, dass wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und Projektergebnisse erreicht werden.
· Analysieren Sie regelmäßig den Projektfortschritt und leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein.

Teammanagement
· Verwalten und koordinieren Sie die Arbeit der Außendienstmitarbeiter in Charkiw direkt.
· Planen und verteilen Sie Aufgaben unter den Teammitgliedern je nach ProjektPrioritäten.
· Überwachen Sie die Qualität der Arbeit und Leistung jedes Teammitglieds.
· Bieten Sie technische und verwaltungstechnische Unterstützung, regelmäßiges Feedback und Mentoring.
· Führen Sie regelmäßige Koordinationstreffen mit dem Außendienstteam durch.
· Bewerten Sie die Teamleistung gemeinsam mit dem Programmmanager und geben Sie Empfehlungen für die Entwicklung.
· Unterstützen Sie eine effektive Zusammenarbeit zwischen technischem Personal und anderen Abteilungen (MEAL, Logistik, Finanzen).

Büroverwaltung
· Verwalten Sie die täglichen Verwaltungsvorgänge des Büro in Charkiw.
· Überwachung der Büroorganisation, Koordination der Ressourcen und Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung und Materialien in Abstimmung mit der Logistik- und Beschaffungsabteilung.
· Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs und Koordinierung interner Logistikprozesse in Abstimmung mit der Logistik- und Beschaffungsabteilung.

 Logistik und Betriebsunterstützung
- Koordination mit Logistik- und Beschaffungsabteilungen zur Unterstützung der Feldaktivitäten.
- Überwachung der Qualität und Konformität der gelieferten Waren und Dienstleistungen.
- Planung und Organisation von Exkursionen und Bewegungen.
- Verwaltung der Flotte im Raum Charkiw, einschließlich Terminplanung und Verfolgung der Fahrzeugnutzung mit Unterstützung der Logistikabteilung. Überwachen Sie Wartungs- und Wartungspläne und unterstützen Sie die Logistikabteilung, indem Sie dem Kiewer Büro genaue/vollständige Dokumentation (Logbücher, Versicherungen und Genehmigungen) zur Verfügung stellen.
- Überwachung des Sicherheitsmanagements auf Feldebene, einschließlich der Implementierung von Sicherheitsverfahren, Bewegungsverfolgung und Risikominderungsmaßnahmen. Stellen Sie die Einhaltung organisatorischer Sicherheitsprotokolle sicher, führen Sie regelmäßige Briefings für das Personal durch, nehmen Sie Kontakt zu Sicherheitsschwerpunkten auf und überwachen Sie den sich entwickelnden Sicherheitskontext in Charkiw, um eine sichere und effektive Programmdurchführung zu unterstützen.

Strategischer Beitrag und Programmentwicklung
- Geben Sie Empfehlungen zur Verbesserung programmatischer Aktivitäten auf der Grundlage von Erfahrungen vor Ort.
- Beteiligen Sie sich an der Entwicklung neuer Projektideen und -vorschläge.
- Identifizieren Sie lokale Bedürfnisse und neue Interventionen Möglichkeiten.
- Unterstützen Sie die Dokumentation von Best Practices und gewonnenen Erkenntnissen.

Koordination und Repräsentation
- Fungieren Sie als Hauptansprechpartner für WeWorld auf Feldebene mit lokalen Behörden, Partnern und anderen Interessengruppen.
- Sorgen Sie für eine effektive Koordination mit lokalen NGOs, CSOs und humanitären Akteuren.
- Repräsentieren Sie die Organisation in lokalen Koordinierungstreffen, wenn Sie delegiert werden.
- Partnerschaften fördern und stärken Zusammenarbeit.

Planung, Überwachung und Berichterstattung
- Beteiligen Sie sich an der Entwicklung detaillierter Feldaktivitätspläne in Abstimmung mit dem Programmmanager.
- Stellen Sie eine rechtzeitige und qualitativ hochwertige Erstellung von Projektberichten (wöchentlich und monatlich) für das Büro und die Spender sicher.
- Beaufsichtigen Sie die Sammlung, Überprüfung und Validierung von Projektindikatoren.
- Geben Sie substanziellen Input für Spender und interne Berichterstattung.
- Stellen Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation aller sicher Aktivitäten.
- Bereiten Sie alle erforderlichen aktivitätsbezogenen Dokumente vor, überwachen Sie sie und stellen Sie sicher, dass sie unterzeichnet werdenDokumente, einschließlich Memoranden, Verträge und Übergabe-/Abnahmebescheinigungen.

