Stellvertretender Projektkoordinator für Notfallmaßnahmen in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Teufelskreis der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind immer bereit, auf Notsituationen zu reagieren und eine nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Der stellvertretende Notfallprojektkoordinator unter der Aufsicht des stellvertretenden Notfallprojektkoordinators und mit der technischen Unterstützung der WASH-, Shelter- und Partnership-Koordinatoren einen Überblick über die rechtzeitige Umsetzung des Emergency Response Mechanism (ERM) von ACTED auf Länderebene.

Der stellvertretende Projektkoordinator für Emergency Response wird die Aktivitäten des Emergency Response Teams (ERT) in den verschiedenen Bereichen, die Umsetzung und Berichterstattung des ERM von ACTED koordinieren, das aus der Bereitstellung wesentlicher Güter in den Bereichen WASH, Unterkünfte und Nahrungsmittelhilfe für Frontgebiete sowie der Bereitstellung von Schutzdiensten besteht ein Netzwerk von Partnern. Basierend auf den Projektanforderungen kann dies die Organisation von Bedarfsanalysen, die Koordinierung der Verteilung humanitärer Hilfe und die Koordinierung mit lokalen Behörden, lokalen Partnern und anderen Interessengruppen umfassen, um eine rechtzeitige und effektive Projektumsetzung sicherzustellen.

FUNKTIONEN:

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Projektumsetzung:

• Mit der Unterstützung des Emergency Der Response-Projektkoordinator leitet die ER-Teams direkt und überwacht den Gesamtabschluss der Teams Aufgaben zur Sicherstellung der Zielerreichung, mit Schwerpunkt auf der Stärkung der PMs.
• Verfolgt Erfolge im Vergleich zu festgelegten Projektzielen für Teams, einschließlich der Nachverfolgung von Ausgaben und der Unterstützung bei Budgetprognosen.
• Zeitnahe Behebung von Problemen und meldet Engpässe, einschließlich Probleme mit den Beziehungen zu lokalen Behörden, Betriebsproblemen, Managementproblemen, an den Projektkoordinator für Notfallmaßnahmen.
• Unterstützt den Notfall-PC bei der Entscheidungsfindung über Bereiche und Modalitäten der Implementierung und auf Partnerschaften mit Sub-Implementierungspartnern.
• Schlägt innovative Ideen vor, um Tools und Prozesse nach Bedarf zu verbessern, sowie Ideen für den Kapazitätsaufbau des Teams.
• Auf einer außergewöhnlichen Ebene Basis bietet engagierte Unterstützung für das Notfallteam, um die rechtzeitige Umsetzung von Aktivitäten und die Standardisierung von Tools sicherzustellen.

Programmqualität:

• Bereitstellung technischer Unterstützung für ER-Teams in allen Bereichen Schritte der Verteilungen, einschließlich Begünstigtenregistrierung, Verteilungen, Verwaltung der Begünstigtendatenbanken.
• Stellt mit der Unterstützung und Anleitung des Notfallprojektkoordinators sicher, dass die Arbeit der ER-Teams mit den allgemeinen strategischen Zielen des Projekts und Acted/ERT im Einklang steht .
• Stellt sicher, dass die von ER-Teams durchgeführten Verteilungen der ERM/Verteilungs-SOP entsprechen und die von der Emergency Response P bereitgestellten Tools verwendet werdenProjektkoordinator.
• Stellt sicher, dass die vom ER-Team durchgeführten Verteilungen nach humanitären Standards, Schadensfreiheitsprinzipien und einem begünstigtenzentrierten Ansatz erfolgen.
• Führt Datenanalysen zu Begünstigten, Verteilungen usw. durch andere, auf Anfrage, um über neue und aktuelle Aktivitäten und Projekte zu informieren.

Interne Koordination:< /p>

Unterstützung des Notfallreaktionsprojekts Koordinator zur Sicherstellung einer koordinierten abteilungsübergreifenden Reaktion von Acted. Arbeiten Sie wie folgt mit den verschiedenen Programm- und Supportteams zusammen:

3.1. Finanzen:

• Überprüfen Sie die BFU(s) und liefern Sie genaue Prognosen mit BOQs
• Prognostizieren Sie den monatlichen Bargeldbedarf des Projekts und übermitteln Sie ihn an die ACs

3.2. Logistik:

• Leitung von Beschaffungsprozessen und technischen Prüfungen für neue Artikel.
• Verfolgen von Lagerbeständen und Nachverfolgung, um eine ausreichende Verfügbarkeit der Lagerbestände sicherzustellen.< /li>
• Arbeiten Sie mit dem Logistikteam zusammen, um die betriebliche Durchführbarkeit neuer und aktueller Aktivitäten sicherzustellen.
• Beheben Sie alle Probleme im Zusammenhang mit der Beschaffung/beschafften Fahrzeugen/Artikeln.

