Assistent der Geschäftsleitung in International rescue committee

Das International Rescue Committee (IRC) reagiert auf die schlimmsten humanitären Krisen der Welt und hilft dabei, Gesundheit, Sicherheit, Bildung, wirtschaftliches Wohlergehen und Macht für Menschen wiederherzustellen, die durch Konflikte und Katastrophen zerstört wurden. Das IRC wurde 1933 auf Anregung von Albert Einstein gegründet und ist eine der weltweit größten internationalen humanitären Nichtregierungsorganisationen (INGO), die in mehr als 50 Ländern und mehr als 25 US-Städten tätig ist und Menschen hilft, zu überleben und die Kontrolle über ihr Leben zurückzugewinnen Zukunft gestalten und ihre Gemeinschaften stärken. Als Kraft für die Menschheit leisten IRC-Mitarbeiter nachhaltige Wirkung, indem sie Millionen Menschen Sicherheit, Würde und Hoffnung zurückgeben. Wenn Sie ein lösungsorientierter, leidenschaftlicher Veränderer sind, unterstützen Sie uns dabei, das Leben von Millionen Menschen auf der ganzen Welt für eine bessere Zukunft positiv zu beeinflussen Verwaltungs- und Unterstützungsdienste für das ukrainische Senior Management Team (SMT), bestehend aus 6 Mitgliedern. Er/Sie wird über hervorragende Management- und Kommunikationssysteme verfügen, um dem Senior Management Team der Ukraine die bestmögliche Leistung zu ermöglichen. Die Position ist dem Landesdirektor unterstellt und arbeitet eng mit allen anderen SMT-Mitgliedern zusammen. Die Position würde in Kiew angesiedelt sein, könnte aber Reisen zu anderen IRC-Außenbürostandorten in Charkiw, Dnipro und Odessa erfordern, um SMT-Mitgliedern bei Bedarf Unterstützung zu bieten. HauptaufgabenVerwaltung Organisieren Sie alle Treffen, bei denen ein SMT-Mitglied Initiator und Organisator ist, einschließlich Koordinieren und Festlegen von Tagesordnungen, Erstellen von Notizen und Nachverfolgen von Aktionsplänen nach Bedarf. Nachverfolgung von Reisedetails, Visa, vorübergehenden Aufenthaltsgenehmigungen, Vollmachten und anderen erforderlichen Dokumenten, Unterkunft, Versand persönlicher Gegenstände für SMT-Mitglieder bei ihrer Ankunft im CP und/oder bei ihrer Abreise oder im Zusammenhang mit ihrem Einsatz in der Ukraine. Bieten Sie Unterstützung bei der Organisation von Geschäftsreisen für SMT-Mitglieder, einschließlich der Betreuung der Verwaltungsabteilung bei der Buchung von Tickets und Unterkünften sowie der Vorbereitung von TAF und TER für SMT-Mitglieder. Koordinieren Sie Zeitpläne für Besucher des CP und leisten Sie bei Bedarf logistische Unterstützung. Helfen Sie bei der Organisation von Veranstaltungen, einschließlich vierteljährlicher SMT- und ESMT-Treffen, einschließlich der Buchung von Veranstaltungsorten und der Bestellung von Catering in Abstimmung mit der Lieferketten-/Verwaltungsabteilung, der Vorbereitung der Tagesordnung, der Bestellung von Schreibwaren und benötigten Materialien usw. Seien Sie bereit, andere Verwaltungsaufgaben im zu erledigen und dabei zu helfen Anfrage eines SMT-Mitglieds. Kommunikation Hilfe beim Verfassen interner oder externer Kommunikation im Namen eines SMT-Mitglieds. Übersetzen Sie E-Mail-Kommunikation ins Englische und/oder Ukrainische und stellen Sie sicher, dass übersetzte E-Mails Korrektur gelesen werden, bevor Sie sie im Namen eines SMT-Mitglieds versenden. Bieten Sie SMT-Mitgliedern bei Bedarf persönliche Dolmetscher ins Englische bei Treffen oder Veranstaltungen an, die in ukrainischer Sprache stattfinden. Bei Bedarf vertreten Sie das IRC professionell und diplomatisch intern und extern. Pflege und Aktualisierung der externen Kontaktliste des Landesprogramms (CP) sowie der internen CP-Mailinglisten, einschließlich der Aktualisierung von Kontakten im People Director und der Aktualisierung von E-Mail-Gruppen, Teams-Chatgruppen. Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten nach Wunsch eines SMT-Mitglieds. Projektmanagement Identifizieren Sie Lücken und verwalten Sie System-/Prozessverbesserungen, um die Effizienz der abteilungsübergreifenden Arbeit des Landes zu steigern. Unter der Leitung des Landesdirektors der Ukraine unterstützen Sie ihn bei anderen Abteilungsbedürfnissen und speziellen Projekten. Wichtige Arbeitsbeziehungen. HR-, Lieferketten- und VerwaltungsteamsBerufsvoraussetzungenAusbildung: Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Marketing, Internationalen Beziehungen oder einem verwandten Bereich.Berufserfahrung: 3-4 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle, vorzugsweise im INGO-UmfeldNachgewiesene Fähigkeiten und Kompetenzen Starke Kommunikation und zwischenmenschliche Beziehungen Fähigkeiten: nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in und innerhalb einer großen, komplexen Organisation sowohl lateral als auch vertikal zu arbeiten und diplomatisch mit einer Vielzahl von Menschen in einem multikulturellen Umfeld zu kommunizieren; Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten: die Fähigkeit, in einem schnelllebigen, detailorientierten Umfeld unabhängig zu arbeiten und den Arbeitsablauf eines schnelllebigen Teams effizient zu organisieren; Erfahrung in der Arbeit in einer Matrixstruktur wird bevorzugt; Kritisches Denken und Denken über den Tellerrand hinaus; Nachgewiesene Liebe zum Detail: die Fähigkeit, mehrere Details gleichzeitig und genau zu verfolgen und zu verarbeiten; Flexible Arbeitseinstellung: die Fähigkeit, produktiv im Teamumfeld und unabhängig zu arbeiten; anpassungsfähig an Veränderungen und Unsicherheit sein; Vertrauenswürdig mit der Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu wahren; Gute Computerkenntnisse: Fähigkeit, effektiv und genau mit MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint zu arbeiten und sich an neue Anwendungen anzupassen. Starke visuelle Fähigkeiten: die Fähigkeit, bei der Erstellung von Diagrammen und Grafiken in Excel und PowerPoint zu helfen; Solide Schreib- und Bearbeitungsfähigkeiten: die Fähigkeit, professionelle Dokumente und Korrespondenz sowohl auf Englisch als auch auf Ukrainisch zu verfassen und zu bearbeiten. Sprache: Englisch- und Ukrainischkenntnisse sind ein Muss. IRC-Mitarbeiter haben Anspruch auf die folgenden Vorteile. Wettbewerbsfähiges Gehalt. Zielgerichtete Job- und Entwicklungsmöglichkeiten. Englischkurse und unbegrenzte Online-Schulungen Lebensversicherung Krankenversicherung für Mitarbeiter und Familienangehörige Kostenlose psychologische Unterstützung für Mitarbeiter und deren Familienangehörige 30 Kalendertage Jahresurlaub mit Flexibilität über die gesetzlich festgelegten Mindestanforderungen hinaus Bis zu 10 Tage bezahlter KrankheitsurlaubPROFESSIONELLE STANDARDSIRC baut vielfältig und inklusiv auf Teams von Fachleuten, die Teamengagement, Inklusion und Zusammenhalt, kritische Reflexion, Machtteilung, Debatte und Objektivität fördern, um unseren Kunden die bestmöglichen Dienste zu bieten. Das International Rescue Committee ist entschlossen, die Menschen, denen es dient, seine Mitarbeiter und jede Person zu schützen im Zusammenhang mit allen Arten von Schaden, Missbrauch und Gewalt, einschließlich sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung. Sie