Überwachung, Bewertung, Rechenschaftspflicht und Lernen (MEAL)
- Stellen Sie die Implementierung von MEAL-Prozessen in Zusammenarbeit mit der MEAL-Abteilung sicher.
- Überwachen Sie die Qualität und Genauigkeit der gesammelten Daten.
- Unterstützen Sie die Implementierung von Feedback- und Rechenschaftsmechanismen gegenüber Begünstigten.
- Identifizieren Sie Risiken und Probleme und informieren Sie umgehend Management.

Compliance und Standards
- Stellen Sie sicher, dass die Feldaktivitäten den WeWorld-Richtlinien und Spenderanforderungen entsprechen.
- Überwachen Sie die ordnungsgemäße Verwendung von Ressourcen, Materialien und Geräten.
- Befolgen Sie die Beschaffungsverfahren im Rahmen Ihrer Verantwortung.
- Stellen Sie die Einhaltung lokaler Gesetze und Vorschriften sicher.
- Bereiten Sie die Dokumentation für Audits vor und überprüfen Sie sie.

Andere Aufgaben
- Erledigen Sie alle anderen vom Programmmanager und Leiter angeforderten Aufgaben Programm, um die effektive Umsetzung der WeWorld-Mission in der Ukraine zu unterstützen.

Berufsspezifikationen
WESENTLICHE ANFORDERUNGEN
Qualifikationen und Kenntnisse:
· Bachelor-Abschluss in Sozialwissenschaften, internationaler Entwicklung oder einem verwandten Bereich.
· Kenntnisse der humanitären und entwicklungsbezogenen Programmierung.
· Verständnis der Prinzipien des Projektmanagements, der Überwachung und Berichterstattung.
Professionell Erfahrung:
· Mindestens 2 Jahre einschlägige Erfahrung in humanitären oder Entwicklungsprojekten.
· Erfahrung in der Zusammenarbeit mit lokalen Behörden, NGOs oder gemeindebasierten Organisationen in der Ukraine.
· Nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Umsetzung von Feldaktivitäten und der Verwaltung der Projektlogistik.
Fähigkeiten und Fähigkeiten:
· Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
· Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, in der Lage, effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten.
· Fähigkeit, unabhängig und im Team zu arbeiten Druck.
· Sicherer Umgang mit MS Office; Vertrautheit mit Projektmanagement- und Berichtstools.
· Fließende Ukrainisch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich).

WÜNSCHENDE ANFORDERUNGEN
· Kenntnisse über die Meldepflichten von Spendern und das Projektzyklusmanagement.
· Erfahrung in der Personalaufsicht und dem Kapazitätsaufbau.



WeWorld legt Wert auf gleiche Beschäftigungsrechte für schutzbedürftige Gruppen, daher ermutigen wir insbesondere Bewerbungen von Frauen und Menschen mit Behinderungen Behinderungen.

WW verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber jeglicher Schädigung oder Ausbeutung eines Kindes oder eines schutzbedürftigen Erwachsenen durch unsere Mitarbeiter, nahestehenden Personen oder Partner. Das Engagement von WW, eine sichere Organisation zu sein, beginnt mit dem Personalrekrutierungsprozess, der sorgfältige Kontrollen umfasst, wie z. B. die Überprüfung von Vorstrafen oder die Offenlegung früherer Verurteilungen, um sicherzustellen, dass Kinder und schutzbedürftige Personen geschützt und Missbrauch verhindert werden. Sicherstellungsüberprüfungen sind Teil der Leistung des Auswahlverfahrens und der Kandidat kann um Vorstrafen gebeten werden.
Der Kandidat erklärt, dass keine SEAH/anderen schwerwiegenden Verfehlungen im Zusammenhang mit Bedenken hinsichtlich seiner/ihrer Position vorliegen und akzeptiert den HintergrundPrüfungen im Rahmen des Auswahlprozesses.