3.3. Verwaltung/HR:

• Beteiligen Sie sich an der Rekrutierung von technischem Personal (Entwicklung von Organigrammen, ToRs, Ausarbeitung und Überprüfung der Tests; Interviews usw.)
• Stellen Sie sicher, dass die Projektmitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und erfüllen können. 
• Verfolgen Sie die Arbeitspläne und täglichen Aktivitäten der Projektmitarbeiter.
• Verwalten Sie die Projektmitarbeiter in Zusammenarbeit mit Bereichskoordinatoren 
• Sorgen Sie für ein positives Arbeitsumfeld und eine gute Teamdynamik.
• Führen Sie regelmäßige Mitarbeiterbeurteilungen durch und folgen Sie der Karriereplanung.
• Bewältigen Sie zwischenmenschliche Konflikte.
• Gewährleistung des Kapazitätsaufbaus beim Personal in relevanten Sektoren

3.4. Sicherheit:

• Leiten Sie die zeitnahe Kommunikation mit dem Sicherheitsteam über die Pläne des Teams und verfolgen Sie etwaige Probleme Auswirkungen auf Verteilungen aus Sicherheitsgründen.
• Unterstützt den Emergency Response-Projektkoordinator bei der Überwachung der Sicherheitslage und des Zugangs zu möglichen Implementierungsbereichen.
• Behebt alle Probleme mit Zugang und Sicherheit, um die Einhaltung von Aktivitäten sicherzustellen Sicherheitsanforderungen und beste Praktiken.

3.5. Transparenz:

• Stellen Sie sicher, dass Projektunterlagen und -dokumente (flache Dateien, Begünstigtenliste, Spendenbescheinigungen, Anwesenheitslisten usw.) gemäß den ACTED-Verfahren angemessen vorbereitet, zusammengestellt und archiviert werden
• Stellen Sie sicher, dass das Personal den Verhaltenskodex und die FLATS-Verfahren von ACTED kennt und respektiert.

3.6. Berichterstattung:

• Stellen Sie Vorgesetzten und anderen Teammitgliedern regelmäßig und zeitnah Updates über Fortschritte und Herausforderungen zur Verfügung.
• Entwerfen Sie (interne) narrative Berichte und tragen Sie dazu bei Beitrag zur Entwicklung von Finanzberichten durch regelmäßige Haushaltsverfolgung.
• Beitrag zur Erstellung von (externen) Projektfortschrittsberichten, um die Qualität und Genauigkeit der technischen Informationen sicherzustellen bereitgestellt
  

3.7. Partnerschaften:

• Unterstützung des Notfallprojektkoordinators bei der Entwicklung neuer Tools zur Leistungsverfolgung und Verbesserung der Kapazität lokaler Partner.
• Unterstützt Teams mit Kontaktaufnahme mit neuen Partnern in Zusammenarbeit mit der Partnerschaftsabteilung, um den Zugang zu neuen Bereichen zu verbessern.

Externe Koordination

• Nehmen Sie an Cluster-/Arbeitsgruppentreffen teil und koordinieren Sie sich mit anderen humanitäre Akteure über Koordinierungsplattformen oder bilateral in Umsetzungsbereichen, die die Aktivitäten des ERT repräsentieren.
• Nehmen Sie an bilateralen und multilateralen Treffen mit lokalen Behörden auf allen Ebenen teil, um ACs und Teams zu unterstützen, die die Aktivitäten repräsentieren des ERT.

Erfahrung und Fähigkeiten

• At mindestens 3 Jahre Erfahrung im humanitären und/oder entwicklungspolitischen Bereich (stark bevorzugt).
• Eine Universitätsausbildung in Sozialwissenschaften, Politikwissenschaften, öffentlicher Verwaltung, Forschung oder einem relevanten Bereich wird als Vorteil angesehen.
• Verfügbar für Reisen zu den Siedlungen in der Nähe von an vorderster Front, in sicherheitskritischen Umgebungen und für mögliche häufige Übernachtungen in ACTED-Stützpunkten (bis zu 60 % der Zeit).
• Vorherige Erfahrung oder Bereitschaft zur Arbeit in schwer erreichbaren, konflikt- betroffen Standorte.
• Bisherige Erfahrung im Verfassen von Berichten und Memos sowie beim Erstellen von Präsentationen.
• Gute Kenntnisse der Funktionsweise lokaler Regierungssysteme.
• Nachgewiesene Fähigkeit, autonom zu arbeiten, und aus der Ferne, mit ausgeprägten Berichterstattungsfähigkeiten
• Nachgewiesene Fähigkeit, mit Microsoft Excel, Word und Outlook zu arbeiten.
• Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Kenntnisse in gesprochenem und geschriebenem Englisch sind erforderlich (und wird per Vorstellungsgespräch beurteilt).
• Motiviert dazu Arbeiten Sie als Teil einer Teamarbeit in einem multikulturellen Umfeld, was Flexibilität und die Fähigkeit erfordert, unter engen Terminvorgaben zu arbeiten.
• Bereitschaft, zu anderen ACTED-Büros zu reisen.

28 Kalender 2020-02-04;

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige während ihrer Beschäftigung aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

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“ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Kodex unterzeichnen wird Verhaltensregeln und damit verbundene Richtlinien als Teil ihres Arbeitsvertrags können zur Entlassung führen.“