setzt sich dafür ein, alle notwendigen Präventivmaßnahmen zu ergreifen und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Menschen sicher fühlen und Fehlverhalten melden können. IRC-Mitarbeiter müssen sich an die Grundwerte und Prinzipien halten, die in IRC Way – Standards for Professional Conduct dargelegt sind. Dies sind Integrität, Service, Gleichheit und Verantwortlichkeit. Das IRC betreibt und setzt außerdem eine Reihe ergänzender institutioneller Richtlinien durch, um Kunden und Mitarbeiter vor Schaden und Missbrauch zu schützen, und zwar durch die Richtlinien zum Schutz von Erwachsenen und Kindern, die Richtlinien zu „Respekt am Arbeitsplatz“ und „Belästigungsfreier Arbeitsplatz“, die Richtlinien zur Vergeltungsbekämpfung und zum Schutz von Reportern werden durch die IRC Global Reporting-Richtlinien ergänzt. Diese Verpflichtungen sind in englischer und ukrainischer Sprache über diesen Link zugänglich: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. Wenn Fehlverhalten behauptet wird, verfolgt IRC einen Null-Toleranz-Ansatz und ergreift alle erforderlichen Maßnahmen Korrekturmaßnahmen. Die Untersuchungseinheit des IRC besteht aus Experten und geschulten Ermittlern und stellt sicher, dass professionelle, auf die Überlebenden ausgerichtete Untersuchungen durchgeführt werden, wenn Vorwürfe von Schutzverstößen über die sicheren und zugänglichen Meldekanäle gemeldet werden, die das IRC seinen Mitarbeitern, Partnern und Kunden zur Verfügung stellt. IRC ist außerdem aktives Mitglied der in der Ukraine eingerichteten Interinstitutionellen Arbeitsgruppe zum Schutz vor sexueller Ausbeutung und Missbrauch (PSEA). Gleichstellung der Geschlechter: IRC setzt sich dafür ein, die Kluft zwischen den Geschlechtern in Führungspositionen zu verringern. Wir bieten Leistungen, die Frauen ein günstiges Umfeld für die Teilnahme an unserer Belegschaft bieten, einschließlich Elternurlaub, geschlechtersensible Sicherheitsprotokolle und andere unterstützende Leistungen und Zulagen. Arbeitgeber für Chancengleichheit: Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und in unserem Unternehmen Wert auf Vielfalt legt. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, Geschlecht, Geschlechtsausdruck, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderungsstatus. Wir stellen sicher, dass Menschen mit Behinderungen angemessene Vorkehrungen getroffen werden, damit sie am Bewerbungs- oder Vorstellungsgespräch teilnehmen, wesentliche Arbeitsfunktionen ausführen und andere Vorteile und Privilegien der Beschäftigung erhalten können. Beruflicher Verhaltenskodex: Das IRC und die IRC-Mitarbeiter müssen sich daran halten den im IRC Way – unserem Verhaltenskodex – dargelegten Werten und Grundsätzen. Dies sind Integrität, Service, Verantwortlichkeit und Gleichheit. Engagement für Geschlecht, Gleichheit, Vielfalt und Inklusion: Das IRC setzt sich dafür ein, ein vielfältiges, integratives, respektvolles und sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem alle Personen fair, mit Würde und Respekt behandelt werden . Das IRC verbietet ausdrücklich Diskriminierung, Belästigung, Vergeltung oder Mobbing gegenüber IRC-Personen in jeglichem Arbeitsumfeld und toleriert diese in keiner Weise. Unser Ziel ist es, die Vertretung von Frauen, Menschen aus Ländern und Gemeinschaften, denen wir dienen, und Menschen, die sich als Rassen und Ethnien identifizieren, die in globalen Machtstrukturen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen. 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